Het geheim van een goedlopend evenement? Een draaiboek! Hierin staat onder meer beschreven wie waar op welk moment moet zijn en welke materialen er nodig zijn. Met het draaiboek en de checklist vergeet je geen zaken te regelen.
Inhoud van de checklist
Voordat je een draaiboek opstelt, is het raadzaam om eerst de checklist in te vullen. De checklist bevat actiepunten die voorafgaand, tijdens en na een evenement uitgevoerd moeten worden.
De volgende onderdelen staan in de checklist:
- Alle acties die voor, tijdens of na een evenement moeten gebeuren;
- Taakverdeling en het vastleggen van de verantwoordelijkheden;
- Vergeet nooit meer belangrijke zaken als: EHBO, toegankelijkheid voor mindervaliden en de bewegwijzering;
- Praktische informatie zoals het aanmaken van aanmeldformulieren en handige websites;
- Tips voor de nazorg: versturen van een persbericht, terugblik op de website en social media-kanalen.
Inhoud van het draaiboek
Iedereen die een rol heeft tijdens het evenement ontvangt vooraf het draaiboek. In het draaibroek beschrijf je de volgende punten:
- Algemene omschrijving evenement en contactgegevens van betrokkenen;
- Acties in aanloop naar het evenement;
- Een overzicht van materialen die je nodig hebt tijdens het evenement;
- Alle acties na het evenement om tot een goede afronding te komen.
Opbouw en afbouw
Voor grotere evenementen is een apart draaiboek voor de opbouw en afbouw van het evenement een aanrader. Zo heb je drie compacte draaiboeken in plaats van één uitgebreide en behoud je het overzicht. Het draaiboek voor het evenement is gedetailleerder dan die voor de op- en afbouw.