De zomer nadert en dat betekent niet alleen zonovergoten sportcomplexen, ook worden weer de nodige evenementen op de vereniging georganiseerd. De Urban Sports Day op het Afrikaanderplein was vorige maand in vertrouwde handen van Sonny Noordermeer. De combinatiefunctionaris voetbal bij Rotterdam Sportsupport geeft vijf tips voor het organiseren van een evenement bij jouw club.

1. Begin tijdig met organiseren
“De eerste en belangrijkste tip: zorg dat je op tijd begint met organiseren. Het is een prima uitgangspunt om een evenement al enkele maanden van te voren in te plannen. De bezoekers kunnen zo de datum in hun agenda vrijhouden en als organisatie heb je ruimschoots de tijd om randzaken te regelen. Vrijwilligersverzekeringen of vergunningen bijvoorbeeld.”
“De valkuil kan echter wel zijn dat er (te) lang wordt gewacht met de start van de organisatie en dat de laatste dagen heel hectisch zijn. Mijn tip: zorg dat je ongeveer twee weken van te voren alles rondom de organisatie hebt afgerond. Eventuele problemen die zich in de aanloop naar de dag voordoen, kun je dan nog op tijd en zonder al te veel stress oplossen.”

2. Houd een planning aan
“Een gouden regel: maak in de aanloop naar het evenement een planning met welke taken je in welke week afgerond wilt hebben (zie checklist onderaan de pagina, red.). Zodoende heb je een helder overzicht van alle taken en wat er allemaal al is geregeld. In deze planning kun je natuurlijk invullen wie voor welke taak verantwoordelijk is.”

3. Geef taken uit handen
“Delegeren, hoe lastig dat voor sommigen ook kan zijn, is het toverwoord. De vele taken/werkzaamheden die op je afkomen, maakt het onmogelijk om alles zelf te doen. Dúrf daarom taken uit handen te geven. Let wel: houd als organisator altijd een coördinerende rol. In de aanloop naar het evenementen, maar ook op de dag(en) zelf.”

4. Zorg voor goede promotie
“Bij een evenement ben je afhankelijk van het aantal bezoekers. Je kunt daarom niet vroeg genoeg beginnen met de promotie. Als je de doelgroep van je evenement hebt vastgesteld, denk dan na over hoe je deze doelgroep wilt bereiken. Flyers, posters of acties op social media als Instagram, Facebook of Twitter kunnen heel goed werken. Gebruik de laatste weken voorafgaand aan het evenement, als organisatorisch alles goed is geregeld, om nog wat extra aandacht te besteden aan de promotie.”

5. Houd contacten warm
“Een evenement organiseer je meestal niet alleen. Je hebt ook te maken met andere partijen en belangen. Zorg er daarom voor dat iedereen die op jouw evenement aanwezig is alle benodigde informatie op tijd in handen heeft. Geef iedereen die is betrokken in de organisatie regelmatig een update over de stand van zaken. Zo houd je de contacten warm en voelt iedereen zich betrokken en verantwoordelijk voor de organisatie.”

Praktische hulp nodig bij het organiseren van evenementen? Bekijk hier de door Rotterdam Sportsupport opgestelde checklist evenementen. Deze lijst bevat actiepunten die voorafgaand, tijdens en na een evenement uitgevoerd moeten worden. Het is tevens een planning en maakt inzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Met deze checklist voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet te regelen. Daarnaast vind je hier ook meer informatie over het verzekeren van vrijwilligers.

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedscoördinator van jouw vereniging. De gebiedscoördinator of expertadviseur lossen samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Lennert van Driel

Lennert van Driel

Communicatiemedewerker