Evenementen zijn leuk, nuttig én ze maken de club levendig. Ze zijn tevens een krachtig communicatiemiddel om bekendheid voor (een project of het aanbod van) de club te creëren of om een boodschap over te brengen. Toch vergeten verenigingen de kracht van evenementen nogal eens te benutten.

Sportverenigingen zijn goed in organiseren. Iedere week zorgen zij ervoor dat leden, vrijwilligers, ouders en supporters wedstrijden en trainingen kunnen beleven bij de vereniging. Ook naast wedstrijden en trainingen valt er veel aan evenementen bij een sportvereniging te organiseren. Van een open dag tot een teambijeenkomst en van een sponsoravond tot een mediamoment.

Ledenwerving
Sportverenigingen zetten evenementen al regelmatig in voor ledenwerving. Een open dag, clinic, demo of een schoolsporttoernooi zijn voorbeelden om bekendheid mee te genereren en nieuwe leden naar de vereniging te trekken. Vaak kan de club dit type evenementen goed gebruiken om zichzelf en het evenement uitgebreid te promoten. Dat is ook het mooie van een evenement: het is niet alleen een uitstekende manier om mensen in real life te betrekken bij een belangrijk thema, het is óók een nuttige aanleiding om met communicatie-inzet aandacht te creëren voor dit onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan uitgebreide belevingscommunicatie vooraf, tijdens en na het evenement op social media, een aankondiging en terugblik op de website, een persbericht en posters en/of flyers om deelnemers te trekken naar het evenement. Met evenementen voor ledenwerving en de communicatie daaromheen kan de club inzetten op onder meer het vergroten van de naamsbekendheid, het aantrekken van deelnemers en het stimuleren van deelnemers om lid te worden van de vereniging.

Mijlpalen
Ook minder gebruikelijke evenementen kunnen bijdragen aan de communicatiedoelstellingen van de club. Een vaak eenvoudige manier is het vieren van successen. Dit kan zowel met een klein als een groot evenement. De club kan evenementen bijvoorbeeld klein inzetten om het sportaanbod in de schijnwerpers te zetten. Mijlpalen zoals het honderdste jeugdlid, het vijftigste dameslid, het 25e lid van de G-afdeling en het vijfjarige jubileum van het autistenteam: het zijn allemaal voorbeelden van momenten waar de club de sier mee kan maken. Dat kan al op een eenvoudige manier. Nodig bijvoorbeeld de betrokken teamleden en hun ouders uit, zorg voor een leuke toespraak van de voorzitter, wethouder en/of sponsor en overhandig het feestvarken en enkele sleutelfiguren een aardigheidje. Vanzelfsprekend laat je dit gepaard gaan met uitgebreide aandacht in de communicatiekanalen van de club en met een persbericht.

Projecten
Voor bijzondere mijlpalen kan de club ook veel groter uitpakken. Dat kan bijvoorbeeld met een evenement waarbij de club een uitgebreider programma maakt met meerdere sprekers en een demo of clinic, meer relaties uitnodigt en een netwerkgedeelte met catering organiseert. Zo’n groter evenement kan bijvoorbeeld om een nieuw project af te trappen of om een succes of jubileum van een belangrijk en bijzonder project te vieren. Zeker maatschappelijke projecten hebben doorgaans een hoge communicatiewaarde en een grote, uitgebreide doelgroep aan (potentiële) relaties.

Sponsoren
Ook voor sponsoring kunnen evenementen bijdragen aan de communicatiedoelstellingen. Er zijn verschillende evenementen voor sponsoren denkbaar, zoals sponsorbijeenkomsten rondom wedstrijden van het eerste team, een jaarlijkse sponsoravond met een vermakelijk programma, bedrijfsbezoeken met (een deel van) de sponsorgroep en een sportieve of vermakelijke activiteit met de sponsoren.

De club kan sponsoractiviteiten organiseren om haar waardering uit te spreken naar de bestaande sponsoren en de relatie met hen én tussen hen onderling te verstevigen. Ook kan de club de evenementen gebruiken om het sponsornetwerk te vergroten. Dat kan door sponsoren te verzoeken om allemaal een zakelijke relatie, die nog geen lid is van de sponsorgroep van de vereniging, mee te nemen naar het evenement. Bij activiteiten die de club organiseert, mogen de berichten hierover in de communicatiekanalen van de club niet ontbreken. Zorg dat de vereniging uitstraalt dat ze zeer actief met en waardevol voor sponsoren is.

Vrijwilligers
Net als voor sponsoren kan de club ook voor het waarderen, werven en behouden van vrijwilligers evenementen inzetten. Bijvoorbeeld met een jaarlijks evenement voor alle vrijwilligers, zoals een lunch, barbecue of een andere sfeervolle activiteit. Ook hier geldt dat deze evenementen kunnen worden gecombineerd met het aantrekken van nieuwe vrijwilligers en dat berichtgeving in de clubkanalen niet kan ontbreken.

Voor het werven van vrijwilligers zijn ook evenementen op teamniveau van waarde. Zo kan de club bij aanvang van het seizoen een aftrapbijeenkomst organiseren waar de club alle ouders voor uitnodigt. Hierin blikt de club vooruit op het komende seizoen en staat ze stil bij de vacatures voor dit team en/of breder in de vereniging.

Verkiezingen
Een aansprekende manier om aandacht te genereren (en vaak waardering te laten blijken) voor een onderwerp, is een verkiezing. Een verkiezing kan een evenement op zich zijn. Bijvoorbeeld voor de vrijwilliger van het jaar. Verkiezingen kunnen ook andere categorieën betreffen, zoals het jeugdlid, de recreant, de selectiespeler, de trainer of zelfs de sponsor van het jaar. Door bij een verkiezing de achterban de gelegenheid tot (online) stemmen te geven, creëert de club een grote hoeveelheid extra aandacht. Om ook het uitreiken van de prijzen optimaal in de schijnwerpers te plaatsen, is het slim dit te koppelen aan een ander evenement en dit uitgebreide aandacht in de communicatiemiddelen van de club te geven.

Leuk en nuttig
Evenementen zijn een krachtige manier om de vereniging in de schijnwerpers te zetten. Verenigingen doen er goed aan enkele keren per jaar een blik te werpen op hun strategische speerpunten en te bedenken op welke manier een evenement hier een bijdrage aan kan leveren. Houd daarbij het doel van het evenement altijd scherp op het netvlies. Zo zijn evenementen niet alleen leuk, maar vooral ook nuttig.

Dit artikel verscheen eerder in het magazine Sport FM.

 

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedscoördinator van jouw vereniging. De gebiedscoördinator of expertadviseur lossen samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Fieke de Goede

Fieke de Goede

Projectleider Bewegen naar Beter