Als penningmeester van een sportvereniging draag je een belangrijke verantwoordelijkheid: het financieel gezond houden van de club. Het sportseizoen kent drie fases: (1) de voorbereiding, (2) het seizoen en (3) de afsluiting. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door fase 3: wat moet je allemaal doen om het financiële jaar goed af te sluiten? Niet alleen om financiële duidelijkheid te scheppen, maar ook om te voldoen aan wettelijke en statutaire verplichtingen.
De afsluiting van het seizoen volgt automatisch op het lopende seizoen (fase 2). Het is dan ook van belang om gedurende het seizoen de financiële administratie goed bij te houden. Dit zorgt voor een efficiënt proces om het jaar af te kunnen sluiten. Het uiteindelijke doel is om een rapportage op te leveren welke inhoudelijk volledig en juist is opgesteld. Dit document dient vervolgens gecontroleerd én gepresenteerd te worden zodat de bestuurder decharge ontvangt.
1. Verzamel en verwerk alle financiële gegevens
De eerste stap is het verzamelen en verwerken van alle financiële gegevens. Dat betekent:
- Controleer of alle inkomsten en uitgaven zijn geboekt.
- Werk alle openstaande facturen en declaraties bij.
- Controleer de bankafschriften en kasboek.
- Verwerk correcties en overlopende posten.
2. Stel de jaarrekening op
Met de gecontroleerde en verwerkte gegevens kan je de jaarrekening op gaan stellen. De jaarrekening bestaat uit:
- Een overzicht van de baten en lasten (exploitatierekening).
- Een balans per einde boekjaar.
- Een tekstuele toelichting op de jaarrekening.
- Een conceptbegroting voor het nieuwe jaar.
3. Laat de kascommissie controleren
Nadat de jaarrekening is opgesteld dient deze gecontroleerd te worden:
- Lever de volledige administratie aan de kascommissie (of accountant).
- Sta de commissie te woord bij vragen en verduidelijkingen.
- Vraag de kascommissie om een schriftelijk goedkeuringsrapport.
4. Stel het financieel jaarverslag op voor de ALV
Zodra de controle is uitgevoerd en akkoord bevonden maak je het jaarverslag af en bereid je de ALV voor:
- Maak een samenvatting van het financieel beleid en resultaten van het afgelopen jaar.
- Bereid een presentatie voor de ALV voor.
- Presenteer de cijfers en het verslag aan de ALV.
- Beantwoord vragen van leden.
- Vraag goedkeuring van de jaarrekening en décharge van het bestuur.
- Laat het kascommissieverslag presenteren.
5. Archiveer de stukken en voldoe aan bewaarplicht
Het is verplicht om de documenten vervolgens te bewaren. Tegenwoordig kan dat op verschillende digitale manieren. Om in de toekomst duidelijk zicht te hebben op behaalde resultaten, maar ook om antwoorden te geven op vragen van bijvoorbeeld de belastingdienst, bank of gemeente is het fijn om dergelijke documenten minimaal 7 jaar op een veilige locatie te bewaren.
6. Rond het boekjaar administratief af
Als laatste wil je je eigen administratie volledig afronden:
- Sluit het boekjaar af in de boekhoudsoftware.
- Open een nieuw boekjaar en verwerk de beginbalans.
- Pas indien nodig diverse inkomstenbronnen aan voor het nieuwe jaar, zoals contributiebedragen, kantineprijzen, etc.
Op deze manier sluit je het financiële jaar goed af en voldoe je aan de verplichtingen. Ook zorg je voor een duurzame administratie en hebben toekomstige bestuursleden goed zicht op de behaalde resultaten.
Contact
Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!
Beau de Leeuw
verenigingsconsulent Financiën