Stappenplan: zó zoek je een kledingleverancier uit

Ontvangt jouw vereniging ook met regelmaat aantrekkelijke aanbiedingen van diverse kledingleveranciers in de mailbox? En zie je door de bomen het bos niet meer? Als vereniging ontkom je er niet aan om eens in de zoveel jaar het contract met je kledingleverancier tegen het licht te houden. In dit artikel lees je een stappenplan om dit zorgvuldig aan te pakken.

• 1. Wie pakt het op?

  Het aangaan van een nieuw kledingcontract is een besluit waar de hele vereniging iets mee te maken heeft. Draagvlak is daarom belangrijk! Een selectiespeler heeft vaak een andere mening over de kleding dan de ouders van een pupil. De trainer draagt vaak andere kledingstukken en heeft weer andere eisen dan een speler. De penningmeester wil vooral weten wat de kleding kost. En de sponsorcommissie ook zijn eigen ideeën. Welk merk past bij de club en wat is er nog meer uit de deal te halen? En welke uitstraling zoek je?

  Stel daarom een commissie samen met meerdere belanghebbenden. Zo creëer je draagvlak en kom je tot een goede en breed gedragen keuze. Zorg ook dat in deze commissie een brede expertise is vertegenwoordigd. Mensen die bijvoorbeeld beschikken over commercieel inzicht, financiële kennis, kennis van de club of gevoel voor mode en design.

  Let op! De taak van de commissie is afgebakend in opdracht en in tijd. Hierdoor kun je wellicht die vader of moeder of speler die als inkoper werkt betrekken bij het proces en zo weer nieuwe vrijwilligers aantrekken.

• 2. Welk merk past bij jouw vereniging?

  Welk merk past bij jouw vereniging? Welke uitstraling wil je hebben en welke kwaliteit kun je ook betalen? Het gaat hier om clubidentiteit versus merkidentiteit. Kies als commissie een aantal merken – niet te veel en niet te weinig – en ga daarmee aan de slag. De eerder genoemde e-mails kunnen je inspireren, maar de ervaring leert ook dat je tijdens een inkoopproces nog meer e-mails krijgt van de slimme accountmanagers die hun werk goed doen en de clubs in de gaten houden waarvan contracten aflopen.

• 3. Clubkleuren en tenue

  Clubkleuren en tenues zijn belangrijk voor de herkenbaarheid en voor het clubgevoel; wij horen bij die vereniging! Leveranciers hebben hun eigen standaard kledinglijnen, die vaak bestaan uit basis kleuren en prints. Houd bij het kiezen van een nieuw merk dan ook rekening met het feit of ze jouw kleur of print wel aanbieden in hun assortiment.

  Het kan ook het moment zijn om als club te besluiten om te kiezen voor een uniek en eigen design, bijvoorbeeld vanwege een jubileum, een nieuwe koers, nieuwe uitstraling of fusie of jullie willen gewoon een shirt wat niemand anders heeft. Dan kun je kiezen voor een zogenaamd gesublimeerd tenue.

• 4. Ledenraadpleging

  Je kunt een ledenraadpleging doen met de vraag waar het nieuwe tenue aan moet voldoen. Mag je bijvoorbeeld afwijken van bestaande kleuren (check hiervoor evt. ook het huishoudelijk reglement en de statuten, en vergeet de nieuwe kleur niet aan te melden bij de bond)? Welke print of vorm is wel of niet gewenst? Kies je voor lange of korte mouwen? Een leuk idee hierbij is om een wedstrijd uit te schrijven voor het nieuwe design. Zeker jeugdige leden komen dan met mooie opties.

  Deel de resultaten van de uitvraag bij je leden zodat je open en transparant bent over de uitkomsten. Deel daarna ook de binnengekomen designs op dezelfde wijze en laat de leden hun voorkeur uitspreken. Samen met de ontwerpers van het gekozen kledingmerk ga je later dit design verder verfijnen naar hun technische en praktische mogelijkheden.

  Neem voor dit proces ruim de tijd. Je wil dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn/haar mening te geven en je wil tijd en ruimte bieden voor het creatieve proces van een uniek design.

• 5. Aanvraag offerte

  Om daadwerkelijk bij leveranciers een offerte op te vragen, bepaal je eerst wat je nodig hebt. Vragen die hierbij belangrijk zijn:

   

  • Hoeveel teams heeft jouw vereniging?
  • In welke leeftijdscategorieën spelen ze? En hoeveel spelers en trainers zijn er?
  • Wat draagt een speler of trainer graag?
  • Wat krijgen de selectiespelers en -trainers?
  • Wat doe je met kleding voor scheidsrechters, coaches en andere vrijwilligers?

   

  Maak hiervan een Excel-sheet waarin je een prijs per item opvraagt. Je wilt immers appels met appels vergelijken en niet met peren. Denk ook een eventuele ledengroei naar de toekomst.

  Stel vervolgens een aantrekkelijke pitch of openingsbrief op. Je zoekt immers naar een nieuwe partner voor de komende jaren die past bij jouw clubidentiteit, jouw normen en waarden en een partner die samen met jou de uitstraling van je club en zijn leden wil verbeteren. Vertel het verhaal van je club en vraag wat zij daarin kunnen betekenen! Geef hier ook aan of je van plan bent om een nieuw tenue te ontwerpen. Samen met het Excel-document kun je dit als offerte-uitvraag indienen bij de gekozen merken. Vergeet geen reactietermijn te benoemen. Zo kun je ook een tijdspad bepalen voor het vervolg.

• 6. Vergelijk prijs en kwaliteit

  Als de reactietermijn is verstreken kun je de offertes gaan vergelijken. Gebruik hiervoor weer het Excel-document. De verschillen zitten vaak in aantal contractjaren en sponsorbedragen per contract. Reken alles om naar een te vergelijken basis. Stel per leverancier puntsgewijs de voor- en nadelen op. Houd hierbij rekening met de uitgangspunten van de evaluatie. Voorbeelden hiervan:

   

  • Is de leverancier lokaal gevestigd of alleen online bereikbaar?
  • Zit er een retailer tussen?
  • Krijgen leden ook korting of geldt korting alleen bij bestellen via de vereniging?
  • Welke items worden er gesponsord, voor welke teams en wat kost het de club dan nog om de rest aan te schaffen?
  • Hoeveel jaar duurt het contract?
  • Wat zijn de bedrukkingskosten?

   

  Vaak kun je na deze vergelijking al twee leveranciers laten vallen. Met de overgebleven merken ga je verder in gesprek. Dit kan in een persoonlijk gesprek of eerst in een telefoongesprek. Je kijkt of er nog iets uit te halen is afhankelijk van wat jullie belangrijk vinden. Als je hier weer een voorstel op terugkrijgt, kun je overgaan op het vergelijken van de kwaliteit van de kleding. De meeste leveranciers sturen proefpakketten met verschillende kleding die gevoeld en gepast kan worden. Mocht er tussen twee merken financieel en praktisch weinig verschil zitten en de proefpakketten zijn ontvangen, organiseer dan een avond waar leden langs kunnen komen en de kleding kunnen voelen en passen en laat ze hun voorkeur uitspreken. In de kantine kun je zo laten zien waarmee je bezig bent. Het vergroot de betrokkenheid en voorkomt verrassingen op de algemene ledenvergadering (ALV).

• 7. Keuze

  Met de uitkomsten kun je een keuze maken voor een leverancier en het vervolgtraject bespreken. Het verder uitwerken van het design van het tenue komt hier weer aan bod. En er wordt een keuze gemaakt welke kledinglijn van de leverancier gekozen wordt en met welke kleur specificaties. De offerte wordt dan definitief gemaakt en de contracten worden opgesteld. Vergeet ook niet de ALV te informeren.

• 8. Afronding

  Tegelijkertijd gaat de kledingcommissie aan de slag met de maatinventarisatie, teamsponsoren en het plan om het omwisselen en uitreiken van de kleding soepel te organiseren.

  Als alles contractueel rond is, kan de bestelling gedaan worden en kan de productie worden opgestart. Houd er rekening mee dat gesublimeerde tenues vaak in andere landen in productie gaan. Daarom kan wel eens langer duren dan verwacht voordat je alle teams in nieuw tenue op de velden hebt staan.

  De lancering van het nieuwe tenue is een mooi persmoment, de PR-commissie kan een fotoshoot doen van de teams in nieuwe kleding en de nieuwe kledingleverancier goed bekend maken binnen de club door artikelen op de website en de socials. En het bestuur, die kan genieten van de mooie nieuwe en frisse uitstraling op de velden!

Contact

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!