Iedere vereniging staat te springen om extra handjes. Nieuwe vrijwilligers worden met open armen binnengehaald en het liefst gister nog ergens ingezet. Toch is het nuttig én verstandig om tijd te stoppen in het ontwikkelen van beleid voor de aanname van nieuwe vrijwilligers. Zeker als de nieuwe vrijwilliger aan de slag wil gaan met jeugdleden of mensen met een beperking. 

 
Wie haal je in huis? 

Nadenken over beleid kost tijd, maar waarom is het voor een vereniging toch nuttig om beleid te ontwikkelen voor de aanname van nieuwe vrijwilligers? Omdat het verstandig is te weten wie je in huis haalt. Dit is zeker het geval wanneer je als club een vrijwilliger aan de slag laat gaan met jeugdleden of mensen met een beperking. 

Heeft de persoon bijvoorbeeld voldoende kennis en kunde om te werken met de betreffende doelgroep? Is hij/zij bereid de visie van de club te volgen op het gebied van een Veilig Sportklimaat? Is hij/zij ook bereid zich verder te ontwikkelen als dat nodig is? Heeft de beoogde vrijwilliger in het verleden iets gedaan waar je als vereniging niet mee geassocieerd wil worden? Kan hij/zij een risico vormen voor je leden? Allemaal vragen die in het kennismakingsgesprek gesteld kunnen worden om een goed beeld te kunnen krijgen van de nieuwe vrijwilliger.   

Vier stappen voor een goed aannamebeleid 

Een aannamebeleid moet goed bij de vereniging passen, voor een kleinschalige familievereniging kan deze er heel anders uit komen te zien dan een grote semi-professionele sportclub. Daarom hieronder vier stappen voor een goed aannamebeleid 

  1. Stel een functieprofiel op. Zo weet je precies welk type persoon je zoekt en welke vaardigheden hij moet bezitten. 
  2. Voer een (sollicitatie-)gesprek. Maak uitgebreid kennis met de kandidaat, stel veel open vragen over waarom hij/zij zich kandidaat stelt voor de betreffende functie. Ga tijdens een gesprek op je (onderbuik)gevoel af. Als het wenselijk is, vraag je de kandidaat om een referentie van de vorige vrijwilligersorganisatie waar hij/zij heeft gewerkt. Zie hier een voorbeeld gespreksformulier document: Gespreksformulier-kennismaking-vrijwilliger. 
  3. Bespreek de omgangsregels van de vereniging en de gedragscode en laat deze ondertekenen wanneer jullie besluiten een samenwerking aan te gaan. 
  4. Verzoek de potentiële vrijwilliger een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is voor verenigingen gratis. Lees hier meer. 

In gesprek blijven 

Ná de aanname blijf je in contact met de vrijwilliger. Voer evaluatiegesprekken met elkaar. Zo blijf je op de hoogte van het functioneren van de vrijwilliger. Gebruik deze momenten ook om de vrijwilliger te bedanken voor zijn/haar inzet en om bij te sturen als dat nodig is. Stopt een samenwerking? Dan kan een exitgesprek beide partijen duidelijkheid geven. Je kunt leermomenten uit dit gesprek gebruiken om het vrijwilligersbeleid van de club aan te scherpen.

Meer weten?

Wil je dat jouw club veiliger wordt voor leden en bezoekers? Heb je vragen over ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie? Of wil je aan de slag met VOG’s en ander preventiebeleid?

Over deze onderwerpen kun je ons vragen stellen:

  • Vertrouwenscontactpersoon
  • Waarden- en normenbeleid & gedragsregels
  • Ouderbetrokkenheid
  • Zorgsignalen
  • VOG en ander preventiebeleid

Wij staan voor je klaar!

Laura van Velzen

Laura van Velzen

Strategisch adviseur interne organisatie