Wil jouw vereniging een evenement organiseren? Bijvoorbeeld een open dag voor wijkbewoners? Lees de tips van Kaj Dijkhuizen!
Kaj Dijkhuizen is projectleider Sportplaza Zuiderpark bij Thuis Op Straat (TOS). Deze Rotterdamse organisatie heeft veel ervaring met alles wat komt kijken bij de organisatie van een evenement. Zo was er op zondag 22 april ‘De opening van het sportseizoen’. Duizend inwoners van Rotterdam-Charlois konden op Sportplaza Zuiderpark onder meer kennismaken met honkbal (Portland Poema’s), korfbal (OZC), American football (010 Trojans), tennis (Open Tennisvereniging Alexanderstad) en met nog veel meer fun- en sportactiviteiten.
Tip 1: bepaal je promotietactiek
Dijkhuizen: ‘Bij een deelnemersevenement is het meestal gemakkelijk je doelgroep te vinden. Voor een voetbaltoernooi bijvoorbeeld benader je andere voetbalverenigingen. Een publieksevenement, zoals een open dag, is een grotere uitdaging. Hoe bereik je bijvoorbeeld gezinnen in de wijk?
Voor onze seizoensopening op Sportplaza Zuiderpark hebben vrijwilligers huis-aan-huis flyers verspreid. Ze hebben deze promotiemiddelen bijvoorbeeld ook uitgedeeld in de winkelcentra Zuidplein en Keizerswaard. Een tip voor clubs die een evenement hebben vastgesteld voor na augustus: ga flyeren tijdens Jeugdvakantieland bij Ahoy. Het is ook goed om te weten dat het drukken van 15.000 flyers niet veel duurder is dan het drukken van 5.000 exemplaren.
Wij hebben ook veel publiciteit gecreëerd via Facebook. Voor een paar tientjes kun je gesponsorde berichten plaatsen. Dat zijn berichten die veel aandacht krijgen, omdat ze regelmatig op het beeldscherm verschijnen bij mensen die op internet zitten. Ook handig: je maakt in één keer een reeks Facebookberichten en programmeert daarna welk bericht op welke dag wordt gepubliceerd. Daar heb je dus geen omkijken meer naar. Ik adviseer ervoor te zorgen dat om de dag een nieuw bericht te zien is.’
Tip 2: doe het sámen
‘Neem niet in je eentje het hele karwei op je schouders. Betrek er andere partijen bij, want er is veel werk te verzetten en meestal zijn de financiële middelen beperkt. Zoek onder meer contact met welzijnsorganisaties en bedrijven. Onze seizoensopening was een samenwerking tussen meerdere verenigingen, gemeente Rotterdam, Dock, Stichting BuurtLAB, Opzoomer Mee, de Krajicek Foundation en TOS.
Via partners kan je bijvoorbeeld extra helpende handen proberen te krijgen voor op de dag zelf. Ze kunnen eveneens een rol spelen bij de promotie en het rondkrijgen van de financiën. Het kan ook gaan om steun in natura: bijvoorbeeld het lokale winkelcentrum dat fruit levert voor de deelnemers. Het is altijd nuttig bij de gebiedscommissie in jouw wijk aan te kloppen voor financiële ondersteuning. Maak daarbij duidelijk dat je heel wat te bieden hebt: jouw club wil mensen bij elkaar brengen en vele Rotterdammers een mooie dag bezorgen.’
Tip 3: creëer een ‘totaalbeleving’
‘Rotterdammers kunnen elk weekend vele evenementen bezoeken. Er wordt veel georganiseerd in de stad, zeker ’s zomers. Mensen zijn dus heel wat gewend en hebben hoge verwachtingen wanneer ze naar een evenement gaan. Zorg daarom als club voor een ‘totaalbeleving’.
Organiseer bijvoorbeeld niet alleen voetbalactiviteiten, maar zorg ook voor opblaasbare attracties als je weet dat kinderen van de partij zullen zijn. Verwacht je tieners? Probeer lokale bands te strikken voor een optreden. Kijk altijd naar je doelgroep. Organiseer je bijvoorbeeld een evenement voor 50-plussers, dan zijn jongerenbands uit de buurt een minder goed idee. Deze doelgroep wil bijvoorbeeld tussen de activiteiten door koffie kunnen drinken op een gezellig terras.’
Over TOS
TOS helpt jeugdigen opgroeien tot aanspreekbare, weerbare en zelfredzame burgers, die een volwaardige plaats in de samenleving innemen. TOS gaat uit van de eigen kracht van jeugdigen en stelt hen in staat hun talenten en mogelijkheden te ontdekken, te ontwikkelen en in te zetten voor zichzelf of voor anderen.