‘Vrijwilligers behouden is lastiger dan vrijwilligers werven.’ Dat zegt Erna Truijens, lid van de vrijwilligerscommissie bij V.O.C. Zij geeft tips.
V.O.C. heeft ruim 400 vrijwilligers. Dat prachtige aantal is niet uit de lucht komen vallen. Net als andere sportclubs moet de ‘Rotterdamsche cricket- en voetbalvereeniging’ hard werken om mensen bij de club te betrekken én ze vervolgens te behouden. Erna Truijens vertelt wat V.O.C. zoal onderneemt.
Tip 1: knip het werk op in overzichtelijke en behapbare taken
‘V.O.C. heeft 24 commissies. Het varieert van de voetbalcommissie tot de evenementencommissie en van de communicatiecommissie tot de vrijwilligerscommissie. Onze ervaringen zijn dat veel mensen graag iets voor de vereniging doen, maar dat zij wel een afgebakende taak wensen. Dan zijn zij er niet te veel tijd aan kwijt en blijft het overzichtelijk.
Stel, de evenementencommissie organiseert een voetbaltoernooi. Vlieg dit dan aan vanuit een aantal verschillende thema’s. Eén lid van de commissie maakt bijvoorbeeld de vergaderingsnotulen, een ander verzorgt de communicatie-uitingen, weer een ander regelt de planning voor de dag zelf en nog een ander koopt de cadeaus. Voorkom dat één persoon alles moet doen. En geef iedereen een taak die bij hem past en die hij leuk vindt.’
Tip 2: beloon vrijwilligers en verbind ze met elkaar
‘Dit jaar hebben wij voor het eerst het commissiediner georganiseerd. Alle commissieleden kregen een gezellige avond en een etentje aangeboden. Dat deden we niet alleen om ze te belonen, maar ook om nog meer verbinding tot stand te brengen. V.O.C. is een grote vereniging, met meer dan 1600 leden en zoals gezegd ruim 400 vrijwilligers. Sommigen zullen elkaar dus niet kennen. Tijdens het commissiediner zaten aan elke tafel vrijwilligers uit verschillende commissies. Zo leerden zij elkaar beter kennen en weten ze elkaar voortaan ook gemakkelijker te vinden als het nodig is.’
Tip 3: beloon vrijwilligers (II)
‘Het eerste voetbalteam van V.O.C. speelt jaarlijks een oefenwedstrijd tegen de profs van Sparta. Voor de laatste editie hebben we alle vrijwilligers een VIP-arrangement aangeboden. Zij kregen gratis entree en versnaperingen voorafgaand aan de wedstrijd en in de rust. Dat werd op prijs gesteld. Het leidde tot een knusse sfeer.’
Tip 4: nóg meer diners
‘Het vrijwilligersbestand van V.O.C. bestaat natuurlijk niet alleen uit commissieleden. We prijzen ons ook gelukkig met al die trainers, coaches en managers van de teams. Jaarlijks worden zij bedankt in de vorm van een gezamenlijk diner. Zowel de jeugdvoetbalcommissie als de jeugdcricketcommissie organiseert zo’n gezellige bijeenkomst.’
Tip 5: speciale aandacht voor scheidsrechters
‘V.O.C. neemt veel initiatieven om onder de leden scheidsrechters te werven en hen vervolgens te behouden voor deze taken. Roberto Wiredu doet van alles op dit gebied.’
Ouders enthousiasmeren
Tot slot vertelt Truijens hoe V.O.C. vrijwilligers werft onder ouders van jeugdleden. ‘Elk jaar melden zich weer vele kinderen aan als lid. Eén keer per seizoen organiseren wij voor hun ouders de ‘Tafeltjesavond’. Rondom elke tafel zit dan een kleine groep vaders en moeders. Telkens schuift iemand aan om te vertellen over de doelen en taken van zijn commissie of van V.O.C. Wat doet bijvoorbeeld de voetbalcommissie, jeugdcricketcommissie of evenementencommissie? Hoe wordt er getraind? Dit schept een intieme en vertrouwde sfeer. Ouders raken zo eerder enthousiast en zijn sneller geneigd vrijwilliger te worden dan in een setting waarin een bestuurslid vele vaders en moeder alleen maar toespreekt.’