We communiceren er op los deze tijd, vooral digitaal! De club mag in deze periode dan dicht zijn, contact houden met vrijwilligers en leden blijft onwijs belangrijk. Dat we niet bij elkaar kunnen komen betekent niet dat we elkaar niet kunnen informeren of met elkaar kunnen overleggen. Wij zetten een aantal handige tools op een rijtje zodat je toch nog efficiënt kan blijven communiceren binnen de club.

1. (Web) Whatsapp groepsgesprek

Via een groepsgesprek zijn korte en / of dringende berichten snel te delen. Maximaal honderd personen nemen deel aan het gesprek. Wil je een document met anderen delen? Daarvoor is de applicatie WhatsApp minder geschikt. Dan zou je de webversie van WhatsApp kunnen gebruiken. Via een QR-code verbind je je smartphone met je PC. Nog meer voordelen: je typt op je toetsenbord en kan verstuurde foto’s en bestanden meteen op je computer opslaan of vanuit je computer verzenden. Videobellen is ook mogelijk via WhatsApp met maximaal 8 personen tegelijkertijd.

2. Gesloten Facebookgroep

Dit is een optie als alle deelnemers een persoonlijk profiel hebben op Facebook. Dan zijn korte en langere berichten eenvoudig te delen. De berichten kunnen links en bijlagen bevatten. Zowel via desktop als mobiel is Facebook is goed toegankelijk.

‘Livestreamen op Facebook is een makkelijke manier om je lessen online toch te kunnen geven. Is dan natuurlijk wel eenrichtingsverkeer, al kunnen je leden wel reageren. Tips: stream op de tijd dat je leden normaal ook sporten. En promoot je livestream persoonlijk, bijvoorbeeld door appjes te sturen naar je leden. Zorg voor interactie met je sporters,’ aldus Danny Rijnhout van Rijnhout Sportconsultancy.

3. Yammer

Dit is mogelijk als alle bestuurs- of commissieleden een eigen e-mailadres van de vereniging hebben. Bijvoorbeeld: floor@atomium61.nl en marijke@atomium61.nl. Yammer is een zakelijk netwerk waar eenvoudig updates kunnen worden geplaatst en bestanden gedeeld. Deze komen op een tijdlijn te staan die alle netwerkleden kunnen volgen.

4. Whereby

Deze tool om te videobellen werkt heel simpel: gewoon in je browser. Je hoeft er dus geen applicaties voor te downloaden. Je maakt voor jezelf een eigen meeting room aan en stuurt de link daarvan naar de personen met wie je wilt videobellen. In de gratis versie kan dit met 4 personen tegelijk.

‘Onze voorzitter is groot voorstander van Whereby. Deze hebben we met 10 personen gebruikt om twee uur te vergaderen, dus dat kan in ieder geval,’ aldus Erna Truijens van Hockeyclub Rotterdam.

5. Evernote

Dit vergemakkelijkt samenwerking en het delen van notities en links. Een andere optie: chatten via de ingebouwde chatfunctie. Evernote is minder goed geschikt om snel, korte updates naar elkaar te versturen.

6. Trello

Dit programma is vooral geschikt voor projectmanagement, maar ook prima toepasbaar voor clubvrijwilligers. Via Trello kun je to-do-lijstjes en bestanden maken en deze met elkaar delen. Een handige tool voor complexe projecten en grote evenementen van jouw vereniging.   

7. Skype

Deze tool is handig voor audio- en HD-videogesprekken (tot 50 personen). Ook kan men chatten en het beeldscherm met elkaar delen. Dit is handig wanneer twee mensen bijvoorbeeld samen aan een presentatie of document werken.

8. Zoom

Met de gratis versie van Zoom kun je videobellen met tot 100 personen tegelijkertijd. De voorwaarde is wel dat het een efficiënt overleg wordt: je kan maximaal 40 minuten met elkaar videobellen. Een pluspunt aan deze tool is dat je je beeldscherm kunt delen met andere deelnemers, zodat ze in je document kunnen meekijken.

Veel gebruikers wijzen wel op de veiligheid van Zoom. Zo zou niet met privégegevens worden omgegaan volgens de AVG-wetgeving en zouden wachtwoorden gelekt worden. Tip: gebruik Zoom op je webbrowser. Dit is al een veiligere manier dan via een applicatie.

‘Ik heb een betaald account bij Zoom, zodat ik langer les kan geven. Ik geef ook één op één lessen aan kinderen en volwassenen met een beperking. In de groepslessen kan ik de deelnemers op mute zetten en zij kunnen hun scherm zelf uitzetten als ze privacy willen’, aldus een docent van OmiYoga Rotterdam.

9. Microsoft Teams

Veel bedrijven gebruiken Microsoft Teams voor hun overleggen. In de gratis versie kun je tot maximaal zes mensen videobellen. Een groot voordeel is dat je tijdens het gesprek kunt chatten en documenten en bestanden met elkaar kunt delen.

‘In overleggen met Sportsupport gebruik ik Microsoft Teams, maar ik vind het niet fijn dat in deze tool alleen mensen te zien zijn die aan het woord zijn en niet de hele groep’, aldus Erna Truijens van Hockeyclub Rotterdam.

Via Instagram van Rotterdam Sportsupport reageerde ook een gebruiker op deze tool: ‘Met Teams (betaalde versie) heb ik nu met maximaal 38 mensen gezeten. Bij één van de overleggen heeft iemand ook een PowerPointpresentatie gegeven door middel van scherm-delen-functionaliteit. Daarnaast kun je met elkaar chatten tijdens de sessie. Tot nu toe nog geen limieten ontdekt. Laatste vier mensen die iets gezegd hebben blijven ‘in beeld’ (sommigen zetten camera uit, al dan niet nadat ze aan de beurt zijn geweest).’

10. Jitsi

Met Jitsi kun je gratis voor onbepaalde tijd videobellen. Er kunnen 75 mensen aan een videogesprek deelnemen, maar een veelgehoorde klacht is dat het systeem bij meer dan 10 personen wat gaat haperen. Voordeel van Jitsi is dat je geen account nodig hebt. Je kunt Jitsi op je eigen server downloaden (tip om de beveiliging in eigen handen te houden), een app gebruiken of de dienst gebruiken via Chrome. Opties als scherm delen zijn aanwezig in de dienst van Jitsi.

Meer weten?

Wil je aan de slag met de organisatiestructuur van jouw club? Heb je vragen over het opstellen van een nieuw beleidsplan. Of wil je aan de slag met bestuurlijke vernieuwing?

Over deze onderwerpen kun je ons vragen stellen:

  • Bestuursontwikkeling
  • Beleidsplan
  • Communicatie
  • Begeleiding trainers en coaches
  • Diversiteit en inclusie

Wij staan voor je klaar!

Maaike Tieman

Maaike Tieman

clubkadercoach Turnen / communicatiemedewerker