Stappenplan: zó zoek je een kledingleverancier uit

Ontvangt jouw vereniging ook met regelmaat aantrekkelijke aanbiedingen van diverse kledingleveranciers in de mailbox? En zie je door de bomen het bos niet meer? Als vereniging ontkom je er niet aan om eens in de zoveel jaar het contract met je kledingleverancier tegen het licht te houden. In dit artikel lees je een stappenplan om dit zorgvuldig aan te pakken.

• 1. Wie pakt het op?

  Het aangaan van een nieuw kledingcontract is een besluit waar de hele vereniging iets mee te maken heeft. Draagvlak is daarom belangrijk! Een selectiespeler heeft vaak een andere mening over de kleding dan de ouders van een pupil. De trainer draagt vaak andere kledingstukken en heeft weer andere eisen dan een speler. De penningmeester wil vooral weten wat de kleding kost. En de sponsorcommissie ook zijn eigen ideeën. Welk merk past bij de club en wat is er nog meer uit de deal te halen? En welke uitstraling zoek je?

  Stel daarom een commissie samen met meerdere belanghebbenden. Zo creëer je draagvlak en kom je tot een goede en breed gedragen keuze. Zorg ook dat in deze commissie een brede expertise is vertegenwoordigd. Mensen die bijvoorbeeld beschikken over commercieel inzicht, financiële kennis, kennis van de club of gevoel voor mode en design.

  Let op! De taak van de commissie is afgebakend in opdracht en in tijd. Hierdoor kun je wellicht die vader of moeder of speler die als inkoper werkt betrekken bij het proces en zo weer nieuwe vrijwilligers aantrekken.

• 2. Welk merk past bij jouw vereniging?

  Welk merk past bij jouw vereniging? Welke uitstraling wil je hebben en welke kwaliteit kun je ook betalen? Het gaat hier om clubidentiteit versus merkidentiteit. Kies als commissie een aantal merken – niet te veel en niet te weinig – en ga daarmee aan de slag. De eerder genoemde e-mails kunnen je inspireren, maar de ervaring leert ook dat je tijdens een inkoopproces nog meer e-mails krijgt van de slimme accountmanagers die hun werk goed doen en de clubs in de gaten houden waarvan contracten aflopen.

• 3. Clubkleuren en tenue

  Clubkleuren en tenues zijn belangrijk voor de herkenbaarheid en voor het clubgevoel; wij horen bij die vereniging! Leveranciers hebben hun eigen standaard kledinglijnen, die vaak bestaan uit basis kleuren en prints. Houd bij het kiezen van een nieuw merk dan ook rekening met het feit of ze jouw kleur of print wel aanbieden in hun assortiment.

  Het kan ook het moment zijn om als club te besluiten om te kiezen voor een uniek en eigen design, bijvoorbeeld vanwege een jubileum, een nieuwe koers, nieuwe uitstraling of fusie of jullie willen gewoon een shirt wat niemand anders heeft. Dan kun je kiezen voor een zogenaamd gesublimeerd tenue.

• 4. Ledenraadpleging

  Je kunt een ledenraadpleging doen met de vraag waar het nieuwe tenue aan moet voldoen. Mag je bijvoorbeeld afwijken van bestaande kleuren (check hiervoor evt. ook het huishoudelijk reglement en de statuten, en vergeet de nieuwe kleur niet aan te melden bij de bond)? Welke print of vorm is wel of niet gewenst? Kies je voor lange of korte mouwen? Een leuk idee hierbij is om een wedstrijd uit te schrijven voor het nieuwe design. Zeker jeugdige leden komen dan met mooie opties.

  Deel de resultaten van de uitvraag bij je leden zodat je open en transparant bent over de uitkomsten. Deel daarna ook de binnengekomen designs op dezelfde wijze en laat de leden hun voorkeur uitspreken. Samen met de ontwerpers van het gekozen kledingmerk ga je later dit design verder verfijnen naar hun technische en praktische mogelijkheden.

  Neem voor dit proces ruim de tijd. Je wil dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn/haar mening te geven en je wil tijd en ruimte bieden voor het creatieve proces van een uniek design.

• 5. Aanvraag offerte

  Om daadwerkelijk bij leveranciers een offerte op te vragen, bepaal je eerst wat je nodig hebt. Vragen die hierbij belangrijk zijn:

   

  • Hoeveel teams heeft jouw vereniging?
  • In welke leeftijdscategorieën spelen ze? En hoeveel spelers en trainers zijn er?
  • Wat draagt een speler of trainer graag?
  • Wat krijgen de selectiespelers en -trainers?
  • Wat doe je met kleding voor scheidsrechters, coaches en andere vrijwilligers?

   

  Maak hiervan een Excel-sheet waarin je een prijs per item opvraagt. Je wilt immers appels met appels vergelijken en niet met peren. Denk ook een eventuele ledengroei naar de toekomst.

  Stel vervolgens een aantrekkelijke pitch of openingsbrief op. Je zoekt immers naar een nieuwe partner voor de komende jaren die past bij jouw clubidentiteit, jouw normen en waarden en een partner die samen met jou de uitstraling van je club en zijn leden wil verbeteren. Vertel het verhaal van je club en vraag wat zij daarin kunnen betekenen! Geef hier ook aan of je van plan bent om een nieuw tenue te ontwerpen. Samen met het Excel-document kun je dit als offerte-uitvraag indienen bij de gekozen merken. Vergeet geen reactietermijn te benoemen. Zo kun je ook een tijdspad bepalen voor het vervolg.

• 6. Vergelijk prijs en kwaliteit

  Als de reactietermijn is verstreken kun je de offertes gaan vergelijken. Gebruik hiervoor weer het Excel-document. De verschillen zitten vaak in aantal contractjaren en sponsorbedragen per contract. Reken alles om naar een te vergelijken basis. Stel per leverancier puntsgewijs de voor- en nadelen op. Houd hierbij rekening met de uitgangspunten van de evaluatie. Voorbeelden hiervan:

   

  • Is de leverancier lokaal gevestigd of alleen online bereikbaar?
  • Zit er een retailer tussen?
  • Krijgen leden ook korting of geldt korting alleen bij bestellen via de vereniging?
  • Welke items worden er gesponsord, voor welke teams en wat kost het de club dan nog om de rest aan te schaffen?
  • Hoeveel jaar duurt het contract?
  • Wat zijn de bedrukkingskosten?

   

  Vaak kun je na deze vergelijking al twee leveranciers laten vallen. Met de overgebleven merken ga je verder in gesprek. Dit kan in een persoonlijk gesprek of eerst in een telefoongesprek. Je kijkt of er nog iets uit te halen is afhankelijk van wat jullie belangrijk vinden. Als je hier weer een voorstel op terugkrijgt, kun je overgaan op het vergelijken van de kwaliteit van de kleding. De meeste leveranciers sturen proefpakketten met verschillende kleding die gevoeld en gepast kan worden. Mocht er tussen twee merken financieel en praktisch weinig verschil zitten en de proefpakketten zijn ontvangen, organiseer dan een avond waar leden langs kunnen komen en de kleding kunnen voelen en passen en laat ze hun voorkeur uitspreken. In de kantine kun je zo laten zien waarmee je bezig bent. Het vergroot de betrokkenheid en voorkomt verrassingen op de algemene ledenvergadering (ALV).

• 7. Keuze

  Met de uitkomsten kun je een keuze maken voor een leverancier en het vervolgtraject bespreken. Het verder uitwerken van het design van het tenue komt hier weer aan bod. En er wordt een keuze gemaakt welke kledinglijn van de leverancier gekozen wordt en met welke kleur specificaties. De offerte wordt dan definitief gemaakt en de contracten worden opgesteld. Vergeet ook niet de ALV te informeren.

• 8. Afronding

  Tegelijkertijd gaat de kledingcommissie aan de slag met de maatinventarisatie, teamsponsoren en het plan om het omwisselen en uitreiken van de kleding soepel te organiseren.

  Als alles contractueel rond is, kan de bestelling gedaan worden en kan de productie worden opgestart. Houd er rekening mee dat gesublimeerde tenues vaak in andere landen in productie gaan. Daarom kan wel eens langer duren dan verwacht voordat je alle teams in nieuw tenue op de velden hebt staan.

  De lancering van het nieuwe tenue is een mooi persmoment, de PR-commissie kan een fotoshoot doen van de teams in nieuwe kleding en de nieuwe kledingleverancier goed bekend maken binnen de club door artikelen op de website en de socials. En het bestuur, die kan genieten van de mooie nieuwe en frisse uitstraling op de velden!

Contact

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Het percentage sportende Nederlanders is sinds 2013 nog nooit zo laag geweest, blijkt uit cijfers van NOC*NSF. De dalende sportdeelname onder pubers is het meest zichtbaar en verontrustend. Er wordt daarom ook wel gesproken van een ‘beweegcrisis’ onder pubers. In deze podcast bespreken Beau de Leeuw en Frank Vermeulen, verenigingsconsulenten bij Rotterdam Sportsupport, wat je als trainers en bestuurders kunt doen om pubers te behouden en waarom juist deze groep zo belangrijk is voor jouw vereniging.

(ook beschikbaar via iTunes, Spotify en Stitcher)

Wil jouw vereniging aan de slag met vernieuwende bestuurs- en organisatievormen? Bekijk hieronder de pitches van diverse experts om de verenigingen te helpen effectiever te organiseren/besturen. Van agile (flexibel) werken en dialoogmethodes tot het vergroten van betrokkenheid en teamcoaching. Interesse? Laat het ons dan weten!

1. Erna Truijens | Rotterdams netwerk voor vrouwen in de sport

Voor een vereniging is het belangrijk dat het bestuur een afspiegeling is van de leden. Een divers bestuur geeft meer creativiteit en een andere dynamiek. In de pitch vertelt Erna over dit onderwerp. Erna is bestuurslid van HC Rotterdam, initiatiefnemer van het Rotterdams netwerk voor vrouwen in de sport en voorzitter van het landelijk netwerk voor vrouwen in de sport.

Wil jij als vereniging ook aan de slag met een divers bestuur? Neem dan contact op met Rotterdam Sportsupport via 010 24 29 315. Wij koppelen je graag aan Erna!

2. Michel van Ginkel | Besturen met Impact

In deze pitch vertelt Michel van Ginkel over de opleiding ‘Besturen met Impact’. Michel is zelf bestuurdersontwikkelaar van de KNVB en o.a. verantwoordelijk voor deze opleiding.

Wil jij je als bestuurder verder ontwikkelen met deze opleiding? Neem dan contact op met Rotterdam Sportsupport via 010 24 29 315. Wij koppelen je graag aan Michel!

3. René van den Burg | Verbindelaar

In deze pitch vertelt René over het verbinden van mensen en zijn rol daarin. René werkt als, zoals hij dat zelf noemt, verbindelaar. Dit houdt in dat hij verenigingen ondersteunt in de manier waarop ze verbindingen tot stand brengen, zowel binnen als buiten hun vereniging.

Wil jij ook een echte verbindelaar worden? Neem dan contact op met Rotterdam Sportsupport via 010 24 29 315. Wij koppelen je graag aan René!

4. Hans van Egdom I Reflecteren op jezelf

In deze pitch vertelt Hans hoe hij sportbestuurders kan helpen te reflecteren op zichzelf als bestuurder, maar ook als mens. Om het proces van reflecteren in goede banen te kunnen leiden, gaat Hans altijd eerst in gesprek met de bestuurder en probeert in dat gesprek een teamopstelling te maken waarin onderscheidt wordt gemaakt tussen verdedigers, middenvelders en aanvallers (afmakers).

Wil je het gesprek aangaan met Hans? Neem dan contact op met Rotterdam Sportsupport via 010 24 29 315. Wij koppelen je graag aan Hans!

5. Clement & Rolf I Waarde van de hedendaagse sportvereniging

In deze pitch vertelt Clement over de waarde van de hedendaagse sportvereniging die honderden mensen bij elkaar brengt en mensen plezier geeft. Om dit ook in de toekomst te kunnen blijven doen als vereniging is het belangrijk dat iedereen een stukje bijdraagt aan de vereniging. Clement heeft zich hierin verdiept en vertelt hoe je dit kunt bereiken. Bijvoorbeeld door agile (flexibel) werken.

Ben jij geïnteresseerd hoe je meer leden zou kunnen werven volgens de werkwijze van Clement? Neem dan contact op met Rotterdam Sportsupport via 010 24 29 315. Wij koppelen je graag aan Clement en Rolf!

Eén van de focusacties in het Actieprogramma Verenigingen is om verenigingen, aan de hand van gegevens over verschillende levensfasen en sportidentiteiten, te stimuleren meer flexibele lidmaatschappen te ontwikkelen. In deze tekst nemen we een aantal contributievarianten en voordelen van flexibele lidmaatschapsvormen onder de loep. Van strippenkaarten en kwartaallidmaatschappen tot teamcontributies. 

“De hedendaagse sporter is op zoek naar flexibiliteit en vrijheid,” zegt Frederik Netten, verenigingsconsulent vernieuwend sportaanbod bij Rotterdam Sportsupport. “Dit vindt de sporter bij sportverenigingen waar ze op flexibele basis kunnen sporten. Deze clubs hebben hun aanbod aangepast aan de multisporter en de veranderende vraag van de sporter. We zien nu veel sporters die zich niet kunnen vinden in de huidige lidmaatschapsvormen en daarom op zoek gaan naar alternatieven buiten de verenigingen om. Bij de traditionele sportverenigingen zien we bijvoorbeeld minder flexibele lidmaatschappen dan bij de individuele sporten. Toch zijn er genoeg kansen, ook voor de traditionele sportvereniging.”

Welke vormen van flexibele lidmaatschappen bestaan er al?  *

• Strippenkaart
  Het slechts betalen voor het afnemen van een training of wedstrijd zien we in de sport nog niet veel terug. De zomersporten spelen hier al wel meer op in, bijvoorbeeld een 10 rittenkaart. Voor leden die niet het hele jaar willen of kunnen spelen, heeft bijvoorbeeld badmintonvereniging UVO-Spirit in Amsterdam-Noord een strippenkaart geïntroduceerd. Hiermee kan iemand tien keer komen spelen. De strippenkaart is een jaar geldig. Bij elk bezoekje aan een speelavond wordt een strip afgetekend.
• Kwartaal- en halfjaarlidmaatschap
  In de meeste takken van sport werken clubs met lidmaatschappen voor een heel seizoen of kalenderjaar. Toch is dit niet overal het geval. Bij in tennis en atletiek komen bijvoorbeeld ook veel andere varianten voor. Bij tennisclub Joymere (Almere) bestaan zomer- en winterlidmaatschappen en bij atletiekvereniging PAC Rotterdam is het mogelijk om een lidmaatschap voor een kwartaal aan te gaan.
• Teamcontributie
  Bij teamsporten die op recreatief niveau worden beoefend, tellen de teams vaak relatief veel spelers. Dat maakt het voor individuele spelers vaak makkelijker om af en toe andere prioriteiten te stellen dan de wekelijkse competitiewedstrijd. Bij hockeyclub ‘s-Hertogenbosch spelen ze daarop in. Een team kan daar opteren voor een teamcontributie. Die staat gelijk aan de contributie van achttien leden. Voor maximaal vier extra spelers hoeft bij deze hockeyclub dus niet worden betaald.
• Duo-lidmaatschap
  Voor hockeyers in seniorenteams die niet altijd beschikbaar zijn, heeft HC Rotterdam het duo-lidmaatschap. Met dit type lidmaatschap is het voor twee leden mogelijk om samen als één volwaardig lid te spelen in een competitieteam. Lees hier de voorwaarden van het duo-lidmaatschap.
• Competitie-/trainingslid
  Bij teamsporten die op recreatief niveau worden beoefend is trainen niet altijd meer aan de orde maar draait het meer om het spelen van wedstrijden. Aan een trainingsmoment in de week is geen behoefte meer. Automatisch heb je met een tegenhanger te maken, teams die niet meer de behoefte hebben om in het weekend op te moeten draven om een wedstrijd te spelen houden het bij een trainingspotje op een doordeweekse avond.
• Korting
  In de meeste takken van sport werken clubs met lidmaatschappen voor een heel seizoen of kalenderjaar. Maar er zijn ook verenigingen die onderscheid maken in leeftijden, kinderen, studenten en 65+ bijvoorbeeld. Voor hen geldt in dit soort gevallen een ander kortingstarief.
• Slapend lidmaatschap
  Bij tennisvereniging LTC Plaswijk ’62 in Rotterdam-Hillegersberg bestaat een ruime keuze uit verschillende lidmaatschapsvormen. Het is zelfs mogelijk om slapend lid te worden. Bij zwangerschap, ziekte, verblijf in het buitenland of een serieuze blessure kan het gewone lidmaatschap namelijk voor een tijdje (maximaal een jaar) worden omgezet in een slapend lidmaatschap. De kosten hiervoor bedragen ongeveer een kwart van het gewone lidmaatschap.
• SportOn
  SportOn is een voorbeeld van een pilot in Rotterdam met flexibele lidmaatschappen. Op dit online platform kunnen sporters losstaande trainingen boeken bij verschillende sportverenigingen in Rotterdam. Het platform is een uitkomst voor de multisporter, die graag verschillende sporten op een flexibele manier wil beoefenen. Op dit moment zijn ruim dertig verenigingen aangesloten bij SportOn.

* Een deel van deze voorbeelden is geïnspireerd op ‘Het grote ideeënboek voor clubs’ van Arko Sports Media.

Wat zijn de gevolgen voor de penningmeester?

“Het grote voordeel is dat een vereniging het hele jaar door inkomsten ontvangt en dat zo de liquiditeitspositie over een heel jaar verbetert,” zegt Paul Baans, verenigingsconsulent financiën en penningmeester bij zijn eigen tennisvereniging. “Als je de inkomsten verspreid over een langere periode, kun je die verantwoordelijker uitgeven aan doeleinden die leden mogen verwachten voor een lidmaatschap, bijvoorbeeld sportmaterialen of onderhoud. Bovendien kom je minder snel in de verleiding om in moeilijke tijden het geld uit te geven aan bestemmingen waar het niet voor is bedoeld.”
     Baans verwacht wel een toename van de administratie druk, die meer wordt verspreidt over het jaar. “Waar je bij één soort lidmaatschap ieder lid op hetzelfde moment en op dezelfde manier kan benaderen, is er voor het flexibele lidmaatschappen een verspreiding van werkzaamheden. Je zult in je financiële administratie verschillende lidmaatschapsvormen moeten aanmaken én hierbij de verschillende voorwaarden moeten vastleggen (prijs, periode etc.). Ook moet je op verschillende momenten in het jaar een contributie-inning uitvoeren.”
     Maar niet getreurd: tegenwoordig zijn er handig tools, zoals ClubCollect of Tikkie, om dit soort werkzaamheden sneller en efficiënter af te handelen Baans: “Met deze toepassing kun je veel leden tegelijk benaderen. Daarnaast kunnen strippenkaarten eventueel worden afgenomen (en betaald) in de kantine.” 

Statuten en/of huishoudelijk reglement

Nog een belangrijke algemene tip: controleer of de statuten en het huishoudelijk reglement van jouw vereniging het toelaten om te werken met flexibele lidmaatschapsvormen. Indien hierover niets staat opgenomen, is het raadzaam om de statuten en/of het huishoudelijk reglement hierop aan te passen. Dit moet gebeuren door goedkeuring van de algemene ledenvergadering. Maar ook als de statuten en het huishoudelijk reglement niet aangepast hoeven te worden, is het raadzaam de leden te betrekken bij de besluitvorming en ze duidelijk te informeren welke rechten ze kunnen ontlenen aan het type lidmaatschap.   

Heb je vragen over flexibele lidmaatschapsvormen of wil je hiermee aan de slag? Neem dan contact op met Martine Willemse via m.willemse@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315. Heb je vragen over financiën? Neem dan contact op met Paul Baans, verenigingsconsulent financiën bij Rotterdam Sportsupport, via p.baans@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315.