Vroeger (nog niet zo lang geleden) werden alle transacties op de vereniging met cash geld afgehandeld. Dit resulteerde vaak in een volle kassa, maar leverde ook veel financiële administratie op. Het geld moest handmatig geteld worden en daarnaast nog vervoerd en gestort worden bij de bank om vervolgens weer in de administratie worden verwerkt. Kortom: een tijdrovende klus!
Het gebruik van cashgeld brengt verschillende risico’s met zich mee. Het belangrijkste argument om geen cash geld op de club te hebben is de veiligheid van het barpersoneel (overal/diefstal). Daarnaast kan er (onbewust) met vals geld betaald worden of vergeten leden/bezoekers hun bonnetje te betalen.
In de afgelopen jaren heeft de technologie zich is razend tempo ontwikkelend en zijn er meerdere kassasystemen voor sportverenigingen op de markt gebracht. Zowel de hardware als de software zijn eenvoudig te installeren en bovendien goed te combineren met de bestaande boekhouding.
Hardware
De kassa en de betalingsapparaten moeten eenvoudig te gebruiken zijn, zeker als de vereniging werkt met bardiensten. Het kan dus zijn dat honderden verschillende personen met het systeem moeten werken. Er zijn verschillende kassa’s aan te schaffen, maar ook andere benodigde hardware, zoals pinapparaten en/of een bonprinter.
Software
Het kassasysteem kan tegenwoordig volledig worden ingericht naar wens van de vereniging. Zo kan voor de gebruiker de eigen menukaart worden ingebracht, maar ook diverse betalingsmogelijkheden (teambon, rekening splitsen, direct betalen, etc) kunnen worden aan- en uitgezet. Daarnaast kan de software ook data genereren die realtime en overal ter wereld inzichtelijk is (de penningmeester kan dus direct vanuit huis inzicht krijgen in de dag-, week-, maand- of maandomzet.
Benieuwd welke kassasystemen er beschikbaar zijn en welke het beste past bij jouw vereniging? Neem dan contact op met jouw gebiedsconsulent. We helpen je graag verder!
Paul Baans
Verenigingsconsulent financiën