Kostenloze of goedkope clouddiensten: wat zijn de mogelijkheden?

Het is voor veel sportverenigingen vaak een grote uitdaging: de interne informatievoorziening. Ledenlijsten, contactgegevens of andere informatie; vaak worden diensten als Dropbox gebruikt of de eigen computer van bestuurders. Voor non-profitorganisaties, zoals sportverenigingen, zijn er mogelijkheden om tegen lage tarieven – soms kosteloos – licenties aan te vragen voor clouddiensten om informatie centraal te regelen. In dit artikel een overzicht.

Microsoft Office 365    

Microsoft heeft een speciale regeling voor overheden, onderwijs en non-profitorganisaties. In het geval van non-profitorganisaties gaat het erom dat deze organisaties geen winstoogmerk hebben, zoals sportverenigingen. Als je als club kunt aantonen dat je geen winstoogmerk hebt, kun je een aanvraag voor Office 365 indienen. In Nederland worden deze aanvragen gecontroleerd door Techsoup. De volgende zaken moet je bij de digitale aanvraag kunnen overhandigen (bron: Microsoft).

• Uittreksel Kamer van Koophandel van de sportvereniging
• Begroting van de sportvereniging
• Missie van de sportvereniging

Na ongeveer twee weken hoor je of de aanvraag voor een licentie is goedgekeurd. Vervolgens kun je kiezen uit verschillende pakketten. Afhankelijk van het aantal licenties en de functionaliteiten, kunnen deze pakketten kosteloos zijn of tegen een gereduceerd tarief. Bekijk hier het hele overzicht met de verschillende licentievormen en ga aan de slag!

Google Workspace    

Ook Google heeft een speciale regeling voor non-profitorganisaties, zoals sportverenigingen. Met Google Workspace kunnen verenigingen in een online omgeving op één plek met elkaar samenwerken. Bij alle Google Workspace-abonnementen krijg je als bestuurder een gepersonaliseerd e-mailadres toegang tot samenwerkingsprogramma’s zoals Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites.  Afhankelijk van het aantal licenties en de functionaliteiten, kunnen deze pakketten kosteloos zijn of tegen een gereduceerd tarief.  Bekijk hier het hele overzicht met de verschillende licentievormen en ga aan de slag!

Contact

Heb je nog tips voor ons of heb je vragen over dit artikel? Laat het ons dan weten door contact op te nemen via info@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een wet op het gebied van privacy. De wetgeving hiervoor is over de hele Europese Unie gelijk getrokken. De wet is in 2016 aangenomen. Tot en met 25 mei 2018 hadden organisaties de tijd om zich hierop voor te bereiden. De AVG zorgt voor extra verantwoordelijkheden en regels omtrent privacy ten opzichte van eerdere wetgeving. 

Algemeen 

De AVG dient als vervanging voor de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct over iemand gaan, of naar deze persoon te herleiden zijn. Denk bijvoorbeeld aan naam, adres, telefoonnummer enzovoorts. Daarnaast zijn er bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, godsdienst of informatie over de gezondheid. Voor deze gegevens is er een extra hoge drempel om ze te mogen bewerken. Wat (bijzondere) persoonsgegevens zijn blijft onder de AVG hetzelfde. 

Rechten 

Wat wel veranderd is, zijn de rechten die de betrokkene (degene op wie de gegevens betrekking hebben) heeft ten opzichte van zijn of haar gegevens. Hierbij heeft de betrokkene niet alleen rechten met betrekking tot welke gegevens geregistreerd worden, maar ook hoe deze zijn gebruikt en verwerkt. Zo heeft een persoon het recht om inzage te krijgen in de geregistreerde gegevens zonder reden te hoeven opgeven. Dit gaat verder dan alleen laten weten over welke gegevens je beschikt. Zo moet je ook aangeven per gegeven waarom je deze informatie hebt en gebruikt, hoe je aan de informatie bent gekomen, met welke andere partijen je deze informatie hebt gedeeld etc. De betrokkene heeft het recht om die gegevens te wijzigen, aan te vullen of te laten verwijderen. 

Grondslag 

Net als onder de WBP mag je niet zomaar persoonsgegevens van mensen verzamelen. Er moet een bepaalde ‘grondslag’ onder liggen, bijvoorbeeld dat je toestemming aan betrokkene hebt gevraagd, dit contractueel bent overeengekomen of omdat je een ‘gerechtvaardigd belang’ hebt. In dat laatste geval moet de afweging gemaakt worden wat zwaarder weegt: het privacybelang van de betrokkene of het belang van de organisatie bij het bewerken van de gegevens. 

Registratie gegevens 

Deels voortkomend uit de extra rechten die een betrokkene heeft betekent dit ook een verandering in de wijze waarop een organisatie omgaat met de gegevens. Organisaties moeten gaan bijhouden over welke gegevens ze beschikken en hierbij verschillende zaken vastleggen. Zaken als waarom zijn de gegevens bijgehouden, hoe ben je aan de gegevens gekomen, waar zijn de gegevens opgeslagen, wie kunnen er bij de gegevens etc. Met dit in het achterhoofd is het zeker nuttig om na te denken of je bepaalde gegevens wel echt moet en wilt registreren. 

Privacy 

Als organisatie draag je de verantwoordelijkheid om de privacy van de betrokkene te waarborgen. Je moet ook kunnen verantwoorden wat je doet om te bewerkstelligen dat de privacy gewaarborgd is en aan de wetgeving wordt voldaan. De verwachting aan organisaties gaat verder dan alleen beleid en notities opstellen, maar ook over de manier van werken en handelingen van haar medewerkers en vrijwilligers. 

Handige informatie 

Rotterdam Sportsupport heeft drie bijeenkomsten georganiseerd voor verenigingen over de nieuwe AVG-wetgeving. Expert op dit gebied, mr. Arthur van der Hoeff, heeft verenigingen uitleg gegeven over de grootste wijzigingen. Op 15 mei 2018 organiseerde de KNHB een webinar over dit thema, waarbij mr. Arthur van der Hoeff vragen van verenigingen beantwoordde. Het webinar over AVG is terug te kijken via deze link. 

Wil je meer informatie over de AVG? Lees dan één van de volgende artikelen van het NOC*NSF of neem een kijkje op de AVG-site van Autoriteit Persoonsgegevens. 

1. Informatiebeveiliging 
2. Privacyverklaring
3. Marketing en online publicatie

Daarnaast verwijzen we graag naar de AVG-helpdesk en naar het stappenplan dat wij ontwikkeld hebben voor sportverenigingen die met dit thema aan de slag willen. Ons stappenplan over AVG vind je in dit artikel.