Als penningmeester wil je grip houden op de financiële situatie van je sportvereniging. Voorafgaand aan het seizoen maak je (in samenwerking met de overige leden van het bestuur) een begroting zodat de verwachtingen voor inkomsten en uitgaven over het hele jaar voor iedereen duidelijk zijn.

We merken echter dat deze begroting (voorspelling) niet altijd volledig uitkomt. Het is daarom de taak van de penningmeester om snel te kunnen handelen als er afwijkingen zijn; je wilt immers altijd de rekeningen kunnen betalen. Naast een jaarbegroting adviseren wij daarom ook om een kasstroomoverzicht, of cashflow prognose, op te stellen. In dit document kies je een periode en geef je duidelijk aan wanneer welke inkomsten en uitgaven op de planning staan. Zo kan je als penningmeester snel schakelen bij achterblijvende inkomsten of als bepaalde uitgaven de pan uit rijzen. Ook kan je vooraf inzien of er altijd (genoeg) geld op de rekening staat en er zodoende geen negatieve resultaten zullen ontstaan.

Template

Maak je nog geen gebruik van een kasstroomoverzicht, maar zou je dat wel willen? Wij hebben een template gemaakt die je direct kunt gebruiken. Klik hier om het template te downloaden! Tip: schrijf zoveel mogelijk posten uit en gebruik zo min mogelijk posten als “overig”. Zo kan je snel handelen als bijvoorbeeld “sponsorinkomsten” achter blijven.

Vragen?

Neem dan contact op met Paul Baans, verenigingsconsulent financiën, via p.baans@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. Hij helpt je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Frank Vermeulen

Frank Vermeulen

verenigingsconsulent Veilig sportklimaat

Het opzetten en bijhouden van de financiële administratie is complexe en tijdrovende taak. De penningmeester speelt hierin een essentiële rol. Hoe beter deze administratie is opgezet, hoe eenvoudiger deze voor penningmeesters is bij te houden. Ook geeft het beter inzicht in de financiële situatie van jouw sportvereniging.

Afhankelijk van grootte kan een vereniging ervoor kiezen om de taken van de boekhouding te beleggen bij verschillende vrijwilligers. Op deze manier voorkom je dat de taken van de penningmeester te veel bij één persoon liggen en werk je efficiënter en effectiever. Bovendien is het veel leuker om samen te werken dan alleen. De penningmeester is verantwoordelijke voor de totale boekhouding, maar het betalen en inboeken van facturen kan bijvoorbeeld ook apart gedaan worden.

Handboek voor financiële administratie

Het handboek financiële administratie voor een sportvereniging gaat stapsgewijs in op het opzetten en bijhouden van de administratie. Download hier het handboek financiële administratie voor een sportvereniging.

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Gerda Wattamaleo

Gerda Wattamaleo

receptioniste

Het hoort bij het reilen en zeilen van een sportvereniging: het innen van contributies. De wijze waarop dit is geregeld is verschilt echter per vereniging. Sommige verenigingen kiezen voor één standaard tarief voor alle leden, terwijl andere verenigingen meerdere tarieven hebben voor verschillende doelgroepen. Dit noemen we de zogenaamde flexibele lidmaatschappen. Het is belangrijk dat je goed doorrekent welke kosten de contributie zouden moeten dekken, de zogenaamde basale kosten. Dit is om te voorkomen dat bij tegenvallende kantine- en/of sponsorinkomsten niet direct financiële problemen ontstaan.

Sommige verenigingen kiezen ervoor om de contributie jaarlijks te incasseren. Ook zijn er verenigingen die vriendelijk aan hun leden vragen of ze de contributie op tijd willen betalen (bijvoorbeeld in één, twee of meerdere termijnen). Er zijn dus verschillende mogelijkheden voor het innen van contributies. In dit artikel lees je meer over de verschillende mogelijkheden om contributies te innen.

Wil je meer weten of contributies of heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Gert-Jan Lammens

Gert-Jan Lammens

directeur

Vroeger (nog niet zo lang geleden) werden alle transacties op de vereniging met cash geld afgehandeld. Dit resulteerde vaak in een volle kassa, maar leverde ook veel financiële administratie op. Het geld moest handmatig geteld worden en daarnaast nog vervoerd en gestort worden bij de bank om vervolgens weer in de administratie worden verwerkt. Kortom: een tijdrovende klus!

Het gebruik van cashgeld brengt verschillende risico’s met zich mee. Het belangrijkste argument om geen cash geld op de club te hebben is de veiligheid van het barpersoneel (overal/diefstal). Daarnaast kan er (onbewust) met vals geld betaald worden of vergeten leden/bezoekers hun bonnetje te betalen.
In de afgelopen jaren heeft de technologie zich is razend tempo ontwikkelend en zijn er meerdere kassasystemen voor sportverenigingen op de markt gebracht. Zowel de hardware als de software zijn eenvoudig te installeren en bovendien goed te combineren met de bestaande boekhouding.

Hardware

De kassa en de betalingsapparaten moeten eenvoudig te gebruiken zijn, zeker als de vereniging werkt met bardiensten. Het kan dus zijn dat honderden verschillende personen met het systeem moeten werken. Er zijn verschillende kassa’s aan te schaffen, maar ook andere benodigde hardware, zoals pinapparaten en/of een bonprinter.

Software

Het kassasysteem kan tegenwoordig volledig worden ingericht naar wens van de vereniging. Zo kan voor de gebruiker de eigen menukaart worden ingebracht, maar ook diverse betalingsmogelijkheden (teambon, rekening splitsen, direct betalen, etc) kunnen worden aan- en uitgezet. Daarnaast kan de software ook data genereren die realtime en overal ter wereld inzichtelijk is (de penningmeester kan dus direct vanuit huis inzicht krijgen in de dag-, week-, maand- of maandomzet.

Benieuwd welke kassasystemen er beschikbaar zijn en welke het beste past bij jouw vereniging? Neem dan contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Miranda Monster

Miranda Monster

verenigingsconsulent Accommodatie

“Contributie innen is tijdrovend als je het zelf doet en kost geld als je dat uitbesteed.” Dit is een veel gehoorde uitspraak over contributie-inning, maar blijkt in veel gevallen een misvatting. Contributie factureren of zelfs aanmaningen versturen is niet de favoriete bezigheid van de ledenadministratie. Verenigingen accepteren daarom te vaak niet-betaalde lidmaatschappen, want de vereniging kan best overleven met 1% van de leden die om wat voor reden dan ook niet betalen.

Het gemiddelde van de niet-betalers ligt helaas hoger (gemiddeld tussen de 2% en 5%). De redenen hiervoor liggen uiteen. Soms is een verhuizing niet doorgegeven, is een lid langdurig ziek, geblesseerd of zelfs overleden en is de vereniging hier niet van op de hoogte. Om de contributie alsnog te ontvangen, moet je als vereniging meerdere malen nabellen, e-mailen, etc. Dit kan leiden tot irritatie tussen de ledenadministratie en het lid.

Professionele systemen

Gelukkig zijn er een aantal professionele systemen die kunnen ondersteunen in de werkzaamheden. Door het innen van de contributies te automatiseren bespaar je veel tijd, krijg je eerder je geld én maakt het de leden makkelijker om te betalen (bijvoorbeeld via een tikkie, automatische incasso of IDeal). De ondersteuning is in veelvoud aanwezig!

Wil je meer weten over het innen van contributie en de systemen die hiervoor beschikbaar zijn? Neem dan contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Emile van der Weg

Emile van der Weg

verenigingsconsulent Organisatie

Zoals toegelicht in het handboek basis boekhouding kun je als sportvereniging de boekhouding op diverse manieren inrichten. Het tijdperk van het klassieke bierviltje is echt wel voorbij. Er zijn tegenwoordig professionele boekhoudprogramma’s die jou helpen om efficiënter en beter te werken.

Het is in de meeste gevallen niet zo ingewikkeld als het vooraf lijkt. Gelukkig zijn de digitale ondersteuningsprogramma’s in veelvoud aanwezig. Het is belangrijk om als vereniging een wensenlijst te hebben waar deze ondersteuning aan moet voldoen. Op deze manier kan er gericht gezocht worden naar de best passende oplossing. Hierbij een aantal voorbeelden van financiële systemen:

Wil je weten welke mogelijkheden er nog meer zijn, welk systeem het beste past bij jouw vereniging of heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Miranda Monster

Miranda Monster

verenigingsconsulent Accommodatie

Veel sportverenigingen hebben hun financiële administratie al jaren op dezelfde manier geregeld.  In coronatijd is de financiële kwetsbaarheid van een sportvereniging (helaas) duidelijk geworden. Hoe belangrijk zijn de contributie inkomsten? Is de vereniging afhankelijk van inkomsten uit de kantine? Wordt er (voldoende) gereserveerd voor grote toekomstige uitgaven en maak je als vereniging gebruik van alle beschikbare regelingen? 

Met een kosteloze financiële APK maken we inzichtelijk hoe jouw vereniging er op dit moment financieel voor staat en waar de kansen/uitdagingen liggen. Wil je als vereniging een financiële APK of meer informatie hierover? Neem contact met op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Ineke Kalkman

Ineke Kalkman

projectleider Veilige sportverenigingen met sterke jeugdafdelingen

Meedoen met sport, maar is er thuis te weinig geld? Het Jeugdfonds Sport & Cultuur Rotterdam helpt! Het fonds betaalt de contributie/het lesgeld voor kinderen en jongeren van 0 t/m 17 jaar in Rotterdam, Hoogvliet, Hoek van Holland, Pernis en Rozenburg.

Ouders kunnen zelf geen aanvraag indienen, dit gaat via een intermediair. Bijvoorbeeld een leerkracht, maatschappelijk werker of buurtcoach. Het Jeugdfonds Sport & Cultuur betaalt de vergoeding rechtstreeks aan de sportclub of cultuurinstelling. Op de website van het fonds lees je meer over de werkwijze en hoe je een aanvraag kunt doen.  

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Carola Nagy

Carola Nagy

projectmanager Sport als middel / strategisch adviseur

Gesloten kantines, stilgelegde competities en afgelaste/aangepaste trainingen. De inkomsten blijven flink achter, terwijl veel uitgaven gewoon doorlopen. Hoe houd je als vereniging financieel het hoofd dan boven water in deze periode? Op dit moment zijn er verschillende maatregelen die je kunt treffen. In dit artikel hebben we de compensatieregelingen voor jou gebundeld.

Dit artikel is bijgewerkt op 20 september om 16.15 uur.

Het is voor de meeste verenigingen niet mogelijk om de TVL- en TASO-regeling te combineren. Houd er rekening mee dat de verschillende regelingen niet altijd gelijktijdig met elkaar kunnen worden aangevraagd.

Landelijke regelingen

  • Status: het loket voor de 6e aanvraagperiode (Q3 2021) is geopend van 26 juli tot en met 30 september 2021.

    Regeling in het kort
    Bedrijven, maar bijvoorbeeld ook sportclubs, kunnen een tegemoetkoming aanvragen voor de loonkosten die zij maken in juli, augustus en september. Voorwaarde daarbij is wel dat zij in dit kwartaal een omzetdaling van tenminste 20% hebben ten opzichte van 2019. De tegemoetkoming bedraagt maximaal 85% van de loonsom.

    Heeft jouw sportclub:

    • Personeel in dienst
    • In drie aaneengesloten maanden omzetverlies van ten minste 20% (voor de hele organisatie of concern)

    Dan komt jouw club mogelijk in aanmerking. Lees hier meer.

  • Status: geopend, doorlopende regeling.

    Regeling in het kort
    Voor sportclubs die in liquiditeitsproblemen komen bestaat er de mogelijkheid om via Stichting Waarborgfonds Sport (SWS) een borgstelling voor een noodkrediet aan te vragen. Met zo’n noodkrediet kan dan bijvoorbeeld de periode totdat een aangevraagde subsidie wordt uitgekeerd worden overbrugd. Maar het noodkrediet kan ook worden ingezet om de financiële schade veroorzaakt door het coronavirus op te vangen en te spreiden over de komende jaren.

    Heeft jouw sportclub:

    • Financiële schade door de coronacrisis?
    • Zou het helpen om deze schade uit te smeren over een langere periode?

    Dan komt jouw club mogelijk in aanmerking. Lees hier hoe je een borgstelling kunt aanvragen en wat de geldende voorwaarden zijn.

  • Status: het loket voor de TVL Q3 gaat open vanaf 31 augustus (08.00 uur) en sluit op 26 oktober (17.00 uur).

    Regeling in het kort
    Sportverenigingen kunnen vanaf 31 augustus de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL) Q3 2021 aanvragen. Het subsidiepercentage is verhoogd van 85% tot 100%. Sportverenigingen kunnen nu kiezen tussen twee referentieperioden: het derde kwartaal van 2019 of het derde kwartaal van 2020.

    Sportverenigingen kunnen een aanvraag doen bij een minimaal omzetverlies van 30% en minimaal € 1.500 vaste lasten per kwartaal (geen werkelijke vaste lasten). Het minimum subsidiebedrag is € 1.500. Meer informatie over de voorwaarden en aanvragen is te vinden via de website van RVO.

    Heeft jouw sportclub:

    • Minimaal €1.500 aan vaste lasten per kwartaal
    • In dezelfde periode tenminste 30% omzetverlies

    Dan komt jouw club mogelijk in aanmerking. Lees hier meer.

    Het combineren van TASO- en TVL-regeling is in de meeste gevallen niet toegestaan. Als vereniging heb je zelf de keuze om voor één van de twee regelingen te kiezen. Let op: de TASO-regeling heeft een budget van 29 miljoen en zal bij overschrijding naar rato worden verdeeld.

  • Status: het loket voor de TASO-Q2 is gesloten. Op dit moment hebben we nog geen zicht of er een nieuwe tranche komt. Het kabinet heeft inmiddels aangegeven dat per 1 oktober de meeste compensatieregelingen zullen worden stopgezet.

    Regeling in het kort

    Deze regeling is bedoeld voor een tegemoetkoming in de vaste lasten van sportclubs die niet in aanmerking komen voor de TVL en/of loonkosten niet via de NOW gecompenseerd hebben gekregen. De TASO-regeling is bedoeld voor amateursport-organisaties die ten minste 10% omzetverlies hebben gehad in het eerste kwartaal van 2021 (1 april t/m 30 juni) en financiële schade hebben geleden van ten minste € 1.000. Bij de bepaling van de tegemoetkoming wordt onder meer gekeken naar de vaste lasten voor de accommodatie in eigen bezit of beheer, bondsafdrachten, niet gecompenseerde personeelslasten en het kantineresultaat. De tegemoetkoming bedraagt maximaal €24.000. Voor de regeling is €40 miljoen beschikbaar.

    Meer informatie is te vinden op de website van DUS-I.

    Het combineren van TASO- en TVL-regeling is niet toegestaan. Als vereniging heb je zelf de keuze om voor één van de twee regelingen te kiezen. Let op: de TASO-regeling heeft een budget van 29 miljoen en zal bij overschrijding naar rato worden verdeeld.

  • Status: De tweede tranche van 2021 is gesloten. Op dit moment hebben we geen zicht of er een derde tranche komt. Het kabinet heeft inmiddels aangegeven dat per 1 oktober de meeste compensatieregelingen zullen worden stopgezet.

    Regeling in het kort
    Deze regeling is bedoeld voor de verhuurders van sportaccommodaties die (een deel van) de huursom in de periode van 1 april tot en met 30 juni 2021 hebben kwijtgescholden aan amateursportorganisaties. Er is €50 miljoen beschikbaar voor deze regeling. Informatie over de regeling is te vinden op de website van DUS-I. Permante huurders krijgen maximaal 75% van de huursom vergoed. Gebruiksgebonden verhuurders (uurhuurders) krijgen de volledige huursom vergoed.

Voor de bovenstaande regelingen hebben we gebruikt gemaakt van de informatie van de website van NOC*NSF en Rijksoverheid. Het combineren van TASO- en TVL-regeling is voor veel verenigingen niet mogelijk. Als vereniging heb je zelf de keuze om voor één van de twee regelingen te kiezen. Let op: de TASO-regeling heeft een budget van 40 miljoen en zal bij overschrijding naar rato worden verdeeld.

Lokale regeling

  • Status: geopend, doorlopende regeling.

    Heeft jouw vereniging voldoende zicht op hoe het tijdens de coronacrisis financieel gaat, zowel op korte als op lange termijn? Wil je als bestuur kunnen sturen in deze moeilijke periode en weten van welke compensatiemaatregelen, fondsen en subsidies je mogelijk gebruik kunt maken? Vraag dan nu de (gratis) financiële APK voor verenigingen aan!

    Verenigingsconsulent financiën Paul Baans van Rotterdam bekijkt de financiële situatie van jouw club. Het doel van de scan is om jouw bestuur te spiegelen, dan wel te voorzien van inzichten waarmee je nog beter een koers kunt kiezen om de crisis door of uit te komen. De verenigingsconsulent financiën van kijkt samen met de penningmeester de begroting en exploitatie bekijken. Als uit de scan blijkt dat jouw vereniging door bijvoorbeeld fondsen en subsidiemogelijkheden per direct de financiële uitgangspositie kan verbeteren, dan helpen we daar graag mee. Interesse? Stuur dan een mailtje naar p.baans@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315.

    Daarnaast is in Rotterdam een steunfonds vitale verenigingen van ruim €260.000 beschikbaar gesteld voor verenigingen die door de coronacrisis dreigen om te vallen. Rotterdam Sportsupport heeft een stappenplan ontwikkeld om te bepalen of de financiële situatie van een sportvereniging daadwerkelijk acuut is en de club in aanmerking komt voor het steunfonds. Wanneer er voor de coronacrisis sprake was van een gezonde financiële huishouding en indien andere tegemoetkomingen, kwijtscheldingen en creatieve oplossingen niet voldoende zijn, kan een vereniging aanspraak maken op het fonds. Lees hier meer.

Andere mogelijkheden

Naast deze landelijke regelingen zijn er acties die je als vereniging zelf kunt uitvoeren om de uitgaven (tijdelijk) te stoppen of uit te stellen.

  • Verenigingen die een lening hebben bij de ABN AMRO, ING, Rabobank, de Volksbank of Triodos Bank kunnen tijdelijk een deel van de betalingen bevriezen. Het aanbod verschilt per bank. Bij de meeste banken gaat het om een uitstel van 3-6 maanden van de aflossing (dus niet de rente) op een lening tot 2,5 miljoen euro. De lening wordt dan met 3-6 verlengd. Dit betekent dat je vereniging niet over 3-6 de achterstand in één keer hoeft af te lossen, maar wordt de lening wel volledig afgelost. Voor meer informatie over de mogelijkheden adviseren wij om contact op te nemen met de betreffende bank.

  • Als vereniging steun je vaak op het vele werk dat de vrijwilligers verzetten. Sommige verenigingen maken gebruik van de vrijwilligersvergoeding om zo de vrijwilligers te bedanken/stimuleren. Een vrijwilligersvergoeding kan alleen worden toegekend als er daadwerkelijk werkzaamheden op vrijwillige basis zijn verricht. Het is een gunst en geen recht. Als vrijwilligers op dit moment geen werkzaamheden doen, mag de vrijwilliger dus niet worden doorbetaald.

  • Ook de belastingdienst denkt in deze tijden mee. Zo heeft deze instantie een aantal regelingen in het leven geroepen. De belangrijkste is ‘bijzonder uitstel van betaling’. Dit kan voor alle aanslagen inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting (btw) en loonheffingen. Klik hier voor alle belastingmaatregelen en hoe je als vereniging een aanvraag kunt indienen.



Mochten er nog meer maatregelen bekend worden, verstrekken wij hier uiteraard snel meer informatie over. Houd onze website, nieuwsbrief en social media-kanalen in de gaten. Meer weten over financiën? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Paul Baans via p.baans@rotterdamsportsupport.nl.

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Shanna Levenswaard

Shanna Levenswaard

projectcoördinator