Een website, sociale mediakanalen en/of flyers. Met verschillende middelen probeert elke sportvereniging haar sportaanbod- en activiteiten onder de aandacht te brengen. Wil je dat goed doen, dan is het onderhoud ervan essentieel. Met deze checklist kom je een heel eind.

1. Basisinformatie checken

Lees zowel op de website als op je sociale media kanalen alle informatie en pagina’s eens door. Grote kans dat je er achterhaalde informatie uit haalt. En je doet vaak nieuwe inspiratie op.

  • • Zijn alle contactgegevens correct (namen, (mail)adressen, telefoonnummers)?
    • Zijn de ‘bio’s’ en ‘over ons’ zowel op de website als op de socials actueel, kloppend en op elk kanaal hetzelfde?
    • Klopt de informatie over sponsors nog?
    • Zijn de trainingstijden, wedstrijdschema’s en informatie over lid worden actueel, correct en volledig?
    • Kloppen de doorlinks naar je socials en andere websites waarnaar je verwijst? Loop alle linkjes eens na.

  • TIP VOOR DE WEBSITE: schrap lege of onvolledige pagina’s of bundel ze indien mogelijk. Bijvoorbeeld: meld je een hele lijst met commissies en haar leden, maar heb je deze niet compleet, bundel ze dan tot één contactpersoon per commissie. Heb je een pagina over sponsoring met allerlei subpagina’s maar geen sponsors? Breng de relevante informatie hierover dan onder bij een andere pagina.

2. Kanalen filteren

Heb je meerdere clubkanalen? En heeft elk team op de club inmiddels een eigen kanaal op social media? Zet ze allemaal eens op een rijtje, bekijk ze kritisch en ga er met de bezem doorheen.

  • • Welke kanalen zijn nog actief en/of waardevol en wil je behouden? Schrap de rest. Om te bepalen of je een kanaal nog nuttig vindt, kijk dan naar:
     Aantal volgers
     Aantal likes, reacties en bereik
     Het aantal en soort berichten (passen ze nog bij het dna van de club?)
     Wordt er actief gereageerd op reacties (hiermee creëer je een community)

    • Kloppen de aangewezen beheerders van elk kanaal nog?

    • Hebben alle kanalen een goede vindbare naam en URL?

    • Is bij alle kanalen de algemene informatie hetzelfde? Daarmee creëer je één lijn in je communicatie.

  • Heb je een overzicht van alle actieve kanalen? Zet ze dan ook op de website, met een link ernaar toe. Vermeld er duidelijk bij wat je op welk kanaal vindt, zodat je de juiste doelgroep trekt.

3. Checken van logo’s en foto’s

Elke club maakt gebruik van logo’s en foto’s in de communicatiemiddelen. Het zijn de ‘eyecatchers’ op je website of social media. Vaak trek je daar de aandacht van de bezoeker mee. Het kan dan ook geen kwaad om deze eens tegen het licht de houden.

  • • Zet alle logo’s op een rijtje:
     Staan er geen oude sponsors of partners tussen?
     Staan er geen logo’s tussen die inmiddels zijn vernieuwd?
     Als je op de logo’s klikt, kom je dan op de goede webpagina?
     Zijn de logo’s van goede kwaliteit? Als ze korrelig zijn, vraag of zoek dan een nieuwe.

    • Welke foto’s zijn aan vervanging toe? Houd daarbij rekening met:
     Is de foto actueel? Niet ouder dan vier jaar en huidige leden/activiteiten/sportcomplex in beeld
     Heb je rekening gehouden met de AVG-wetgeving: hebben geportretteerden toestemming gegeven om in beeld te komen?
     Passen de foto’s bij het imago van de club? Stralen ze voldoende energie uit?
     Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: bij een artikel over drukte tijdens een evenement, past geen foto van een lege sporthal

    • Is er genoeg afwisseling in het beeldmateriaal? Als je bij elke post dezelfde foto plaatst, verlies je de interesse van de bezoeker.

    • Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: Bij een tekst over jeugdleden, plaats je geen foto van 65-plussers.

    • Geef aandacht aan de omslag- en profielfoto’s van je kanalen. Deze vormen de etalage van je kanaal. Op deze site vind je de actuele afmetingen voor foto’s op verschillende social media platformen.

  • Veel sportverenigingen hebben nog een oud logo van het Jeugdsportfonds op de website staan. Dit fonds is in 2019 overgegaan in Jeugdfonds Sport en Cultuur Rotterdam. Bij hen kun je het nieuwe logo opvragen.

4. Inspiratie opdoen

Wil je nieuwe ideeën opdoen voor je clubcommunicatie? Laat je inspireren door rond te kijken op internet en sociale media. Kijk hoe andere partijen hier invulling aan geven of raadpleeg handige sites en handouts.

  • • Op onze ‘Support’-pagina op de website vind je een aantal artikelen dat je helpt bij clubcommunicatie, bijvoorbeeld welke digitale tools je kunt gebruiken.

    • Het handboek communicatie voor sportverenigingen helpt je bij clubcommunicatie. Wist je dat we er voor elke vereniging één beschikbaar hebben?

    • Op Instagram besteedden wij in één van onze themaweken aandacht aan clubcommunicatie. Op ons account kun je deze hele story terugkijken.

    • Kijk ook eens naar hoe andere sportverenigingen hun website en social media kanalen inzetten. Gegarandeerd haal je daar inspiratie op voor je eigen club.

  • Denk eens na over een aantal thema’s dat je op de socials kunt uitlichten. En net zo belangrijk: bereid ze alvast voor, zodat je dat lijstje kunt gebruiken in periodes dat er minder content is.

    Voorbeelden:
    • Een Q&A met een trainer,
    • Throwback Thursday met foto’s
    • Dilemma Dinsdag
    • Stel een makkelijke vraag aan je leden (wat is jouw favoriete positie? Is dit waar of niet waar?)
    • Gebruik inhakers (actualiteit, feestdagen, dierendag, moederdag, vrijwilligersdag etc)
    • Laat leden zinnen afmaken of clubgenoten taggen
    • Geef emoji’s een andere betekenis (Leg een stelling voor met daarbij 👍= …. ❤️=… 😃=… en laat de leden op deze manier reageren in de comments)

Het kan zijn dat bovenstaande tips je nog niet genoeg op weg helpen. Heb je als sportvereniging vragen over je clubcommunicatie of heb je ondersteuning nodig op communicatie? Neem dan contact met ons op.

Regelmatig organiseert Rotterdam Sportsupport werksessies communicatie. Tijdens deze interactieve sessie word je door een adviseur op weg geholpen met jouw communicatie-uitdaging. Houd de agenda in de gaten voor deze bijeenkomsten of meld je aan voor de WhatsApp-dienst om op de hoogte te blijven van alle scholingen, bijeenkomsten en workshops van Rotterdam Sportsupport.

Wil je bovenstaande checklist liever downloaden? Klik dan op deze link.

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Marco van de Geer

Marco van de Geer

pedagogisch adviseur

Een open dag, vriendjes- en vriendinnetjestraining of een wijkactiviteit; het zijn allemaal momenten waarop je graag mensen van buiten de vereniging bereikt. In veel gevallen kan een flyer bijdragen het werven van deelnemers. Waar moet een goede flyer aan voldoen en welke informatie kun je beter weglaten? Communicatieadviseur Floor Vierboom geeft je graag een paar tips.  

Welke informatie moet er zeker op een flyer? 

  • Enthousiasmerende tekst over de activiteit en sprekende fotografie. 
    Houd teksten beknopt en verwijs voor uitgebreide informatie naar de website. Zorg dat deze informatie op de site goed vindbaar is en plaats geen lange link op de flyer. 
  • Call to action 
    Maak duidelijk wat je wilt dat de ontvanger van de flyer doet. Wil je dat hij/zij zich aanmeldt? Wil je dat hij/zij langskomt op het evenement? 
  • Doelgroep 
    Leg uit of laat zien voor welke doelgroep de activiteit interessant is. Is de activiteit bijvoorbeeld gericht op kinderen, ouders of senioren? 
  • Praktische informatie 
    Datum, tijd en plaats van de activiteit 
  • Contactinformatie 
    Plaats in elk geval een e-mailadres en het liefst ook een mobiel telefoonnummer. 
  • Logo 
    Plaats het logo van de vereniging. Hiermee is het voor de lezer meteen duidelijk is wie de afzender is. 

Indien van toepassing: 

  • Logo’s van partners: 
    Plaats op bescheiden wijze de logo’s van sponsoren en/of andere partijen waarmee je samenwerkt. 
  • Kosten 
    Vermeld het als er kosten aan de activiteit verbonden zijn. 

Wat hoeft er niet op een flyer? 

  • Informatie die niet direct aan de activiteit gerelateerd is (bijv. de historie van de club) 
  • Informatie waar je eenvoudig naar kunt verwijzen en die niet essentieel is voor het bezoeken van de activiteit. Plaats bijvoorbeeld een zin: Kijk voor meer informatie over lid worden op:  websitevandeclub.nl
  • Bekijk kritisch de eerste opzet van je flyer of vraag een ander dit te doen; staat er informatie op de flyer die de ontvanger niet direct nodig heeft? Je kunt deze informatie beter weglaten. 

Vormgeving 

  • Gebruik de huisstijl van de vereniging (logo, kleuren, lettertypen), dit zorgt voor herkenning bij de ontvanger van de flyer. 
  • Houd de flyer rustig en prettig leesbaar.                    

Realiseer je dat het lastig is om met één uiting iedereen te bereiken. Zo is het lastig om bijvoorbeeld zowel vierjarigen als zestienjarigen of zowel jongens als meiden te interesseren voor voetbal met één standaardfolder. Bij elke doelgroep en elk beweeg- of sportaanbod hoort specifieke communicatie. 

Verspreiding 

Bedenk voordat je de flyer gaat ontwerpen al hoe je hem wilt gaan verspreiden. Wie gaat de flyer verspreiden? Op welke locaties wil je de flyer achterlaten? Is de flyer gericht op ouders of op kinderen? Deze antwoorden bepalen óf een flyer het juiste middel is en welke informatie voor de ontvanger relevant is. 

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Frank Vermeulen

Frank Vermeulen

verenigingsconsulent Veilig sportklimaat

Wil je in het nieuws komen met jouw vereniging? Stuur je persbericht naar de media bij jou in de buurt. De redacties van de (lokale) media bepalen vervolgens óf en hóe het artikel geplaatst wordt. Onze ervaring is dat een meerderheid van de verenigingsberichten wordt geplaatst. 

Zichtbaar in het nieuws 

Een persbericht zorgt ervoor dat je genoeg aandacht krijgt in de media voor jouw vereniging. Als je bijvoorbeeld een evenement organiseert of een belangrijke mijlpaal hebt behaald, is het waardevol om dit te delen met de pers. Je vergroot hiermee namelijk de zichtbaarheid van jouw vereniging.  

7 tips voor een goed persbericht 

  • Geef het persbericht een (korte) titel 
  • Schrijf de belangrijkste zaken in de inleiding (drie tot vier zinnen) 
  • Stuur een foto mee (minimaal 1MB) 
  • Gebruik korte zinnen 
  • Vermijd moeilijke termen en ‘vakjargon’ 
  • Gebruik alinea’s en tussenkopjes 
  • Controleer op spelling en grammatica 

Verzenden naar de media 

De 7 tips zorgen ervoor dat je persbericht volledig en relevant is. Maar de tweede stap is ervoor zorgen dat de media jouw bericht oppakt. Dit doe je door jouw persbericht goed in te leiden in de mail. In de inleiding geef je de relevantie van het bericht aan. Ben vriendelijk en niet kortaf tegen de redactie. Een mail van één regel met het bericht bijgevoegd in de bijlage, zonder enthousiasme, gooit de redactie vaak direct in de prullenbak.  

Wil je jouw persbericht verspreiden naar de lokale media en heb je daarbij hulp nodig? Stuur een e-mail met jouw vraag naar info@rotterdamsportsupport.nl. Wij helpen je graag verder! 

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Kim Santbulte

Kim Santbulte

projectleider Rotterdam Sport op Maat

Het geheim van een goedlopend evenement? Een draaiboek! Hierin staat onder andere beschreven wie waar op welk moment moet zijn en welke materialen er nodig zijn. Met het draaiboek en de checklist vergeet je geen zaken te regelen.   

Inhoud van de checklist  

Voordat je een draaiboek opstelt, is het raadzaam om eerst de checklist in te vullen. De checklist bevat actiepunten die voorafgaand, tijdens en na een evenement uitgevoerd moeten worden. Daarnaast vind je hier ook meer informatie over het verzekeren van vrijwilligers. 

De volgende onderdelen staan in de checklist:   

  • Alle acties die voor, tijdens of na een evenement moeten gebeuren;  
  • Taakverdeling en het vastleggen van de verantwoordelijkheden;  
  • Vergeet nooit meer belangrijke zaken als: EHBO, toegankelijkheid voor mindervaliden en de bewegwijzering;  
  • Praktische informatie zoals het aanmaken van aanmeldformulieren en handige websites;  
  • Tips voor de nazorg: versturen van een persbericht, terugblik op de website en social media-kanalen.  

Inhoud van het draaiboek  

Iedereen die een rol heeft tijdens het evenement ontvangt vooraf het draaiboek. In het draaibroek beschrijf je de volgende punten:   

  • Algemene omschrijving evenement en contactgegevens van betrokkenen; 
  • Acties in aanloop naar het evenement; 
  • Een overzicht van materialen die je nodig hebt tijdens het evenement; 
  • Alle acties na het evenement om tot een goede afronding te komen.  

Opbouw en afbouw  

Voor grotere evenementen is een apart draaiboek voor de opbouw en afbouw van het evenement een aanrader. Zo heb je drie compacte draaiboeken in plaats van één uitgebreide en behoud je het overzicht. Het draaiboek voor het evenement is gedetailleerder dan die voor de op- en afbouw.   

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Sonny Noordermeer

Sonny Noordermeer

projectleider Schoolsportvereniging