Overweegt jouw vereniging een fusie? De voorbereiding en uitvoering daarvan zijn geen alledaagse processen. Rotterdam Sportsupport ondersteunt. Dat ondervonden ook de handboogschietverenigingen RIS’98 en HBSV De Romeinen. In de zomer smolten ze samen tot ARC Rotterdam. Vijf tips waarmee de clubs hun voordeel deden en waarbij ook andere verenigingen baat kunnen hebben.

Tip 1: sterker met de buren
De ene vereniging had een prachtige binnen-locatie, maar telde eigenlijk te weinig leden om hier optimaal gebruik van te maken. Bovendien was er ook grote behoefte aan sporten in de buitenlucht. De andere club beschikte juist over mooie buitenbanen, maar zag haar kantine – letterlijk – langzaam wegzakken in het veen. Wat was er dus logischer dan een samensmelting van RIS’98 en HBSV De Romeinen? De handboogschietverenigingen waren nota bene op twee kilometer van elkaar gevestigd in Hillegersberg-Schiebroek. De les: als buren de handen ineen slaan en elkaar niet zien als concurrent, kan dat een sterkere vereniging opleveren.

Het resultaat van de fusie-inspanningen mag er dan ook zijn: sinds juni 2015 heeft de stad in ARC Rotterdam een grote, aantrekkelijke en veelzijdige handboogschietvereniging. ARC is niet alleen de afkorting van Archery Rotterdam Club, maar ook een knipoog naar het Franse woord voor ‘boog’. De ongeveer 140 leden kunnen binnen en buiten sporten. Het ongemak van de wegzakkende accommodatie is verdwenen, want het buitenveld dat de handboogvereniging huurt, wordt gedeeld met de VRAS (Vereniging Randstad Agility Sport), die hier trainingen en wedstrijden heeft. Bij thuiswedstrijden van ARC gebruikt de handboogschietvereniging de accommodatie van de VRAS, waarvan het buitenveld ligt aan de Weegbreestraat.

Tip 2: schakel experts in
Op verzoek van de twee verenigingen bracht verenigingsadviseur Liana Landman van Rotterdam Sportsupport haar juridische expertise in. Zij vertelt: ‘De vorige poging was onder meer gestrand, omdat binnen de stichting die de hal beheerde en waarvan RIS’98 de hal huurde, weerstand bestond tegen de fusie. Ik heb achterhaald dat vereniging en stichting weliswaar met elkaar waren verbonden, maar dat de stichting minder invloed had dan altijd was gedacht. Dankzij een wisseling van de wacht binnen het stichtingsbestuur, nam hier de weerstand tegen een fusie bovendien af. Mede door deze twee factoren kon nu wel de definitieve stap worden gezet.’

Bas Hoek was als laatste voorzitter van De Romeinen nauw betrokken bij het fusieproces. Hij noemt nog een voorbeeld van juridische hulp. “We wilden niet de standaard-verenigingsstatuten van de Nederlandse Handboog Bond letterlijk overnemen, maar ook een aantal specifieke zaken van de  partners erin verwerken. Liana toetste dat soort zaken.”

Tip 3: zorg voor procesbewaking
Fuseren is een kwestie van een flink aantal stappen zetten en dit proces bewaken. Bij voorkeur is dit laatste de taak van een onafhankelijke partij. Hoek: “Liana en verenigingsadviseur Kim Santbulte hebben een fusieschema en tijdspad opgesteld: op welke momenten is welke informatie nodig en wie zorgt ervoor dat dit voor elkaar komt? Rotterdam Sportsupport zag vervolgens toe op de voortgang.’

Tip 4: creëer draagvlak
Het zou járen duren voordat bij beide verenigingen de kogel door de kerk was. Een kwestie van sentimenten wegmasseren en voldoende draagvlak creëren. Daarmee is de dikwijls grootste uitdaging bij een fusie genoemd: de achterban warm maken voor de plannen. Rotterdam Sportsupport adviseerde de verenigingen daarom werkgroepen op te zetten.

Hoek: ‘Zo creëer je draagvlak en betrokkenheid onder leden en vrijwilligers. Uit hun gelederen vormden we bijvoorbeeld een gezelschap dat zich boog over toekomstige technische zaken. Uit de werkgroepen ontstonden commissies die nu actief  zijn binnen de fusieclub en zo een vervolg geven aan de plannen. Denk aan een bar-, wedstrijd- of statutencommissie.’

Tip 5: loop niet voor de troepen uit
In het vervolg op tip 4: RIS’98 en HBSV De Romeinen belegden veel algemene ledenvergaderingen om de leden op de hoogte te houden.’ Landman: ‘Heel belangrijk, want het wreekt zich als de fusiecommissie steeds drie stappen verder is dan de rest van de vereniging.’

Mooie status
Is Hoek tevreden over de status van de nieuwe vereniging? ‘Ja, het leidt tot mooie ontwikkelingen’, zegt hij. ‘Gezien de grootte en binnen- en buitenfaciliteiten van de vereniging mogen we nu bijvoorbeeld van de bond regionale trainingen verzorgen voor de elite uit Zuid-Holland. We merken ook dat de jongvolwassen leden elkaar naar een hoger niveau tillen. Opeens zijn er in die leeftijdsgroep veel talentvolle en prestatieve leden geconcentreerd, en dat heeft effect op de resultaten.’

Meer weten?

Via de thema’s vind je hoe we jouw club kunnen helpen. De thema’s in combinatie met de veelgestelde vragen zorgen ervoor dat je snel antwoord krijgt op jouw vraag. Neem bij interesse en andere hulpvragen contact op met de gebiedsconsulent van jouw vereniging. De gebiedsconsulent of expertconsulent lost samen met jou de hulpvraag op.

Wij staan voor je klaar!

Miranda Monster

Miranda Monster

verenigingsconsulent Accommodatie