Iedere vereniging staat te springen om extra handjes. Nieuwe vrijwilligers worden met open armen binnengehaald en ergens ingezet. Toch is het nuttig én verstandig om tijd te stoppen in het ontwikkelen van beleid voor het aannemen van nieuwe vrijwilligers. Zeker als de nieuwe vrijwilliger aan de slag wil gaan met jeugdleden of mensen met een beperking. Of een bestuurdersrol krijgt waarbij hij of zij mee denkt in de strategie, cultuur en structuur van de club.
Wie haal je in huis?
Nadenken over beleid kost tijd, maar waarom is het voor een vereniging toch nuttig om beleid te ontwikkelen voor de aanname van nieuwe vrijwilligers? Omdat het verstandig is te weten wie je in huis haalt. Dit is zeker het geval wanneer je als club een vrijwilliger aan de slag laat gaan met jeugdleden of mensen met een beperking.
Heeft de persoon bijvoorbeeld voldoende kennis en kunde om te werken met de betreffende doelgroep? Is hij/zij bereid de visie van de club te volgen op het gebied van een Veilig Sportklimaat? Is hij/zij ook bereid zich verder te ontwikkelen als dat nodig is? Heeft de beoogde vrijwilliger in het verleden iets gedaan waar je als vereniging niet mee geassocieerd wil worden? Kan hij/zij een risico vormen voor je leden?
Maar ook wat voor type persoon is de nieuwe vrijwilliger en past hij/zij qua aansturing, werkwijze en cultuur in het huidige team? Is er een klik in het team? Wat is zijn/haar kracht en hoe past dat in een team? Allemaal vragen die in het kennismakingsgesprek gesteld kunnen worden om een goed beeld te kunnen krijgen van de nieuwe vrijwilliger.
Vier stappen voor een goed aannamebeleid
Een aannamebeleid moet goed bij de vereniging passen, voor een kleinschalige familievereniging kan deze er heel anders uitzien dan een grote semiprofessionele sportclub. Daarom hieronder vier stappen voor een goed aannamebeleid:
- Stel een functieprofiel op. Zo weet je precies welk type persoon je zoekt en welke vaardigheden hij/zij moet bezitten. Welke rol wil je dat de vrijwilliger vervult in het team? Voorkom dat je hier alleen opsomming van taken vermeld, maar dat je het vooral hebt over de kaders waarin de rol plaatsvindt en wat de bedoeling is van de rol.
- Als je iemand op het oog hebt of er heeft iemand gereageerd op de vacature, voer dan een sollicitatie/kennismakingsgesprek. Houd dit informeel met een formeel randje. Maak uitgebreid kennis met de kandidaat, stel veel open vragen over waarom hij/zij zich kandidaat stelt voor de betreffende functie of leg uit waarom jij denkt dat de kandidaat geschikt zou zijn. Ga tijdens een gesprek op je (onderbuik)gevoel af, voer het gesprek bij voorkeur met twee personen. Als het wenselijk is, vraag je de kandidaat om een referentie van de vorige vrijwilligersorganisatie waar hij/zij actief is geweest. Bespreek duidelijk de wederzijdse verwachtingen.
- Bespreek de omgangsregels van de vereniging en de gedragscode en laat deze ondertekenen wanneer jullie besluiten een samenwerking aan te gaan. Je kunt ook een vrijwilligersovereenkomst aangaan, zeker als je een vergoeding geeft voor de taken.
- Vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan voor de potentiële vrijwilliger. Neem dit op in je aannamebeleid. Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is voor verenigingen gratis. Lees hier meer over de VOG.
Diverse voorbeelden van een handboek Vrijwilligersbeleid zijn online terug te vinden. Maak vooral een beleid wat bij jouw club past!
In gesprek blijven
Ná de aanname blijf je in contact met de vrijwilliger. Voer evaluatiegesprekken met elkaar, vraag hoe het gaat en wat er eventueel beter kan. Zo blijf je op de hoogte van het functioneren van de vrijwilliger. Gebruik deze momenten ook om de vrijwilliger te bedanken voor zijn/haar inzet en om bij te sturen als dat nodig is. Stopt een samenwerking? Dan kan een exitgesprek beide partijen duidelijkheid geven. Je kunt leermomenten uit dit gesprek gebruiken om het vrijwilligersbeleid aan te scherpen.