Blog: Martin van Berkel
Communicatie en sportverenigingen. Vaak ligt de focus bij dit onderwerp op hoe je leden, vrijwilligers en sponsoren optimaal bij de club betrekt. Of hoe je met communicatie juist nieuwe doelgroepen naar de club trekt. Aantrekkelijke en populaire content is onmisbaar voor een ambitieuze sportvereniging. De meer ‘interne en verborgen’ communicatie dreigt soms onder te sneeuwen in de communicatieaanpak. Terwijl je juist hiermee kunt zorgen voor onder meer goede samenwerking tussen bestuur, commissies en vrijwilligers en een goede band met ouders. Dit artikel helpt je op weg met vele praktische tips en ideeën om de interne communicatie mee te versterken.
Interne doelgroepen
Verenigingen kunnen hun doelgroepen opsplitsen in interne en externe doelgroepen. Interne doelgroepen zijn personen of organisaties die nauw en direct zijn betrokken bij de vereniging, bijvoorbeeld door een lidmaatschap of wekelijks bezoek aan de club. Voorbeelden van deze doelgroepen zijn leden, bestuur, commissies, andere vrijwilligers, ouders, donateurs en de sportparkbeheerder. Deze doelgroepen hebben doorgaans een grotere communicatiebehoefte en/of -interesse dan externe doelgroepen.
Externe doelgroepen bevinden zich op een grotere afstand van de verenigingen en zitten op andere, minder gedetailleerde informatie te wachten dan de interne doelgroepen. In de praktijk lopen interne en externe communicatie bij sportverenigingen vaak door elkaar heen. Daar is in principe niets mis mee; een flink deel van de berichten is zowel voor interne als externe doelgroepen de moeite waard. Bovendien zijn diverse communicatiemiddelen van een club voor beide doelgroepen goed te volgen én interessant, zoals de website of social media-kanalen.
Om het onderscheid tussen interne en externe communicatie aan te scherpen, helpen de volgende omschrijvingen. Interne communicatie is communicatie specifiek en alleen gericht op (een deel van de) interne doelgroepen. Externe communicatie is gericht op iedereen: externe én interne doelgroepen.
Interne communicatie
Een deel van de berichten voor interne doelgroepen is niet relevant of geschikt voor een breed publiek. Dat kan bijvoorbeeld berichten betreffen die alleen voor een specifiek gezelschap relevant zijn, zoals voor leiders, trainers, aanvoerders, commissieleden, ouders van de E3 en de oudpapierploeg. In deze gevallen is communicatie een interne aangelegenheid en zijn interne communicatiemiddelen de geschikte kanalen. Deze kunnen variëren van persoonlijke communicatie in de vorm van bijeenkomsten tot e-mailcontacten. Ook digitale groepen kunnen een uitkomst zijn voor interne communicatie.
Bij mijn inmiddels voormalig werkgever Rotterdam Sportsupport (sinds maart ben ik als Manager Communicatie en Media werkzaam voor de Nevobo) verdiepten we ons met een aantal collega’s in manieren om effectief met interne doelgroepen te communiceren. De veelal praktische ideeën, geclusterd in vier categorieën, volgen hieronder.
1. Communicatie tussen bestuur en leden
Op welke manieren kun je als bestuur effectief de leden betrekken bij de belangrijke bestuurszaken? En hoe kunnen leden het bestuur goed bereiken?
Bestuursupdate
Wat zijn de belangrijkste zaken die op de agenda van het bestuur staan en die relevant zijn voor leden? Met een nieuwsbriefachtige update kan het bestuur deze zaken verspreiden naar de leden. Zo’n bestuursupdate is kort (1 A4 is meer dan genoeg) en zakelijk van aard. Het middel kan prima gebruikt worden naast een algemene nieuwsbrief van de vereniging, waarin met name nieuws en praktische informatie staan. De bestuursupdate kan naast de bestuurszaken óók de belangrijkste updates uit commissies bevatten. Een goede frequentie van de bestuursupdate ligt tussen de één en twee keer per twee maanden. Verzending kan het beste per e-mail, maar een aantal papieren exemplaren in het clubhuis is voor diverse leden een welkome aanvulling.
ALV
Hoewel het voor vrijwel iedere club een grote uitdaging is om de leden ernaartoe te trekken, is de traditionele algemene ledenvergadering (ALV) nog altijd een belangrijk middel om de belangrijkste bestuurszaken met de leden te delen.
Updates over ‘losse ALV-onderwerpen’
Juist omdat de bezoekersaantallen bij een ALV vaak te wensen overlaten, is het slim om de belangrijkste onderwerpen van de ALV ook nog los te communiceren, bijvoorbeeld op de website, social media of in de nieuwsbrief.
Evenementen mét inhoud
Evenementen trekken over het algemeen goed publiek. Sommige evenementen zijn geschikt om ook inhoudelijke boodschappen te verspreiden. Een voorbeeld is een nieuwjaarsreceptie waar de voorzitter het woord neemt.
Kennis ophalen
Leg in de communicatie niet alleen de focus op het zenden. Onder leden bevindt zich vaak veel kennis én bereidheid om deze kennis en eventuele hand- en spandiensten met de club te delen. Een brainstormsessie over een specifiek onderwerp, waarvoor de deelnemers het liefst (ook) persoonlijk uitgenodigd worden, is een manier om deze kennis op te halen.
Persoonlijke communicatie
Zeker wanneer informatie een gevoelig karakter heeft, is persoonlijke communicatie aan te bevelen. Dat betreft bijvoorbeeld communicatie over schorsingen of (openstaande) betalingen. Dit kan per e-mail, brief en/of een persoonlijk gesprek.
Zichtbare contactpersonen
Wie is het aanspreekpunt voor sponsoring? Wie voor jeugdzaken? En wie voor communicatie? Wie is de vertrouwenspersoon? De club heeft diverse contactpersonen voor uiteenlopende onderwerpen. Bedenk voor welke contactpersonen het waardevol is dat ze goed vindbaar zijn voor leden, vrijwilligers, ouders en andere doelgroepen. Plaats de contactpersonen met een foto, contactgegevens en hun verantwoordelijkheid binnen de club op bijvoorbeeld de website en een bord in het clubhuis.
WhatsApp-boom
Vele teams hebben eigen WhatsApp-groepen. Wanneer het bestuur de gegevens van een contactpersoon per WhatsApp-groep heeft, bijvoorbeeld van een trainer of leider, kan het bestuur via deze contactpersonen snel (vrijwel) alle leden bereiken. Deze nieuwe variant van de ouderwetse telefoonboom is alleen geschikt voor de echt belangrijke of urgente updates en vraagt uiteraard een goed beheer van de contacten van de contactpersonen van de teams.
Centrale WhatsApp-telefoon
WhatsApp kan nog effectiever worden ingezet dan via de ‘WhatsApp-boom’. Een interessante oplossing is om een centrale smartphone voor de vereniging aan te schaffen en hierop WhatsApp te installeren. Vervolgens zet je hier de contactgegevens van alle leden op. Hierna kun je bij belangrijke updates heel snel en gemakkelijk de (vrijwel) volledige ledenlijst bereiken. Dit betreft overigens geen groepsapp; via WhatsApp kun je ook een bericht ‘persoonlijk’ aan alle contacten sturen. Het inladen en actueel houden van de gegevens kan een tijdrovende klus zijn. Met automatische oplossingen, zoals synchronisatie via Google Contacten, is deze klus stukken gemakkelijker.
Vloggen
Wil je een keer opvallen met een bestuursupdate? Doe het eens vloggend. Hartstikke modern en aansprekend, zeker voor jongeren.
2. Communicatie tussen bestuur en vrijwilligers
Goede communicatie tussen het bestuur en vrijwilligers (inclusief commissies) is om meerdere redenen van belang. Beide partijen hebben de informatie van de ander nodig om goed te kunnen functioneren. Ook kan communicatie vanuit het bestuur bijdragen aan het creëren van een sterke teamspirit en een gevoel van waardering onder vrijwilligers.
Praktische afstemming
Het doorsturen van ontvangen berichten, het delegeren van acties en het op de hoogte houden van belangrijke administratieve zaken, zoals ontwikkelingen met betrekking tot de ledenadministratie – denk aan inschrijvingen, uitschrijvingen en te late betalingen. Dit zijn voorbeelden van dagelijkse praktijken binnen sportclubs en waar communicatie bijdraagt aan het goed functioneren van de organisatie. Gerichte afstemming per mail of persoonlijk contact is voor deze zaken veelal de beste oplossing.
Overleg bestuur en commissievoorzitters
Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen binnen de commissies? En wat in het bestuur? Een overleg met zowel het bestuur als de commissievoorzitters zorgt ervoor dat de belangrijke personen binnen de vereniging op de hoogte zijn van de hoofdlijnen van de ontwikkelingen en plannen. Ook de voortgang met betrekking tot de doelen voor de lange en korte termijn zijn zinvolle agendapunten voor dit overleg. Een prettige frequentie van zo’n overleg is tussen de één keer per maand tot enkele keren per jaar.
Maandelijkse commissie-update
Ook een commissie-update per mail is een handige manier om het bestuur en andere commissies te informeren over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de commissie. Dit kan zowel als input voor het bovengenoemde overleg als los van deze overleggen.
Mail met bestuursbesluiten
Vice versa zijn de updates ook van belang. De besluiten die in het bestuur worden genomen, zijn vaak relevant voor de commissies. Een mail met de notulen of de besluiten van de bestuursvergadering is een handige manier om de commissies aangesloten te houden.
Wat biedt de commissie?
Zorg dat binnen de club duidelijk is wat een commissie heeft te bieden. Laat zien dat je bij de communicatiecommissie kunt aankloppen voor bijvoorbeeld het laten maken van een video of posters. Als dit duidelijk is, weten commissies en vrijwilligers elkaar beter te vinden. Ook een jaarplan of speerpunten per commissie kunnen hieraan bijdragen.
Platform groepsdiscussies
Is het voor de club belangrijk om ook buiten de offline vergaderingen online te kunnen discussiëren? Dan is een (besloten) groep op Facebook of LinkedIn, met daarin diverse vrijwilligers, handig.
Platform voor documenten
Waar sla je alle documenten op die voor meerdere vrijwilligers relevant zijn? Om ze in te zien of juist om ze te kunnen bewerken? Met de hedendaagse cloudoplossingen zijn er voldoende antwoorden op deze vraag. Google is een interessante aanbieder die met Google for non-profits aantrekkelijke – voor onder meer verenigingen gratis – oplossingen biedt. Meer informatie: www.google.nl/nonprofits/.
Waardering
Ook belangrijk: vergeet als club niet je waardering uit te spreken voor vrijwilligers. Ten eerste om hen te bedanken. Ten tweede om hen publiekelijk in het zonnetje te zetten en daarmee – als indirecte promotie voor het vrijwilligerswerk – te laten zien hoe belangrijk vrijwilligers voor de vereniging zijn. Gebruik hiervoor dan ook de openbare kanalen, zoals de website en Facebook.
Bak koffie
Drink vooral af en toe óók eens een bak koffie om bij te praten met vrijwilligers. Dit levert vaak de beste relatie en inzichten op.
3. Communicatie tussen teams en ouders
Op welke manieren kun je ouders goed betrekken bij het team en de club? Naast het belangrijke persoonlijke contact zijn hier diverse manieren voor.
WhatsApp-groep
In zo’n WhatsApp-groep verzamelt de trainer of leider de ouders of de spelers van een team. De groep is met name geschikt om praktische zaken in aan te kondigen of af te stemmen. Ook e-mail of een (besloten) Facebook-groep kunnen hier een oplossing voor zijn.
Teampagina op website
Een aparte teampagina op de verenigingswebsite is een fijne plaats om veel teaminformatie samen te brengen. Denk aan het programma, de stand, de uitslagen en mogelijk zelfs foto’s en wedstrijdverslagen. Moderne beheersystemen voor websites bieden voldoende mogelijkheden om het beheer hiervoor handig en over meerdere vrijwilligers te verdelen.
Clubapp
Heeft de vereniging een eigen clubapp? Dan is een teampagina in deze app een mooie aanvulling. Dit kan op een vergelijkbare manier zoals bij de hierboven beschreven teampagina op de website. Een clubapp zou in theorie ook de mogelijkheid moeten bieden om met pushberichten gericht de teamleden en/of ouders berichten te sturen. Helaas bieden veel clubapps deze mogelijkheid nog niet.
Overkoepelende app
Wanneer de club nog geen eigen app heeft of deze app niet voldoende functionaliteiten biedt, kunnen enkele overkoepelende apps een aanvulling zijn. Zo biedt de app van Voetbal.nl vele praktische informatie op teamniveau. De gratis app Teamers heeft, voor alle sporttakken, ook veel te bieden: van wedstrijdinformatie tot rijbeurten, wasbeurten en groepsgesprekken.
Ouderbijeenkomsten
Breng bij jeugdteams de ouders enkele keren per seizoen bij elkaar. Zo kunnen onder meer regels en praktische zaken worden besproken en kunnen de staf en ouders elkaar beter leren kennen. Zo’n bijeenkomst is minimaal bij de start van het seizoen op zijn plaats. Ook halverwege en als afsluiting is het interessant in deze samenstelling bij elkaar te komen.
Gerichte kijklessen
Er zijn diverse sporttakken waarbij het niet gebruikelijk is dat ouders als toeschouwer aanwezig zijn bij trainingen. Organiseer hiervoor enkele keren per jaar een kijkles. Dit wordt nog aantrekkelijker als dit gecombineerd wordt met een door de club aangeboden consumptie en persoonlijk contact met mensen van het team, een commissie of het bestuur.
Ouder-kind-evenementen
Organiseer minimaal eens per jaar een evenement waarbij de ouders niet kúnnen ontbreken. Een ouder-kind-toernooi is hier een voorbeeld van. Hiermee kun je op een leuke manier de ouders bij de club betrekken en het contact verder verbeteren.
4. Communicatie tussen leden onderling
Als club kun je er óók voor zorgen dat leden elkaar onderling goed weten te vinden. Dat kan onder meer op de volgende manieren.
Evenementen en activiteiten
Een sportief evenement of een feestelijke activiteit: met uitdagende of juist gezellige aangelegenheden ben je als club in staat leden – en nog vele anderen – bij elkaar te brengen.
Sportdates
In diverse sporttakken, zoals hardlopen, wielrennen en tennis, zijn sporters regelmatig op zoek naar een tegenstander of sportmaatje. Als club kun je meerwaarde bieden als je deze sporters met elkaar kunt laten afspreken. Dit kan bijvoorbeeld door een (besloten) Facebook-groep op te zetten waarbij leden zich kunnen aansluiten.
Content met leden
Geef leden een plaats in de content van de club. Laat hen bijvoorbeeld met interviews of foto’s regelmatig voorbijkomen in de communicatiekanalen van de club. Bied leden ook de ruimte om zelf content te maken, zoals blogs, vlogs of bijvoorbeeld als eendaagse Instagram-reporter vanuit het clubaccount. Hiermee geef je leden een gezicht en maak je de communicatie en de club persoonlijker. Met vaak extra bereik en interactie als prettig gevolg.
Keuze aan de club
In dit artikel komen bijna dertig ideeën aan bod om de interne communicatie van de club mee vooruit te helpen. Dit zijn er veel. Ook zijn ongetwijfeld niet alle ideeën even geschikt voor iedere vereniging. Maak vooral de keuze welke manieren goed bij de club, haar doelgroepen en haar mogelijkheden passen. Uiteindelijk is ook interne communicatie slechts een middel dat aan een doel – een goed functionerende vereniging – een bijdrage moet leveren.