Van een handjevol vrijwilligers tot wel dertig paar helpende handen. ASV-Advendo kreeg het voor elkaar. Hoe? Lees verder.

‘Ik vind het geweldig om actief te zijn voor onze turnvereniging, maar er liggen té veel taken op mijn bordje. We hebben onvoldoende vrijwilligers. Daardoor moet ik als trainer bijvoorbeeld ook bestuurlijke taken uitvoeren en heb ik geen tijd om trainers op te leiden, activiteiten te organiseren en mails te beantwoorden van potentiële leden. De club kan nu niet groeien, terwijl er een lange wachtlijst is.’

Dat vertelde Anja van Roon eerder dit jaar aan combinatiefunctionaris Turnen Sonja van der Zee van Rotterdam Sportsupport. De trainer van ASV-Advendo en Van der Zee nemen vier keer per jaar de stand van zaken bij de vereniging door. Gaat alles goed? Zijn er problemen? Op welk vlak is advies of ondersteuning gewenst?

Succesvolle ouderavonden
Van der Zee: ‘Gebiedscoördinator Mark Tissink en ik hebben Anja verzocht een lijst te maken van alle taken die bij de vereniging moeten worden verricht. Wat kon en wilde Anja blijven doen en wat zou door anderen moeten worden verricht? Daarna hebben we de lijst een mooie lay-out gegeven en die in oktober gepresenteerd tijdens twee avonden voor ouders van jeugdleden. De eerste was op de hoofdlocatie in Rotterdam-Schiebroek, waar de vereniging deel uitmaakt van SSV Schiebroek. De tweede avond werd georganiseerd in Rotterdam-Zuid. Daar is de club verbonden aan de Schoolsportverenigingen Afrikaanderwijk en Katendrecht. De bijeenkomsten konden succesvol worden genoemd.’

Deelgenoot probleem
De medewerkers van Rotterdam Sportsupport vertelden over wat een sportvereniging is en wat erbij komt kijken om die draaiend te houden. Van Roon maakte de aanwezigen deelgenoot van haar probleem: ‘Ik heb een grote passie voor sport en voor de club, maar mijn bordje is te vol en ik heb hulp nodig, want ik weet niet hoelang ik het anders nog volhoud’.

Van der Zee: ‘De reacties waren enthousiast. De ouders hadden zich geen moment gerealiseerd dat er een probleem was. Maar nu ze ervan wisten, begonnen ze op de lijst direct taken aan te vinken die ze wilden uitvoeren. Voorbeelden? Groepjes leden in de zaal begeleiden tijdens wedstrijden, de administratie voeren die gepaard gaat met het Jeugdsportfonds Rotterdam en in de drukke decembermaand helpen met presentjes kopen.’

Laatste gaatjes gedicht
Kort na de twee avonden stuurde Rotterdam Sportsupport een mail naar de ouders die de bijeenkomsten hadden bezocht en degenen die welwillendheid hadden getoond, maar verhinderd waren geweest. Daarin lazen de vaders en moeders achter welke taken inmiddels een naam was genoteerd en welke nog niet werden vervuld. Een aantal ouders dichtte vervolgens de laatste gaatjes.

Van der Zee: ‘Plusminus dertig ouders van jeugdleden pakken straks gezamenlijk twintig taken op. Er zal een overgangsperiode zijn en sommigen zullen moeten worden ingewerkt, maar vanaf de zomer van 2017 zijn de werkzaamheden naar verwachting veel beter verdeeld.’

Vraag om hulp
De boodschap van Van der Zee aan verenigingen? ‘Er zijn altijd ouders met de bereidheid op te staan voor de club, maar je moet wel goed duidelijk maken dát je hulp nodig hebt en wát je nodig hebt. Verder speelde haar goede relatie met de ouders in Anja’s voordeel. Zij heeft veel krediet. Anja laat de ouders meekijken tijdens de training, maakt na afloop een praatje maken iedereen en denkt creatief mee als het even lastig is de contributie te voldoen.’

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Ineke Kalkman

Ineke Kalkman

projectleider Veilige sportverenigingen met sterke jeugdafdelingen