Verenigkracht 2025 (2): het herinrichten van taken en het opzetten van een vrijwilligersorganisatie

Het jaar 2025 is van start gegaan, en dat betekent dat Rotterdam Sportsupport klaarstaat om sportverenigingen actief te ondersteunen op het thema vrijwilligers. Onder de vlag van Verenigkracht 2025 gaan we dit jaar verenigingen helpen om hun vrijwilligersorganisatie toekomstbestendig te maken. In de eerste fase richten we ons op het herinrichten van taken en het opzetten van een vrijwilligersorganisatie.

In ons vorige artikel vertelden we de verhalen van Hans en Ajda, twee fictieve bestuurders die de uitdagingen en kansen van vrijwilligersbeleid illustreren. Hans, voorzitter van VV Vastgelopen, worstelt met een tekort aan vrijwilligers, brandjes blussen en een overbelast bestuur. Daartegenover staat Ajda van TV Toekomst, die met een bewuste aanpak en de juiste stappen een gezonde vrijwilligersorganisatie heeft opgezet. Deze verhalen laten zien dat verandering mogelijk is, zolang je de juiste ondersteuning krijgt. Heb je het artikel gemist? Lees het hier terug.

Plek voor 6 verenigingen

We hebben de aankomende periode plek voor zes verenigingen die serieus werk willen maken van hun vrijwilligersbeleid. Om te voorkomen dat deze taak terechtkomt bij een bestuurslid, dat al druk is met taken en commissies, heeft het onze voorkeur om voor deze aanpak nieuwe energie te mobiliseren zoals een coördinator of kleine commissie.

Hoe pakken we het aan?

We beginnen met een startgesprek met het bestuur, waarbij we gebruikmaken van het kaartspel bestuurskracht. Dit hulpmiddel brengt overzicht in de verdeling van bestuurstaken onder de bestuursleden en maakt inzichtelijk welke taken goed zijn ingevuld en welke nog aandacht nodig hebben. Het kaartspel helpt niet alleen bij een transparante taakverdeling, maar zet ook aan tot het vinden van oplossingen voor knelpunten. Als blijkt dat er te weinig bestuursleden zijn om alle taken te vervullen, denken we mee over het werven van nieuwe bestuursleden of het verdelen van taken buiten het bestuur. Daarna kunnen we de vereniging ondersteunen bij het aanpakken van de knelpunten die uit het kaartspel naar voren zijn gekomen, indien daar behoefte aan is.

Hieronder volgen enkele voorbeelden::

• Organogram van de vereniging: Aan de hand van de antwoorden op het kaartspel maken we een organogram van de vereniging en brengen we de knelpunten in kaart.

• Het opsplitsen van taken: Vrijwilligerstaken worden zo klein en behapbaar mogelijk gemaakt, zodat ze toegankelijk zijn voor nieuwe vrijwilligers.
• Functiebeschrijvingen maken: Voor iedere taak maken we een duidelijke omschrijving, zodat nieuwe vrijwilligers precies weten wat er van hen wordt verwacht.
• Herinrichten van de vrijwilligersorganisatie: We kijken naar drie lagen binnen de club: besturen, managen en uitvoeren. Hoe kunnen we deze structuur verbeteren en verduidelijken?

Indien nodig voeren we ook gesprekken met bestuursleden over het stoppen, doorgeven of delegeren van taken, om zo een gezonde balans te creëren.

Is de basis al op orde, maar kun je meer hulp gebruiken?

Is de basis van jouw vereniging al op orde, maar kun je wel hulp gebruiken bij jouw vrijwilligersorganisatie? Vanaf april tot en met september richten we ons op het thema vinden en werven van vrijwilligers. Daarna staan de maanden oktober tot en met december in het teken van behoud en waardering van vrijwilligers. Zo bouwen we samen stap voor stap aan een sterke, betrokken en duurzame vrijwilligersorganisatie.

Doe mee!

Ben jij klaar om jouw vereniging – net als TV Toekomst – sterker en vitaler te maken? Meld je dan aan voor Verenigkracht 2025 en verzeker jouw vereniging van een plek in deze eerste fase.

Let op! Op dit moment hebben we het maximaal aantal aanmeldingen bereikt. Wil jouw vereniging alsnog meedoen? Meld je dan wel gewoon aan voor een later moment in het jaar of wanneer een vereniging alsnog afhaakt in het traject.

Nieuwsgierig geworden?

Neem contact op met onze verenigingsconsulent vrijwilligers, Roos Vroonland, via r.vroonland@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. Samen bouwen we aan een sterke en vitale vereniging!

Eerder gepubliceerde artikelen

• Verenigkracht 2025: samen bouwen aan toekomstbestendige vrijwilligersorganisatie