Hoe werk je als bestuur met commissies?

Als verenigingsbestuur kun je niet alle taken en verantwoordelijkheden binnen je club op je nemen.  Het bestuur is er vooral om te besturen. Veel taken en verantwoordelijkheden worden dan ook vaak belegd bij diverse commissies: een sponsorcommissie of vrijwilligerscommissie bijvoorbeeld. Maar hoe zorg je er als bestuur voor dat een commissie de taken en verantwoordelijkheden uitvoert? En wie stuurt dit aan?

• Organigram

  Maak voor de club een organigram van de organisatie, het bestuur en de commissies of onderdelen die je binnen je club hebt georganiseerd. Welke bestuurder is portefeuillehouder van welke onderdelen of commissies? Is het organigram evenredig verdeeld? Wat is er nog niet belegd bij een bestuurder en welke commissie of onderdeel mis je nog in de organisatie?

  Bespreek dit organigram in het bestuur en bepaal waar de organisatie nog onderdelen of commissies mist.

• Verantwoordelijkheid commissie

  Wat is de taak van een commissie? En wat is het kader van de verantwoordelijkheden? Maak een overzichtsdocument van alle commissies die er zijn of die je nog wilt opstarten met een korte omschrijving waar deze volgens de bestuursleden in de basis verantwoordelijk voor zijn. Is de PR-commissie verantwoordelijk voor alle geschreven teksten binnen de club of zijn zij de personen die ervoor zorgen dat teksten op de platforms (website, sociales) komen? Is de kledingcommissie alleen verantwoordelijk voor bestellingen en beleid of ook voor uitgifte van nieuwe tenues aan de teams?

  Bespreek binnen je bestuur hoe jullie de taken en verantwoordelijkheden van de commissies voor je zien. 

• Commissie organisatie

  Heeft elke commissie een kartrekker en voldoende commissieleden? Weet iedereen wat de rol is in de commissie?

  Bespreek met je bestuur hoe de personele bezetting van de commissies is. Start eventueel een wervingscampagne op voor openstaande posities.

• Commissieavond

  Organiseer (bijvoorbeeld in het voorjaar) een commissieavond voor alle vrijwilligers. Geef hier als bestuur aan dat je de manier van werken met commissies wil toelichten en dat je voor het komende seizoen naar een jaarplan en budget per commissie wil toewerken. Maak er een leuke avond van met waardering voor het werk dat de commissies jou als bestuurder uit handen neemt. Een filmpje uit de Back2Basics collectie is altijd goed om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Vergeet vooral niet om elke commissie en de leden even voor te stellen aan de hele groep!

  Licht toe hoe je de commissies hebt gepositioneerd in het organigram, wie hun portefeuillehouder is en wat je in grote lijnen van een commissie verwacht. Hoe ziet de commissie dit zelf? Je kunt er ook voor kiezen om de diverse commissies op deze avond een aantal taken en verantwoordelijkheden te laten opstellen waarvan zij denken dat zij ervoor verantwoordelijk zijn. Vergelijk deze met wat het bestuur voor ogen heeft, waar zitten de overeenkomsten en verschillen? En welke afspraken maak je met elkaar hierover?

• Huiswerk

  Vraag elke commissie om binnen twee maanden een eigen jaarplan en budget op te stellen. Wat hebben zij voor de uitvoering hiervan nodig van het bestuur en van de andere commissies. Stuur ook op samenwerking en afstemming van de plannen. Als de kledingcommissie op zoek gaat naar een nieuwe kledingleverancier heeft dit gevolgen voor de werkzaamheden van de financiële commissie, sponsorcommissie en wellicht de PR commissie. Verzamel de plannen en budgetten en bepaal of het haalbaar is om het uit te voeren. Je kunt er ook voor kiezen nog een avond te organiseren om de plannen aan de hele groep te presenteren en ook als bestuur een gezamenlijke klap op de plannen te geven.

• PCDA

  Gedurende het seizoen is het van belang regelmatig een update op te vragen bij de commissies van de stand van zaken. De commissies hebben immers een mandaat gekregen van het bestuur om hun plan uit te gaan voeren en hebben zelf de regie daarop. Vanzelfsprekend houdt de portefeuillehouder contact met de commissie of het lukt en stimuleert of effent de wegen waar nodig is. De portefeuillehouder vanuit het bestuur kan periodiek een overleg inplannen met de commissie of je kunt in de bestuursvergadering een carrousel van commissies langs laten komen voor een update.

  Het principe van Plan – Do – Check – Act (PCDA, zie downloads) is een mooi systeem om deze commissiewerkwijze op te volgen. Dit is een methode waarmee je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie beter kunt maken om zo continu te verbeteren.

• Stimuleren

  Als bestuur is het vooral je taak om de commissies te stimuleren en te enthousiasmeren. Zij nemen immers je werk uit handen. Ook als een commissie soms een keuze maakt die je als bestuur graag anders had gezien, is het belangrijk om te weten waarom zij kiezen voor die optie. Als zij door het bestuur elke keer begrenst worden op dat wat zij doen, zullen ze snel de handdoek in de ring gooien en kun je het als bestuur alsnog zelf doen. Blijf dus in gesprek om de commissie te voeden met de visie van de club en luister naar hun oplossingen en accepteer dat die, binnen bepaalde mate, anders kunnen zijn dan de oplossingen van het bestuur. Autonomie en inzetten op het vergroten van het zelfoplossendvermogen zijn succesfactoren hierin.

  Je zult in de loop van het seizoen zien dat je bestuurstaken overzichtelijker worden doordat de commissies beter weten wat er van hen verwacht wordt. Je gaat dan echt (be)sturen!

Contact

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Ontvangt jouw vereniging ook met regelmaat aantrekkelijke aanbiedingen van diverse kledingleveranciers in de mailbox? En zie je door de bomen het bos niet meer? Als vereniging ontkom je er niet aan om eens in de zoveel jaar het contract met je kledingleverancier tegen het licht te houden. In dit artikel lees je een stappenplan om dit zorgvuldig aan te pakken.

• 1. Wie pakt het op?

  Het aangaan van een nieuw kledingcontract is een besluit waar de hele vereniging iets mee te maken heeft. Draagvlak is daarom belangrijk! Een selectiespeler heeft vaak een andere mening over de kleding dan de ouders van een pupil. De trainer draagt vaak andere kledingstukken en heeft weer andere eisen dan een speler. De penningmeester wil vooral weten wat de kleding kost. En de sponsorcommissie ook zijn eigen ideeën. Welk merk past bij de club en wat is er nog meer uit de deal te halen? En welke uitstraling zoek je?

  Stel daarom een commissie samen met meerdere belanghebbenden. Zo creëer je draagvlak en kom je tot een goede en breed gedragen keuze. Zorg ook dat in deze commissie een brede expertise is vertegenwoordigd. Mensen die bijvoorbeeld beschikken over commercieel inzicht, financiële kennis, kennis van de club of gevoel voor mode en design.

  Let op! De taak van de commissie is afgebakend in opdracht en in tijd. Hierdoor kun je wellicht die vader of moeder of speler die als inkoper werkt betrekken bij het proces en zo weer nieuwe vrijwilligers aantrekken.

• 2. Welk merk past bij jouw vereniging?

  Welk merk past bij jouw vereniging? Welke uitstraling wil je hebben en welke kwaliteit kun je ook betalen? Het gaat hier om clubidentiteit versus merkidentiteit. Kies als commissie een aantal merken – niet te veel en niet te weinig – en ga daarmee aan de slag. De eerder genoemde e-mails kunnen je inspireren, maar de ervaring leert ook dat je tijdens een inkoopproces nog meer e-mails krijgt van de slimme accountmanagers die hun werk goed doen en de clubs in de gaten houden waarvan contracten aflopen.

• 3. Clubkleuren en tenue

  Clubkleuren en tenues zijn belangrijk voor de herkenbaarheid en voor het clubgevoel; wij horen bij die vereniging! Leveranciers hebben hun eigen standaard kledinglijnen, die vaak bestaan uit basis kleuren en prints. Houd bij het kiezen van een nieuw merk dan ook rekening met het feit of ze jouw kleur of print wel aanbieden in hun assortiment.

  Het kan ook het moment zijn om als club te besluiten om te kiezen voor een uniek en eigen design, bijvoorbeeld vanwege een jubileum, een nieuwe koers, nieuwe uitstraling of fusie of jullie willen gewoon een shirt wat niemand anders heeft. Dan kun je kiezen voor een zogenaamd gesublimeerd tenue.

• 4. Ledenraadpleging

  Je kunt een ledenraadpleging doen met de vraag waar het nieuwe tenue aan moet voldoen. Mag je bijvoorbeeld afwijken van bestaande kleuren (check hiervoor evt. ook het huishoudelijk reglement en de statuten, en vergeet de nieuwe kleur niet aan te melden bij de bond)? Welke print of vorm is wel of niet gewenst? Kies je voor lange of korte mouwen? Een leuk idee hierbij is om een wedstrijd uit te schrijven voor het nieuwe design. Zeker jeugdige leden komen dan met mooie opties.

  Deel de resultaten van de uitvraag bij je leden zodat je open en transparant bent over de uitkomsten. Deel daarna ook de binnengekomen designs op dezelfde wijze en laat de leden hun voorkeur uitspreken. Samen met de ontwerpers van het gekozen kledingmerk ga je later dit design verder verfijnen naar hun technische en praktische mogelijkheden.

  Neem voor dit proces ruim de tijd. Je wil dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn/haar mening te geven en je wil tijd en ruimte bieden voor het creatieve proces van een uniek design.

• 5. Aanvraag offerte

  Om daadwerkelijk bij leveranciers een offerte op te vragen, bepaal je eerst wat je nodig hebt. Vragen die hierbij belangrijk zijn:

   

  • Hoeveel teams heeft jouw vereniging?
  • In welke leeftijdscategorieën spelen ze? En hoeveel spelers en trainers zijn er?
  • Wat draagt een speler of trainer graag?
  • Wat krijgen de selectiespelers en -trainers?
  • Wat doe je met kleding voor scheidsrechters, coaches en andere vrijwilligers?

   

  Maak hiervan een Excel-sheet waarin je een prijs per item opvraagt. Je wilt immers appels met appels vergelijken en niet met peren. Denk ook een eventuele ledengroei naar de toekomst.

  Stel vervolgens een aantrekkelijke pitch of openingsbrief op. Je zoekt immers naar een nieuwe partner voor de komende jaren die past bij jouw clubidentiteit, jouw normen en waarden en een partner die samen met jou de uitstraling van je club en zijn leden wil verbeteren. Vertel het verhaal van je club en vraag wat zij daarin kunnen betekenen! Geef hier ook aan of je van plan bent om een nieuw tenue te ontwerpen. Samen met het Excel-document kun je dit als offerte-uitvraag indienen bij de gekozen merken. Vergeet geen reactietermijn te benoemen. Zo kun je ook een tijdspad bepalen voor het vervolg.

• 6. Vergelijk prijs en kwaliteit

  Als de reactietermijn is verstreken kun je de offertes gaan vergelijken. Gebruik hiervoor weer het Excel-document. De verschillen zitten vaak in aantal contractjaren en sponsorbedragen per contract. Reken alles om naar een te vergelijken basis. Stel per leverancier puntsgewijs de voor- en nadelen op. Houd hierbij rekening met de uitgangspunten van de evaluatie. Voorbeelden hiervan:

   

  • Is de leverancier lokaal gevestigd of alleen online bereikbaar?
  • Zit er een retailer tussen?
  • Krijgen leden ook korting of geldt korting alleen bij bestellen via de vereniging?
  • Welke items worden er gesponsord, voor welke teams en wat kost het de club dan nog om de rest aan te schaffen?
  • Hoeveel jaar duurt het contract?
  • Wat zijn de bedrukkingskosten?

   

  Vaak kun je na deze vergelijking al twee leveranciers laten vallen. Met de overgebleven merken ga je verder in gesprek. Dit kan in een persoonlijk gesprek of eerst in een telefoongesprek. Je kijkt of er nog iets uit te halen is afhankelijk van wat jullie belangrijk vinden. Als je hier weer een voorstel op terugkrijgt, kun je overgaan op het vergelijken van de kwaliteit van de kleding. De meeste leveranciers sturen proefpakketten met verschillende kleding die gevoeld en gepast kan worden. Mocht er tussen twee merken financieel en praktisch weinig verschil zitten en de proefpakketten zijn ontvangen, organiseer dan een avond waar leden langs kunnen komen en de kleding kunnen voelen en passen en laat ze hun voorkeur uitspreken. In de kantine kun je zo laten zien waarmee je bezig bent. Het vergroot de betrokkenheid en voorkomt verrassingen op de algemene ledenvergadering (ALV).

• 7. Keuze

  Met de uitkomsten kun je een keuze maken voor een leverancier en het vervolgtraject bespreken. Het verder uitwerken van het design van het tenue komt hier weer aan bod. En er wordt een keuze gemaakt welke kledinglijn van de leverancier gekozen wordt en met welke kleur specificaties. De offerte wordt dan definitief gemaakt en de contracten worden opgesteld. Vergeet ook niet de ALV te informeren.

• 8. Afronding

  Tegelijkertijd gaat de kledingcommissie aan de slag met de maatinventarisatie, teamsponsoren en het plan om het omwisselen en uitreiken van de kleding soepel te organiseren.

  Als alles contractueel rond is, kan de bestelling gedaan worden en kan de productie worden opgestart. Houd er rekening mee dat gesublimeerde tenues vaak in andere landen in productie gaan. Daarom kan wel eens langer duren dan verwacht voordat je alle teams in nieuw tenue op de velden hebt staan.

  De lancering van het nieuwe tenue is een mooi persmoment, de PR-commissie kan een fotoshoot doen van de teams in nieuwe kleding en de nieuwe kledingleverancier goed bekend maken binnen de club door artikelen op de website en de socials. En het bestuur, die kan genieten van de mooie nieuwe en frisse uitstraling op de velden!

Contact

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Met ingang van het sportseizoen 2024/2025 moeten ook alle buitensportaccommodaties in Rotterdam volledig rookvrij moeten zijn.

Wat houdt een rookvrij sportterrein in?

• Dat de binnenruimten geheel rookvrij zijn.
• Het gehele buitenterrein rookvrij is: de entree en alle ruimte binnen de hekken of andere begrenzing van de sportvereniging zoals de velden, langs de lijn, het terras en de tribune.
• Een verbod op het gebruik van E-sigaretten en nieuwe tabaksproducten (zoals verhitte tabak).
• Dat er een structureel rookvrij-beleid is en dat voor iedereen geldt: leden, vrijwilligers, medewerkers én bezoekers.

Wat moet je als vereniging weten?

• Rotterdam Sportsupport biedt ondersteuning voor het rookvrij maken van jouw buitensportaccommodatie. Je kunt hierover contact opnemen met jouw gebiedsconsulent.
• Sportbedrijf Rotterdam zorgt ervoor dat met borden duidelijk wordt dat er niet gerookt mag worden op het terrein. Wil je deze borden ontvangen? Neem dan contact op met Joost Groen van Sportbedrijf Rotterdam via j.groen@sportbedrijfrotterdam.nl.

Download hier de brief die sportverenigingen vorig jaar van de gemeente Rotterdam hebben ontvangen over de rookvrije buitensportaccommodaties in Rotterdam.

Heeft jouw club vragen?

Neem dan contact met jouw gebiedsconsulent. Voor iedere sportvereniging hebben wij een direct aanspreekpunt. Weet je niet wie? Klik dan hier.
Heb je vragen voor het Sportbedrijf Rotterdam? Neem dan contact op via via info@sportbedrijfrotterdam.nl of bel naar 010 808 08 80.

Iedere vereniging staat te springen om extra handjes. Nieuwe vrijwilligers worden met open armen binnengehaald en ergens ingezet. Toch is het nuttig én verstandig om tijd te stoppen in het ontwikkelen van beleid voor het aannemen van nieuwe vrijwilligers. Zeker als de nieuwe vrijwilliger aan de slag wil gaan met jeugdleden of mensen met een beperking. Of een bestuurdersrol krijgt waarbij hij of zij mee denkt in de strategie, cultuur en structuur van de club. 

 
Wie haal je in huis? 

Nadenken over beleid kost tijd, maar waarom is het voor een vereniging toch nuttig om beleid te ontwikkelen voor de aanname van nieuwe vrijwilligers? Omdat het verstandig is te weten wie je in huis haalt. Dit is zeker het geval wanneer je als club een vrijwilliger aan de slag laat gaan met jeugdleden of mensen met een beperking.

Heeft de persoon bijvoorbeeld voldoende kennis en kunde om te werken met de betreffende doelgroep? Is hij/zij bereid de visie van de club te volgen op het gebied van een Veilig Sportklimaat? Is hij/zij ook bereid zich verder te ontwikkelen als dat nodig is? Heeft de beoogde vrijwilliger in het verleden iets gedaan waar je als vereniging niet mee geassocieerd wil worden? Kan hij/zij een risico vormen voor je leden?

Maar ook wat voor type persoon is de nieuwe vrijwilliger en past hij/zij qua aansturing, werkwijze en cultuur in het huidige team? Is er een klik in het team? Wat is zijn/haar kracht en hoe past dat in een team? Allemaal vragen die in het kennismakingsgesprek gesteld kunnen worden om een goed beeld te kunnen krijgen van de nieuwe vrijwilliger.  

Vier stappen voor een goed aannamebeleid 

Een aannamebeleid moet goed bij de vereniging passen, voor een kleinschalige familievereniging kan deze er heel anders uitzien dan een grote semiprofessionele sportclub. Daarom hieronder vier stappen voor een goed aannamebeleid:

1. Stel een functieprofiel op. Zo weet je precies welk type persoon je zoekt en welke vaardigheden hij/zij moet bezitten. Welke rol wil je dat de vrijwilliger vervult in het team? Voorkom dat je hier alleen opsomming van taken vermeld, maar dat je het vooral hebt over de kaders waarin de rol plaatsvindt en wat de bedoeling is van de rol.
2. Als je iemand op het oog hebt of er heeft iemand gereageerd op de vacature, voer dan een sollicitatie/kennismakingsgesprek. Houd dit informeel met een formeel randje. Maak uitgebreid kennis met de kandidaat, stel veel open vragen over waarom hij/zij zich kandidaat stelt voor de betreffende functie of leg uit waarom jij denkt dat de kandidaat geschikt zou zijn. Ga tijdens een gesprek op je (onderbuik)gevoel af, voer het gesprek bij voorkeur met twee personen. Als het wenselijk is, vraag je de kandidaat om een referentie van de vorige vrijwilligersorganisatie waar hij/zij actief is geweest. Bespreek duidelijk de wederzijdse verwachtingen.
3. Bespreek de omgangsregels van de vereniging en de gedragscode en laat deze ondertekenen wanneer jullie besluiten een samenwerking aan te gaan. Je kunt ook een vrijwilligersovereenkomst aangaan, zeker als je een vergoeding geeft voor de taken.
4. Vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan voor de potentiële vrijwilliger. Neem dit op in je aannamebeleid. Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is voor verenigingen gratis. Lees hier meer over de VOG.

Diverse voorbeelden van een handboek Vrijwilligersbeleid zijn online terug te vinden. Maak vooral een beleid wat bij jouw club past!

In gesprek blijven 

Ná de aanname blijf je in contact met de vrijwilliger. Voer evaluatiegesprekken met elkaar, vraag hoe het gaat en wat er eventueel beter kan. Zo blijf je op de hoogte van het functioneren van de vrijwilliger. Gebruik deze momenten ook om de vrijwilliger te bedanken voor zijn/haar inzet en om bij te sturen als dat nodig is. Stopt een samenwerking? Dan kan een exitgesprek beide partijen duidelijkheid geven. Je kunt leermomenten uit dit gesprek gebruiken om het vrijwilligersbeleid aan te scherpen.

In dit traject gaan we samen ontdekken wat de cultuur van de vereniging is, welke structuur hier bij past en hoe we dit vertalen naar een strategie. Waar wil je over 5 jaar staan met je club en wat is er voor nodig om daar te komen? Het traject richt zich op bestuurders en is bedoeld om richting te geven aan de koers van de vereniging voor zowel de bestaande als de nieuwe bestuurders. Het is niet de bedoeling dat het beleidsplan een dik boekwerk voor in de kast wordt. ‘Less is more’! Iedere vereniging is uniek en ook bij het maken van een beleidsplan staat dit centraal. 

Een adviseur van Rotterdam Sportsupport kan jouw vereniging begeleiden bij het opstellen en implementeren van een beleidsplan. 

Onderdelen van het beleidsplan: 

• SWOT- analyse 
• Startfoto  
• Droombijeenkomst 
• Identiteit en cultuur bepalen 
• Concrete en haalbare doelen stellen 
• Strategie bepalen