Het protocol ‘Verantwoord sporten’ en de lokale noodverordening wijzen sportverenigingen op het reserveren door bezoekers wanneer het aantal boven de 250 (buitensport) en 100 (binnensport) uitkomt. Dit is voor veel verenigingen nieuw en daarom zetten wij wat veelgestelde vragen op een rij:
Welke definitie hanteren de protocollen voor de term ‘bezoekers’?
Bezoekers zijn alle mensen die aanwezig zijn op het complex zonder formele rol. Trainers, begeleiders, spelers en vrijwilligers hebben bijvoorbeeld een formele rol. Ouders die hun kind komen aanmoedigen of toeschouwers van de tegenpartij hebben geen formele rol. Let op: er is geen leeftijdsgrens voor bezoekers, dus ook kinderen worden meegerekend.
Wanneer moeten bezoekers reserveren?
Met 250 bezoekers bij buitensport en 100 bezoekers bij binnensport dien je als club het volgende in acht te nemen:
- Bezoekers moeten reserveren; dit kan vooraf of bij aankomst op de locatie
- De club placeert de bezoekers (klik hier voor meer informatie)
- De club neemt de gezondheidscheck af (klik hier voor meer informatie)
Wil je weten welke richtlijnen gelden als je onder deze bezoekersaantallen blijft? Lees dan dit artikel.
Voor alle eet- en drinkgelegenheden zoals sportkantines, clubhuizen en hun terrassen, geldt altijd (en staat dus los van de bezoekersaantallen in/op de sportvoorziening):
- Bezoekers moeten reserveren en worden gevraagd zich te registreren; dit kan vooraf of bij aankomst op de locatie
- De club placeert de bezoekers (klik hier voor meer informatie)
- De club neemt de gezondheidscheck af (klik hier voor meer informatie)
Let op: In sporthallen van Sportbedrijf Rotterdam geldt vanwege de anderhalvemeterregel een maximumcapaciteit voor de tribunes. Via mail ontvangen huurders van de sporthal een overzicht van de maximale capaciteit per sporthal. Deze maximale capaciteit kan gevolgen hebben voor het aantal bezoekers dat jouw club kan toelaten.
Is een bezoeker verplicht zich te registreren?
Nee, het door bezoekers invullen van de registratie gaat op basis van vrijwilligheid. Er kan een bezoeker geen plek ontzegd worden wanneer hij/niet bereid is zich te registreren.
Hoe kunnen we bezoekers wijzen op de geldende regels?
Hockeyclub Rotterdam heeft hiervoor een uitgebreide pagina met Vraag & Antwoord op de website ingericht. Op deze manier kan iedereen eenvoudig bij de meest actuele informatie komen. Heeft jouw club ook een mooi voorbeeld? We delen ‘m graag! Mail naar coronavirus@rotterdamsportsupport.nl.
Welke contactgegevens zijn er nodig met betrekking tot het bron- en contactonderzoek?
Het gaat daarbij om:
- volledige naam
- datum, aankomsttijd en placering van het bezoek
- e-mailadres
- telefoonnummer
- toestemming: vraag bezoekers toe te stemmen met de verwerking en overdracht van die gegevens ten behoeve van de uitvoering van een eventueel bron- en contactonderzoek door de GGD.
De Autoriteit Persoonsgegevens wijst erop dat de uitkomsten van de gezondheidscheck niet geregistreerd mogen worden. Dus je moet het wel vragen, maar mag het niet registreren. Dit heeft te maken met de strenge regelgeving rondom het vastleggen van medische gegevens. Je zou naar het voorbeeld van KNH wel een toestemmingsveld kunnen invoegen met de volgende tekst: ‘Ja, vragen van de Corona-gezondheidscheck zijn gesteld.’
Waar moet ik qua AVG-wetgeving rekening mee houden?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een wet op het gebied van privacy. Neem daarvoor het volgende in acht:
- Vraag uitsluitend gegevens op die je nodig hebt om aan de regels te kunnen voldoen
- Geef goed aan en leg vast welke gegevens je vraagt en waarvoor je ze gebruikt
- Communiceer wie er bij de gegevens kan en hoe lang je ze bewaart.
Bij hockeyvereniging Victoria heeft bijvoorbeeld alleen de voorzitter toegang tot het account. Hij verwijdert handmatig om de 14 dagen de ingezonden gegevens. “We hadden verwacht dat het lastig zou worden vanwege de privacy van de leden. Maar als je het goed uitlegt dat de veiligheid en gezondheid van de leden voorop staat, werkt iedereen daar aan mee,” zegt voorzitter Patrick Lu. “Bij alle drie de ingangen van het complex hangt de QR-code waar leden en bezoekers zich kunnen registeren. De gegevens worden alleen door de GGD ingezien in het geval er een besmetting is.”
Welk systeem kan ik gebruiken om reserveringen en/of registraties online te verwerken?
NOC*NSF, Koninklijke Horeca Nederland en de Autoriteit Persoonsgegevens geven hier geen advies over.
Verschillende verenigingen maken gebruik van Google Forms welke zij koppelen aan een QR-code. Deze digitale tool is gebruiksvriendelijk en gratis. Lees hier het online stappenplan van de KNVB voor een online contactregistratie met QR-code.
Daarnaast zijn er verschillende (commerciële) partijen die aanmeldformulieren en de registratie van gegevens kunnen realiseren met speciale applicaties. Deze applicaties, die ook veel worden gebruikt door horecagelegenheden, hebben vaak meerdere functionaliteiten. Zo werkt HC Rotterdam met LISA Hockey BV, een partij die ledeninformatiesystemen levert voor sportverenigingen en bonden.
“Met het systeem dat wij gebruiken is het al mogelijk om twee dagen voorafgaand te registeren voor een tijdvak op een bepaalde dag,” zegt verenigingsmanager Karianne Lagendaal. “Voor trainingen, wedstrijden of wedstrijdbezoek is het verplicht om in te checken. Doordat het systeem werkt met tijdvakken kan de GGD bij besmettingen precies terugzien wanneer iemand op het complex is geweest. Het is ook mogelijk om bij entree de code te scannen. De komende weken zal de wedstrijdtafel bij de entree van het complex staan, zodat teams zich daar kunnen aanmelden. Zij hoeven dus niet de kantine in. Ook wordt er uitleg gegeven over het registratiesysteem. “
Ook Bezoeker App, Horeca-Intake, PiM, Check-in Buddie en CM.com bieden hiervoor bijvoorbeeld betaalde tools. Gebruik jij een andere tool waarover je tevreden bent? Laat het ons weten via coronavirus@rotterdamsportsupport.nl, dan vullen wij dit lijstje verder aan.
Hoelang mag je deze gegevens als club bewaren?
De gegevens mogen uitsluitend verwerkt en bewaard worden voor de uitvoering van een eventueel bron- en contactonderzoek door de GGD, uitsluitend door de regionale GGD worden opgevraagd en maximaal 14 dagen bewaard (bron: NOC*NSF) en moeten daarna vernietigd worden door de club.
Vragen?
Kom je er niet uit of heb je vragen met betrekking tot het coronavirus en Rotterdamse sportverenigingen? Neem dan contact op met René Biemans of Liesbeth van der Meer via coronavirus@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 06 23 82 58 15. Klik hier voor een overzicht van alle artikelen over coronamaatregelen & sportverenigingen.