Halverwege het sportseizoen: zo houd je grip op de financiën

Als penningmeester ben je het hele seizoen door bezig met de financiële gezondheid van de vereniging. Het sportseizoen kent grofweg drie fases: (1) de voorbereiding, (2) het seizoen en (3) de afsluiting. In dit artikel zoomen we in op fase 2: het lopende seizoen. Dit is hét moment om tussentijds te evalueren én vooruit te kijken, zodat je gedurende het jaar grip houdt op de clubfinanciën.

In deze fase draait het niet alleen om de huidige cijfers, maar vooral om de vraag: “Hoe komen we financieel uit aan het einde van het seizoen als alles blijft zoals het nu gaat?”

1. Plan een halfjaarlijkse rapportage voor het bestuur

Rond de helft van het seizoen is het verstandig om een halfjaarlijkse rapportage richting het bestuur op te stellen. In een ideale situatie ontvangt het bestuur zelfs ieder kwartaal een financiële update. In die rapportage neem je in ieder geval op:

• De voortgang ten opzichte van de begroting
  Laat zien hoe de werkelijke inkomsten en uitgaven zich verhouden tot de begrote bedragen.
• Toelichting op de belangrijkste afwijkingen
  Waar wijkt de werkelijkheid duidelijk af van de begroting? Denk aan lagere kantine-omzet, hogere energiekosten of tegenvallende sponsorinkomsten.
• Adviezen voor bijsturende acties
  Geef als penningmeester concrete suggesties als bijsturen nodig is, bijvoorbeeld:
  • tijdelijke uitgavenstop op bepaalde posten;
  • aanpassen van kantineprijzen;
  • extra aandacht voor inning van achterstallige contributies.

Door deze rapportages vast onderdeel te maken van de bestuursagenda, houd je samen structureel grip op de clubfinanciën.

2. Gebruik een kasstroomoverzicht om vooruit te kijken

De begroting geeft een beeld van het hele jaar, maar zegt minder over wanneer geld precies binnenkomt en weer uitgaat. Daarom is een kasstroomoverzicht (cashflowprognose) een waardevol hulpmiddel.

In een kasstroomoverzicht:

• kies je een periode (bijvoorbeeld per maand of per kwartaal);
• noteer je per periode welke inkomsten je verwacht (contributie, baromzet, sponsorgelden, subsidies, etc.);
• zet je daar de verwachte uitgaven tegenover (huur, salarissen/trainersvergoedingen, energiekosten, onderhoud, materiaal, enzovoort).

Op die manier zie je tijdig:

• of er periodes zijn waarin het saldo (te) laag wordt;
• of grote uitgaven nog wel passen binnen de verwachte inkomsten;
• of er aanvullende maatregelen nodig zijn (bijvoorbeeld het spreiden van uitgaven of intensiveren van inkomsten).

Het praktische kasstroomoverzicht-template kun je hiervoor gebruiken. In het artikel “Kasstroomoverzicht/cashflowprognose” vind je meer informatie en kun je het template downloaden.

3. Houd de liquiditeitspositie scherp in de gaten

Gebruik je kasstroomprognose om:

• te beoordelen of de vereniging in de komende maanden alle rekeningen kan betalen (huur, bondskosten, trainers, leveranciers, belastingen);
• te signaleren in welke periode(n) er mogelijk een tekort ontstaat;
• tijdig maatregelen te nemen, bijvoorbeeld:
  • verschuiven van niet-noodzakelijke uitgaven;
  • sneller innen van openstaande contributies;
  • plannen van extra acties of activiteiten om inkomsten te verhogen.

Hoe eerder je mogelijke knelpunten in beeld hebt, hoe meer opties er zijn om bij te sturen zonder dat de vereniging in de problemen komt.

4. Benoem financiële risico’s en maak afspraken over maatregelen

Naast de huidige cijfers en prognoses is het verstandig om in de rapportage ook stil te staan bij mogelijke financiële risico’s, bijvoorbeeld:

• afhankelijkheid van één of enkele grote sponsors;
• aangekondigde huurverhogingen of stijgende energietarieven;
• groot onderhoud of vervanging van materialen dat eraan komt;
• onzekerheden rond subsidies of regelingen.

Zodra zulke risico’s in beeld zijn, is het de taak van het bestuur om vast te leggen:

• welke maatregelen genomen worden (bijvoorbeeld reserveren, extra inkomstenbronnen zoeken, contracten opnieuw onderhandelen);
• hoe deze risico’s worden bewaakt en beheerst (wie houdt dit bij, hoe vaak komt het op de agenda, welke signalen zijn ‘alarmbellen’?).

5. Tussentijds bijsturen levert rust op aan het einde van het seizoen

Door risico’s expliciet te benoemen en afspraken vast te leggen, kom je later minder snel voor verrassingen te staan.

Een goede tussentijdse financiële check voorkomt stress op het moment dat het seizoen wordt afgesloten. Door:

• halverwege het seizoen samen met het bestuur naar de cijfers te kijken;
• een kasstroomprognose te maken;
• tijdig risico’s en afwijkingen te signaleren en ernaar te handelen,

zorg je ervoor dat de afsluitende fase van het sportseizoen veel soepeler verloopt. De jaarrekening en het financieel jaarverslag zijn dan geen verrassing meer, maar een logische samenvatting van wat het bestuur gedurende het seizoen al heeft gevolgd.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen of wil je hulp bij het invullen van het kasstroomoverzicht?

Neem contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!