(Artikel laatst gewijzigd op 3 november om 09:32 uur)
Nu vergaderen in onze regio niet is toegestaan in het clubhuis en ook het uitsteltermijn van vier maanden nabij is, wordt een volledig digitale ALV (Algemene Ledenvergadering) ook voor jouw vereniging hoogstwaarschijnlijk onvermijdelijk. Met maximaal twee mensen bijeen met een afstand van 1,5 meter zou je voor de camera een digitale bestuurstafel kunnen creëren. Iets voor jouw vereniging? Lees hier de mogelijkheden.
* Het is in onze regio voor verenigingen niet toegestaan om te vergaderen in het clubhuis, zo schrijft de noodverordening voor van de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
Verlenging tijdelijke wet Covid-19
De tijdelijke wet Covid-19 maakt het mogelijk om bepaalde besluiten doorgang te laten krijgen, denkend aan het (her)benoemen van een bestuurslid of een voorgenomen fusie. Deze wet maakt het voor verenigingen ook mogelijk om een volledige digitale ALV te houden, ook als dit niet in de statuten is opgenomen. De wet is op 24 april 2020 in werking getreden en is door opnieuw te zijn verlengd nu van kracht tot 1 december 2020. Met deze laatste verlenging is bovendien bepaald dat de regels slechts kunnen vervallen indien tenminste twee maanden voor de bestaande vervaldatum een openbare aankondiging daarvan is gedaan. Dat impliceert dat ervan kan worden uitgegaan dat een tijdelijke voorziening tenminste de komende twee maanden nog toepasselijk zal zijn, tenzij inmiddels een eerdere vervaldatum daarvan is aangekondigd. Dit zou betekenen dat de digitale ALV tot 1 februari 2021 kan worden gehouden.
Statutair
Besturen van verenigingen, stichtingen en coöperaties kunnen de termijn voor het opstellen van een jaarverslag en een financieel overzicht over 2019 verlengen van 6 maanden naar uiterlijk 10 maanden na afloop van het boekjaar. De statuten van een vereniging kunnen nu al bepalen dat leden tijdens de ALV elektronisch kunnen stemmen. Het was eerder echter nog niet mogelijk de gehele ALV volledig digitaal (dus bijvoorbeeld via videoverbinding) te laten plaatsvinden. De COVID-wet maakt dat nu mogelijk.
Tip: neem als extra agendapunt/stemronde tijdens de ALV op dat een aanpassing/ toevoeging in de statuten gemaakt kan worden om naast fysiek ook digitaal stemmen en online vergaderen mogelijk te maken in de toekomst. Check daarnaast altijd de eigen statuten van jouw vereniging. Neem bij vragen of onduidelijkheid contact op met Rotterdam Sportsupport.
Aankondiging
Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproeping (en uitnodiging) voor de ALV vermeld worden. Vermeld hierbij duidelijk van welke tool gebruik zal worden gemaakt. Eventueel kan een lid, als hij zelf niet kan deelnemen aan de vergadering, een ander lid machtigen voor het uitbrengen van zijn stem tijdens de digitale ALV, tenzij de statuten bepalen dat dit niet mogelijk is.
Afspraken
De voorzitter van de vergadering is tijdens de ALV verantwoordelijk voor het goed en efficiënt laten verlopen van de ALV. Test hiervoor daarom van tevoren goed of alle middelen werken. De voorzitter mag hiervoor op grond van de COVID-wet regels bepalen. Deze regels moeten aan het begin van de ALV verteld worden, zodat iedereen zich eraan kan houden. Dit zijn bijvoorbeeld regels over wie vragen mag indienen, het al dan niet thematisch beantwoorden van de vragen of het sluiten van een discussie. Als de verbinding tijdens de ALV hapert of iemand door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Daarnaast kan het goed helpen bij de start van de ALV de rolverdeling en de daarbij behorende taken te benoemen om de digitale ALV in goede banen te laten verlopen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de voorzitter de ‘moderator’ is en de secretaris de vragen in de chat bijhoudt.
Stemmen
Op grond van de COVID-wet kan het bestuur van de vereniging dus bepalen dat de ALV volledig digitaal gaat plaatsvinden en dat door de leden ook digitaal moet worden gestemd. Het maakt dus niet uit wat de statuten hierover bepalen. Hierbij moet wel aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- De ALV is digitaal voor leden te volgen (bijvoorbeeld met een livestream via audio of video).
- De leden hebben tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV de mogelijkheid gekregen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan.
- De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor de leden, bijvoorbeeld via de website of een e-mail. Dit zodat de leden de antwoorden op de vragen kunnen betrekken bij het uitoefenen van het stemrecht.
- Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
- De stemgerechtigde moet identificeerbaar zijn.
- Zorg dat de stemming wordt vastgelegd, zodat deze achteraf altijd nog geraadpleegd kan worden.
Ook is het mogelijk dat de ALV niet als fysieke bijeenkomst wordt voorbereid. In dit geval worden alle stukken en gevraagde besluiten vooraf per email opgestuurd naar alle leden en wordt gevraagd om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. Voor het indienen van vragen moeten de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV in de gelegenheid worden gesteld. Let op: de ALV moet alsnog met een liveverbinding worden uitgezonden om de vragen van de leden te beantwoorden. Daarnaast moeten de antwoorden op de website van de vereniging worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden.
Elektronische communicatiemiddelen
Inmiddels zijn meerdere applicaties hiervoor ontwikkeld. Hieronder een aantal punten waar je aan kunt denken met een aantal mogelijke aanbieders. Daarnaast heeft NOC*NSF een selectie gemaakt van aanbieders voor sportbonden en/of verenigingen.
1. Platform
Kies een platform om digitaal te vergaderen (en neem er indien nodig een abonnement op). Enkele voorbeelden:
2. Stemtool
Kies een stemtool als er gestemd moet worden en schat in hoe complex of eenvoudig de gewenste besluitvorming is. Enkele voorbeelden van stemtools zijn:
- Online ALV *: geschatte kosten € 150 per jaar, plus € 0,95 per stem.
- Votecompany: geschatte kosten €150 per vergadering. Als live-begeleiding nodig is, komen er kosten bij. Lees ook ervaring van Orca.
- Het is ook mogelijk om de ‘raise hands’ functie in Zoom en Microsoft Teams te gebruiken.
* In de afgelopen maanden hebben we meerdere verenigingen gevolgd die Online ALV gebruikten voor hun digitale ALV waarbij gebruiksvriendelijkheid, overzichtelijk, chatfuncties en stemmogelijkheden als positieve punten naar voren kwamen.
3. Microfoon
Overweeg een speciale microfoon, als je met meer bestuursleden in een ruimte zit, om echo’s te voorkomen. Er zijn bepaalde bluetooth speakers die tevens kunnen dienen als microfoon. Deze microfoon is omni directioneel dus makkelijk om met meerdere mensen te vergaderen op één plek. Zie hier een voorbeeld.
Waar rekening mee gehouden moet worden om te bepalen welke elektronische communicatiemiddelen geschikt zijn voor het doel van de bijeenkomst is, gaat het om:
- Beraadslaging: proces, presentatie en rapportage.
- Interactie: discussie en moderatie
- Stemproces: identificatie, machtigingen, differentiatie en techniek.
Niet alle (bovengenoemde) elektronische communicatiemiddelen ondersteunen de digitale stemgerechtigde procedure. Lees je goed in of laat je hier goed over informeren.
Vervolg
De COVID-wet is tijdelijk en beoogt alleen de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn te bestrijken. Na de tijdelijke wet keert de oude situatie weer terug. Een volledig digitale algemene vergadering zal dan niet meer mogelijk zijn en een gedeeltelijke digitale algemene vergadering met digitaal stemrecht alleen wanneer de statuten dit mogelijk maken. Will je deze mogelijkheid voor de toekomst blijven behouden? Dan adviseren wij om de statuten hierop aan te passen als deze daar op dit moment niet in voorzien.
Ervaring
Inmiddels is bij ons bekend dat er sinds eind maart 2020 ongeveer twintig verenigingen aan de slag zijn gegaan met een digitale ALV. Hieronder een aantal punten en quotes van verenigingen:
- Veelal hogere opkomst van leden bij de ALV. Bij een aantal ruim het dubbele;
- Stemverloop heel snel en soepel, vaak binnen één minuut inzichtelijk wie wat gestemd heeft;
- Met een bestuurslid als procesbegeleider en een bestuurslid als inhoudelijke presentator werkt het goed om in beeld te zijn.
“Dankzij de input en hulp van Rotterdam Sportsupport hebben we op tijd de juiste software kunnen bemachtigen. Hierdoor konden we onszelf bekend maken met de mogelijkheden van Online ALV. Het was even wennen en daarom hebben we als bestuur eerst een oefensessie gehouden. Persoonlijk vind ik de chat ideaal en duidelijk. Je kunt alle vragen goed bewaren en beantwoorden. Het stemmen, het belangrijkste onderdeel, ging ook perfect. Alle resultaten zijn direct opgeslagen.“
– Suad Basic – (Egelantier Boys)
Meer info
Voor meer informatie zoals tips bij het voorbereiden van, tijdens of na een digitale ALV check andere gerelateerde artikelen op onze website:
- Whitepaper digitale ALV
- Uitgebreid juridisch artikel van Arthur van der Hoeff van Vereniging en Recht
- NOC*NSF voor de laatste ontwikkelingen en voor andere aanbieders.
Vragen?
Voor specifieke vragen met betrekking tot het coronavirus, kun je rechtstreeks contact opnemen met René Biemans en Liesbeth van der Meer via coronavirus@rotterdamsportsupport.nl of door te bellen naar 06 23 82 58 15. Ook als je vragen hebt over coronamaatregelen in relatie tot projecten van Rotterdam Sportsupport kun je bij hen terecht. Klik hier voor een overzicht van alle artikelen over coronamaatregelen & sportverenigingen.
Dit artikel is tot stand gekomen op basis van informatie van de Rijksoverheid, NOC*NSF, KvK, Vereniging en Recht, en Rotterdam Sportsupport.