Van smalle bestuurlijke basis tot een breed draagvlak van vrijwilligers. LTV DOSH kreeg het voor elkaar met hulp van Rotterdam Sportsupport.
‘Een jaar geleden was het bestuur voor bijna alles binnen de club verantwoordelijk en moesten wij dus heel veel ballen in de lucht houden. Nu hebben anderen een flink aantal ballen overgenomen.’ Dat zegt Yvonne Kanselaar, voormalig bestuurslid van tennisvereniging DOSH.
Te veel op de schouders
Enigszins verborgen achter huizenblokken is aan de Mathenesserlaan de club te vinden. Midden in de stad strekken zich opeens drie banen uit. De club telt 180 leden. Kanselaar: ‘Tijdens een van onze reguliere overleggen met Rotterdam Sportsupport vertelden we vorig jaar dat een te klein aantal mensen te veel verenigingswerkzaamheden op de schouders had.’
Kanselaar was op dat moment penningmeester. Samen met een voorzitter en algemeen lid vormde ze het driekoppige bestuur. ‘Vrijwel alle taken lagen bij ons. Daarom wilden we meer vrijwilligers hebben. We hadden ook de ambitie minder ad hoc te werk te gaan. Het kwam bijvoorbeeld voor dat een clubtoernooi was gepland en dat vanwege drukte pas op het laatste moment een verenigingslid werd benaderd om dit te organiseren. Soms lukte het niet een vrijwilliger te vinden en deed het bestuur het uiteindelijk zelf. Of we kwamen weer bij iemand uit die al veel deed voor de club, zodat we ons een beetje bezwaard voelden.’
Meedenkende leden
Liana Landman van Rotterdam Sportsupport adviseerde het bestuur een bijeenkomst te organiseren voor leden van wie werd vermoed dat ze uit het juiste vrijwilligershout waren gesneden. Kanselaar: ‘Vrijwel iedereen die we hadden uitgenodigd, was die avond van de partij. Onder deze negen deelnemers zaten ook jeugdleden van zestien of zeventien jaar. De hoofdvraag tijdens de bijeenkomst was: kunnen jullie met ons meedenken over de toekomst van de club? Dat is gedaan in twee groepen. De ene keek naar de organisatievorm van de vereniging, de tweede richtte zich op communicatie.’
Commissies
Tijdens de drie daaropvolgende bijeenkomsten, alle begeleid door Landman, kregen de plannen steeds duidelijker contouren. Kanselaar: ‘We kwamen tot de conclusie dat de vereniging niet alleen een bestuur nodig had, maar ook commissies die met specifieke onderwerpen aan de slag gaan. Denk aan activiteiten, financiën en communicatie. Als een commissie zich verantwoordelijk voelt voor een thema, zoals een toernooi, zal ook tijdig worden begonnen met de voorbereiding.’
Positief
De deelnemers aan de bijeenkomsten stelden de werkzaamheden en benodigde functies vast. ‘Die hebben we gepresenteerd tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst van de vereniging en bij de algemene ledenvergadering’, zegt Kanselaar. ‘Wie zou deze taak kunnen uitvoeren? En wie voelt ervoor een rol te spelen in die commissie? We hebben ook leden telefonisch gepolst. De resultaten zijn heel positief. Veel leden hebben toegezegd een rol te gaan bekleden en veel taken zijn inmiddels verdeeld. Op deze manier zijn ook een nieuwe penningmeester en secretaris voor het bestuur gevonden. Doordat sommige taken in kleinere stukjes zijn verdeeld, zijn er meer mensen enthousiast geraakt en willen ze met elkaar de schouders onder de vereniging zetten. Aan het eind van het tennisseizoen, in het najaar, moet alles functioneren volgens het nieuwe organogram.’
Meer activiteiten
Ze vervolgt: ‘Een gevolg van de vernieuwing is dat we nu méér activiteiten kunnen organiseren. Verder is er een grotere betrokkenheid van de leden en gaat de communicatie over evenementen vlotter en moderner verlopen, bijvoorbeeld via sociale media.’
Rotterdam Sportsupport ondersteunt verenigingen door middel van adviseurs en gebiedscoördinatoren. Ook geïnteresseerd in begeleiding van een adviseur bij jouw vereniging? Neem contact op met jouw accounthouder en bespreek de mogelijkheden. Of klik hier.