De stilte van de coronacrisis laat zich ook vv SDV voelen. Toch zit de voetbalvereniging niet bij de pakken neer. Ruim een jaar geleden veranderende de club van koers. Het nieuwe bestuur splitste de taken op, flexibele lidmaatschapsvormen werden ontwikkeld en nieuwe sponsoren verbonden zich aan de club. De open en eerlijke communicatie naar leden is daarin de succesfactor. “We willen niet alleen de coronaregels delen, maar ook die positieve berichten zoals de verbouwing van het clubhuis of een ludieke spandoekenactie.”
Het is woensdagmiddag aan de Kralingse Zoom. Doorgaans niet de drukste dag op de Rotterdamse sportcomplexen, maar bij vv SDV is een kleine groep vrijwilligers druk bezig om het clubhuis op te lappen. Vernieuwde toiletten, de aanleg van een zomerterras en ook de clubkleuren worden doorgetrokken in het interieur. Op Instagramstories worden vluchtige kiekjes gedeeld van de werkzaamheden.
Nieuw bestuur
Ook in de coronacrisis draait de club op volle toeren. Hoe anders was dat in de zomer van 2019, toen het voltallige bestuur dreigde op te stappen. Het in 1947 opgerichte voetbalbolwerk stond voor een historische beslissing: de vereniging opheffen of doorgaan met een nieuw bestuur. Een jonge groep enthousiaste leden besloot na een buitengewone algemene ledenvergadering dat het tijd was voor een nieuwe generatie om in te stappen. “We wilden ruim zeventig jaar historie niet zomaar verloren laten gaan,” zegt huidige penningmeester Adriaan Liefaard (37).
Het nieuwe bestuur wordt gevormd door een groep twintigers en dertigers. Bijzonder: alle functies zijn dubbel bezet. Dat werkt prima, stelt Liefaard. “Ik kan echt alle clubs aanraden om op deze manier te werken. Het heeft veel voordelen, zeker in de huidige tijd wanneer mensen steeds vollere agenda’s hebben. Je kunt de werklast verdelen, inhoudelijk met elkaar sparren en je voelt je minder eenzaam in je werk. Bovendien ben je als vereniging minder kwetsbaar wanneer iemand onverwachts uitvalt.”
De voetbalvereniging maakte in het voorjaar van 2020 gebruik van het stimuleringsbudget, dat onderdeel is van het Actieprogramma Verenigingen. Het programma bevat tal van acties die bijdragen aan vitale, veilige en toekomstbestendige sportverenigingen. vv SDV ontving advies voor wat betreft de doelgroep/persona inclusief bijbehorende communicatie(kanalen) en vanuit het stimuleringsbudget kreeg de club een financiële bijdrage voor het opzetten van nieuwe vormen van sponsorwerving die de voetbalvereniging vitaal en toekomstbestendig maakt. Zo ging vv SDV een partnership aan met kledingsponsor Robey en lanceerde de club een fonkelnieuwe website (inclusief webshop en professionele video’s) afgestemd op de doelgroep waar de meeste leden in passen.
“Ik kan echt alle clubs aanraden om te werken met dubbele functies. Je kunt de werklast verdelen, inhoudelijk met elkaar sparren en je voelt je minder eenzaam in je werk.”
– Adriaan Liefaard
WhatsApp-groepen
De open en eerlijke communicatie met de leden is heel belangrijk geweest in het proces, stelt Liefaard. Volgens het bestuurslid is het een groot voordeel dat alle huidige bestuurders ook zelf actief zijn als spelend lid. Hierdoor hebben ze een sterke binding met de teams, zegt hij. “De afstand tussen bestuur en leden is klein. We zitten allemaal bij elkaar in de WhatsApp-groepen en dollen net zo hard mee. Dit zorgt ook voor veel meer binding. Als we een beslissing moeten nemen die gevoelig kan liggen, zoals een eenmalige contributieverhoging tijdens de coronacrisis om financiële verliezen op te vangen, wordt dat minder gezien als beslissing van het bestuur maar als teammaatje die het beste voor heeft voor de club. Dat zorgt voor meer acceptatie.”
Ledenbinding is al langer een belangrijk thema binnen vv SDV. Al jaren heeft de Kralingse club een 7×7-competitie op woensdagavond voor met name niet-leden. Om meer binding met deze groep voetballers te creëren, werd een evenementenlidmaatschap geïntroduceerd. Met dit flexibele lidmaatschap konden deze voetballers ook deelnemen aan bijvoorbeeld de Mosselavond of een clubtoernooi in de zomer. Liefaard: “We wilden ook deze groep betrokken houden dus gaven we ze aandacht op onze social media-kanalen (denk aan bekers die coronaproof toch zijn uitgereikt) en we nodigden ze uit op clubavonden. Als je je op een positieve manier laat horen, zorgt dat voor betrokkenheid. Sinds afgelopen zomer hebben we er zelfs twee zaterdagelftallen bijgekregen waardoor we zelfs gegroeid zijn met een team op de zaterdag (een elftal was weggevallen, red.).”
“Als we een beslissing nemen die gevoelig kan liggen, zoals een eenmalige contributieverhoging tijdens de coronacrisis om financiële verliezen op te vangen, wordt dat minder gezien als beslissing van het bestuur maar als teammaatje die het beste voor heeft met de club.”
– Adriaan Liefaard
Communicatie is inmiddels een structureel onderdeel geworden van de organisatie. Zo gaat er maandelijks een nieuwsbrief uit naar de leden, sponsoren en samenwerkingspartners. Ook deelt de club wekelijks diverse activiteiten op het Instagram-kanaal. Als er bijvoorbeeld weer wordt geklust op woensdagmiddag of bij de lancering van de nieuwe website. Ook de presentatie van de nieuwe tenues werd onlangs nog zeer groots aangekondigd op social media. “We hebben nog steeds voldoende initiatieven lopen die zichtbare resultaten opleveren. We willen niet alleen de coronaregels delen, maar ook die positieve berichten zoals de verbouwing van het clubhuis of een ludieke spandoekenactie. Dat soort initiatieven kost natuurlijk tijd en energie maar daarmee houd je leden betrokken. De positieve sfeer blijft dan (langer) hangen en we zien steeds meer initiatieven die uit leden zelf komen.”
Sponsoren
De aanvoerders van de verschillende elftallen worden daarnaast actief betrokken in de communicatie. Ook de bestuurders onderhouden veel persoonlijk contact met de leden. “Dat wordt enorm goed ontvangen. Zo had een aantal teams van de vroeg afgebroken 7×7 competitie de contributie nog niet betaald. We hebben toen een belrondje gedaan met de vraag of ze alsnog aan deze verplichting wilden voldoen ook om de club te steunen in deze lastige tijden. Het belletje werd heel goed ontvangen en leverde leuke gesprekken op, juist dat persoonlijke contact en de openheid werd gewaardeerd. Iedereen betaalde ook binnen no time.”
De proactieve manier van communiceren leverde, ook ten tijde van de coronacrisis, nieuwe sponsoren op. Liefaard: “Binnen het netwerk van die leden ligt een enorme potentie. Toen we via onze kanalen steeds zichtbaarder werden, gingen leden die berichten ook verspreiden in hun eigen netwerk. Zo kwamen we in contact met een aantal bedrijven die graag wilden bijspringen. Deze bedrijven hebben we vervolgens uitgenodigd op de club en dat zorgde direct voor enthousiasme. In ruil voor hun financiële bijdrage geven wij de sponsor weer zichtbaarheid op sociale media of via clubacties. Zo helpen we elkaar allemaal.”
Heeft Liefaard nog tips voor andere verenigingen? “Je moet juist in deze periode blijven communiceren. Dat is niet heel ingewikkeld, maar je moet het wel volhouden. Én prioriteit geven.”
Op dinsdagavond 19 januari (20.00 tot 21.00 uur) organiseert Rotterdam Sportsupport een interactieve en (digitale) livesessie voor de communicatiecommissie van jouw vereniging. We bespreken die avond de meest actuele onderwerpen rondom het coronavirus en de start van het nieuwe seizoen. Ook wisselen we ervaringen uit met andere verenigingen, delen we praktische tips en inspireren we elkaar! Wil je deelnemen? Aanmelden kan via deze link.