Stappenplan overzicht - Rotterdam Sportsupport

Het kan voorkomen dat er op je vereniging seksueel grensoverschrijdend gedrag plaatsvindt en je hier als bestuurder mee te maken krijgt. Het kan om verbaal geweld gaan, bijvoorbeeld seksistische opmerkingen of intieme vragen over het privéleven. Maar ook om lichamelijk gedrag, zoals het ongewenst opzettelijk aanraken van iemand. Leidend is vooral dat het gedrag een grens bij iemand overschrijdt en het gedrag daarmee als vijandig, vernederend of intimiderend wordt beschouwd. Dit gedrag kan van een persoon afkomstig zijn, maar ook van een groep.

Het is in het belang van het slachtoffer, vermeend dader en overige betrokkenen belangrijk dat je als bestuurslid weet welke stappen je moet zetten. Waar meld je het? Welke instanties kunnen je bijstaan? Wat is de juiste volgorde van handelen? Dat leggen we uit in het stappenplan dat je rechts op deze pagina kunt downloaden.

Ontvangt jouw vereniging ook met regelmaat aantrekkelijke aanbiedingen van diverse kledingleveranciers in de mailbox? En zie je door de bomen het bos niet meer? Als vereniging ontkom je er niet aan om eens in de zoveel jaar het contract met je kledingleverancier tegen het licht te houden. In dit artikel lees je een stappenplan om dit zorgvuldig aan te pakken.

Het aangaan van een nieuw kledingcontract is een besluit waar de hele vereniging iets mee te maken heeft. Draagvlak is daarom belangrijk! Een selectiespeler heeft vaak een andere mening over de kleding dan de ouders van een pupil. De trainer draagt vaak andere kledingstukken en heeft weer andere eisen dan een speler. De penningmeester wil vooral weten wat de kleding kost. En de sponsorcommissie ook zijn eigen ideeën. Welk merk past bij de club en wat is er nog meer uit de deal te halen? En welke uitstraling zoek je?

Stel daarom een commissie samen met meerdere belanghebbenden. Zo creëer je draagvlak en kom je tot een goede en breed gedragen keuze. Zorg ook dat in deze commissie een brede expertise is vertegenwoordigd. Mensen die bijvoorbeeld beschikken over commercieel inzicht, financiële kennis, kennis van de club of gevoel voor mode en design.

Let op! De taak van de commissie is afgebakend in opdracht en in tijd. Hierdoor kun je wellicht die vader of moeder of speler die als inkoper werkt betrekken bij het proces en zo weer nieuwe vrijwilligers aantrekken.
Welk merk past bij jouw vereniging? Welke uitstraling wil je hebben en welke kwaliteit kun je ook betalen? Het gaat hier om clubidentiteit versus merkidentiteit. Kies als commissie een aantal merken – niet te veel en niet te weinig – en ga daarmee aan de slag. De eerder genoemde e-mails kunnen je inspireren, maar de ervaring leert ook dat je tijdens een inkoopproces nog meer e-mails krijgt van de slimme accountmanagers die hun werk goed doen en de clubs in de gaten houden waarvan contracten aflopen.
Clubkleuren en tenues zijn belangrijk voor de herkenbaarheid en voor het clubgevoel; wij horen bij die vereniging! Leveranciers hebben hun eigen standaard kledinglijnen, die vaak bestaan uit basis kleuren en prints. Houd bij het kiezen van een nieuw merk dan ook rekening met het feit of ze jouw kleur of print wel aanbieden in hun assortiment.

Het kan ook het moment zijn om als club te besluiten om te kiezen voor een uniek en eigen design, bijvoorbeeld vanwege een jubileum, een nieuwe koers, nieuwe uitstraling of fusie of jullie willen gewoon een shirt wat niemand anders heeft. Dan kun je kiezen voor een zogenaamd gesublimeerd tenue.
Je kunt een ledenraadpleging doen met de vraag waar het nieuwe tenue aan moet voldoen. Mag je bijvoorbeeld afwijken van bestaande kleuren (check hiervoor evt. ook het huishoudelijk reglement en de statuten, en vergeet de nieuwe kleur niet aan te melden bij de bond)? Welke print of vorm is wel of niet gewenst? Kies je voor lange of korte mouwen? Een leuk idee hierbij is om een wedstrijd uit te schrijven voor het nieuwe design. Zeker jeugdige leden komen dan met mooie opties.

Deel de resultaten van de uitvraag bij je leden zodat je open en transparant bent over de uitkomsten. Deel daarna ook de binnengekomen designs op dezelfde wijze en laat de leden hun voorkeur uitspreken. Samen met de ontwerpers van het gekozen kledingmerk ga je later dit design verder verfijnen naar hun technische en praktische mogelijkheden.

Neem voor dit proces ruim de tijd. Je wil dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn/haar mening te geven en je wil tijd en ruimte bieden voor het creatieve proces van een uniek design.
Om daadwerkelijk bij leveranciers een offerte op te vragen, bepaal je eerst wat je nodig hebt. Vragen die hierbij belangrijk zijn:
- Hoeveel teams heeft jouw vereniging?
- In welke leeftijdscategorieën spelen ze? En hoeveel spelers en trainers zijn er?
- Wat draagt een speler of trainer graag?
- Wat krijgen de selectiespelers en -trainers?
- Wat doe je met kleding voor scheidsrechters, coaches en andere vrijwilligers?
Maak hiervan een Excel-sheet waarin je een prijs per item opvraagt. Je wilt immers appels met appels vergelijken en niet met peren. Denk ook een eventuele ledengroei naar de toekomst.

Stel vervolgens een aantrekkelijke pitch of openingsbrief op. Je zoekt immers naar een nieuwe partner voor de komende jaren die past bij jouw clubidentiteit, jouw normen en waarden en een partner die samen met jou de uitstraling van je club en zijn leden wil verbeteren. Vertel het verhaal van je club en vraag wat zij daarin kunnen betekenen! Geef hier ook aan of je van plan bent om een nieuw tenue te ontwerpen. Samen met het Excel-document kun je dit als offerte-uitvraag indienen bij de gekozen merken. Vergeet geen reactietermijn te benoemen. Zo kun je ook een tijdspad bepalen voor het vervolg.
Als de reactietermijn is verstreken kun je de offertes gaan vergelijken. Gebruik hiervoor weer het Excel-document. De verschillen zitten vaak in aantal contractjaren en sponsorbedragen per contract. Reken alles om naar een te vergelijken basis. Stel per leverancier puntsgewijs de voor- en nadelen op. Houd hierbij rekening met de uitgangspunten van de evaluatie. Voorbeelden hiervan:
- Is de leverancier lokaal gevestigd of alleen online bereikbaar?
- Zit er een retailer tussen?
- Krijgen leden ook korting of geldt korting alleen bij bestellen via de vereniging?
- Welke items worden er gesponsord, voor welke teams en wat kost het de club dan nog om de rest aan te schaffen?
- Hoeveel jaar duurt het contract?
- Wat zijn de bedrukkingskosten?
Vaak kun je na deze vergelijking al twee leveranciers laten vallen. Met de overgebleven merken ga je verder in gesprek. Dit kan in een persoonlijk gesprek of eerst in een telefoongesprek. Je kijkt of er nog iets uit te halen is afhankelijk van wat jullie belangrijk vinden. Als je hier weer een voorstel op terugkrijgt, kun je overgaan op het vergelijken van de kwaliteit van de kleding. De meeste leveranciers sturen proefpakketten met verschillende kleding die gevoeld en gepast kan worden. Mocht er tussen twee merken financieel en praktisch weinig verschil zitten en de proefpakketten zijn ontvangen, organiseer dan een avond waar leden langs kunnen komen en de kleding kunnen voelen en passen en laat ze hun voorkeur uitspreken. In de kantine kun je zo laten zien waarmee je bezig bent. Het vergroot de betrokkenheid en voorkomt verrassingen op de algemene ledenvergadering (ALV).
Met de uitkomsten kun je een keuze maken voor een leverancier en het vervolgtraject bespreken. Het verder uitwerken van het design van het tenue komt hier weer aan bod. En er wordt een keuze gemaakt welke kledinglijn van de leverancier gekozen wordt en met welke kleur specificaties. De offerte wordt dan definitief gemaakt en de contracten worden opgesteld. Vergeet ook niet de ALV te informeren.
Tegelijkertijd gaat de kledingcommissie aan de slag met de maatinventarisatie, teamsponsoren en het plan om het omwisselen en uitreiken van de kleding soepel te organiseren.

Als alles contractueel rond is, kan de bestelling gedaan worden en kan de productie worden opgestart. Houd er rekening mee dat gesublimeerde tenues vaak in andere landen in productie gaan. Daarom kan wel eens langer duren dan verwacht voordat je alle teams in nieuw tenue op de velden hebt staan.

De lancering van het nieuwe tenue is een mooi persmoment, de PR-commissie kan een fotoshoot doen van de teams in nieuwe kleding en de nieuwe kledingleverancier goed bekend maken binnen de club door artikelen op de website en de socials. En het bestuur, die kan genieten van de mooie nieuwe en frisse uitstraling op de velden!

Contact

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Je vindt het belangrijk dat de vereniging een veilige plek is voor al de leden. Je wil graag aan de slag om ook bij jou op de vereniging een veilig sportklimaat te realiseren. Maar hoe pak je dit aan? Waar en met wie moet je beginnen? Daarvoor is het ‘Stappenplan Veilig sportklimaat’, zo kan je op een overzichtelijke manier een begin maken aan een veilig sportklimaat op jouw vereniging.

Het stappenplan

Aanleiding en doel(en) van een veilig sportklimaat op de club
Organisatie en borging
Stellen van prioriteiten en die koppelen aan een tijdspad
Draagvlak binnen het bestuur, bij vrijwilligers en de rest van de leden
Starten

Op deze pagina lees je een korte weergave van het stappenplan Veilig Sportklimaat. Het volledige stappenplan, met daarin alle gedetailleerde informatie, kun je rechtsboven downloaden.

1. Aanleiding en doel(en) van een veilig sportklimaat

Wat is binnen de vereniging de aanleiding om te starten met het werken aan een veilig sportklimaat? Waarom wil de vereniging hiermee aan de slag en wat wil je ermee bereiken? Het is belangrijk om, voordat je naar de andere stappen gaat, een duidelijke visie te hebben op wat een veilig sportklimaat voor jouw vereniging betekent. Het is goed om vooraf goed na te denken welk doel of welke doelen je als club hiermee nastreeft.

2. Organisatie en borging

Hoe wil je dit thema binnen de vereniging oppakken? In de meeste gevallen wordt ervoor gekozen om een werkgroep Veilig Sportklimaat op te zetten. Deze werkgroep verdiept zich in het thema en bekijkt op welke manier je er als club invulling aan gaat geven. De werkgroep kan tijdelijk van aard zijn, na de opstartfase kun je kijken of het mogelijk is om de taken bij een al bestaande commissie onder te brengen. Vaak blijft een dergelijke werkgroep bestaan of wordt er een Waarden- en Normencommissie opgericht, die zich echt alleen met het veilig sportklimaat bezighoudt.

3. Stellen van prioriteiten en koppelen aan een tijdspad

Een veilig Sportklimaat is heel breed en het is aan de vereniging om te bepalen aan welke maatregelen prioriteit wordt gegeven. Dat kan voor elke vereniging anders zijn. De maatregelen kunnen toegespitst worden op bijvoorbeeld sociale veiligheid (VOG-verklaringen voor vrijwilligers) of fysieke veiligheid (goede verlichting, veilige weg ernaar toe). Na het bepalen van de volgorde van prioriteiten, wordt uitgewerkt hoe ieder punt aangepakt wordt, wie hiervoor verantwoordelijk is en binnen welk tijdspad het wordt opgepakt.

4. Draagvlak bestuur, vrijwilligers en de rest van de leden

Als er besloten is wat en hoe de aanpak is, dan is het belangrijk om hier draagvlak voor te creëren. In eerste instantie binnen het bestuur. Mogelijk zijn ze vanaf de start betrokken, omdat zij de opdracht hebben verstrekt. Als het vanuit een aantal leden zelf komt, is het raadzaam om het bestuur zo vroeg mogelijk mee te nemen in het proces. Naast het bestuur moeten ook de leden op hoofdlijnen op de hoogte zijn van wat er gaat gebeuren.

5. Starten

Dit is waar het allemaal om draait: starten! De meeste vrijwilligers willen meteen aan de slag en resultaat bereiken, toch is het goed om voorgaande stappen eerst goed te doorlopen. Dat levert in een later stadium meer op. Dus, eerst met elkaar goed nadenken over wat je gaat doen, waarom je het gaat doen, wanneer je het gaat doen en met wie je het gaat doen.

In dit traject gaan we samen ontdekken wat de cultuur van de vereniging is, welke structuur hier bij past en hoe we dit vertalen naar een strategie. Waar wil je over 5 jaar staan met je club en wat is er voor nodig om daar te komen? Het traject richt zich op bestuurders en is bedoeld om richting te geven aan de koers van de vereniging voor zowel de bestaande als de nieuwe bestuurders. Het is niet de bedoeling dat het beleidsplan een dik boekwerk voor in de kast wordt. ‘Less is more’! Iedere vereniging is uniek en ook bij het maken van een beleidsplan staat dit centraal.

Een adviseur van Rotterdam Sportsupport kan jouw vereniging begeleiden bij het opstellen en implementeren van een beleidsplan.

Onderdelen van het beleidsplan:

SWOT- analyse
Startfoto
Droombijeenkomst
Identiteit en cultuur bepalen
Concrete en haalbare doelen stellen
Strategie bepalen

Een persbericht kan bijdragen aan een positief imago van jouw vereniging. Stuur leuk, bijzonder en belangrijk nieuws over de club naar – lokale – media. Hoe beter en professioneler het persbericht is, hoe groter de kans dat bijvoorbeeld huis-aan-huisbladen op basis daarvan een artikel plaatsen. Maar hoe stel je een goed persbericht op? 7 tips:

1.  Geef het persbericht een (korte) titel

Een titel maakt duidelijk waar het bericht over gaat. Een prikkelende titel haalt mensen over verder te lezen. Bijvoorbeeld: ‘Honderdste pupillen-lid bij naam vereniging’ of ‘Kampioenswedstrijd naam vereniging komende zaterdag’.

2.  Schrijf het belangrijkste nieuws in de inleiding

Wat is er aan de hand? Om wie gaat het? Waar vindt het plaats? Waarom is het belangrijk? Is het onderscheidend? Probeer de aandacht van de lezer te wekken in deze eerste zinnen van het persbericht.

3.  Stuur een foto mee

Een leuk plaatje bij het bericht zorgt ervoor dat mensen – letterlijk – ook een beeld krijgen. Het maakt het verhaal aantrekkelijker. De afbeelding moet duidelijk en niet te donker zijn. Ook belangrijk: het beeld is minstens 1MB. Dan kan de foto groot en scherp worden afgedrukt.

4.  Gebruik korte zinnen

Vermijd zoveel mogelijk bijzinnen. Zo voorkom je een langdradig verhaal. Korte, krachtige zinnen lezen makkelijker.

5.  Vermijd moeilijke termen en jargon

Een bericht met veel moeilijke of zakelijke woorden is lastig te lezen. Houd het eenvoudig. Journalisten zeggen vaak tegen elkaar: “Hoe zou je het verhaal vertellen aan je oma of je aan je nichtje van twaalf?” Is het toch noodzakelijk ingewikkelde zaken uit te leggen? Gebruik dan concrete voorbeelden ter verduidelijking.

6.  Gebruik alinea’s en tussenkopjes

Dit zorgt ervoor dat het bericht niet één grote brij vormt, maar de lezer makkelijk kan ‘scannen’. Voor de schrijver is deze aanpak ook prettig, omdat dit structuur biedt om een verhaal de juiste opbouw te geven.

7.  Controleer op spelling en grammatica

Laat het bericht altijd even nakijken. Een ander kan vaak kritischer en met meer afstand naar jouw werk kijken dan jijzelf.

Wij bieden ook de e-learning ‘Zo schrijf je een goed persbericht’ aan. Hierin ga je zelf aan de slag met het opstellen van een persbericht.

Een jubileum, kampioenschap of sponsorloop voor het goede doel? Een sportvereniging wil graag in het nieuws komen. Deze publiciteit zorgt voor meer bekendheid onder mogelijke leden. Maar hoe haal je de media?  Hieronder 10 handige tips.

1. Maak een perslijst

Om contact te houden met de media is het slim om een perslijst te maken. Kijk welke media (kranten, websites, omroepen, blogs) in de buurt zitten en verzamel de contactgegevens. Het is handig om behalve algemene contactgegevens ook die van (freelance) journalisten zelf te verzamelen. Persoonlijke contact heeft vaak effect.

2. Selecteer juiste doelgroep en medium

Media worden overspoeld met berichten. Zorg dus dat jouw bericht/telefoontje op de juiste plek belandt. Stuur een typisch regionaal bericht niet naar een landelijke redactie, maar naar de lokale afdeling. De kans is kleiner dat het dan in de prullenbak verdwijnt en je bereikt de juiste doelgroep: lezers en kijkers die leden van de club kunnen worden.

3. Schrijf een duidelijk persbericht

Stel een persbericht op aan de hand van nieuwswaardige gebeurtenissen. Zorg dat dit er professioneel uitziet. Wees creatief en probeer de aandacht van de lezer te trekken. Vergeet vooral niet om duidelijk en volledig te zijn: meld de juiste contactgegevens, data, locaties en namen. Het belangrijk dat media deze info snel kunnen vinden. In dit artikel lees je meer tips om een goed persbericht op te stellen.

4. Zorg voor goed beeld

Een leuke foto doet het altijd goed. Vooral media die een bericht op de website plaatsen hebben beeld nodig. Zorg dat dit bestand van goede kwaliteit is (scherp en minimaal 1 MB) en dat de foto goed aansluit bij het onderwerp. Stuur bij voorkeur geen geposeerde foto mee, maar een goede actiefoto. En zet erbij wie op de foto staan en wat er in beeld gebeurt. Stuur als het onderwerp zich daarvoor leent ook een filmpje mee, dat media op de website kunnen plaatsen.

5. Timing is belangrijk

Zorg dat je goed op de hoogte bent van deadlines bij de media, datum/dag van uitgave en andere nieuwswaardige gebeurtenissen. Op basis daarvan kun je beter bepalen wanneer je de media benadert. Je kunt op verschillende momenten contact zoeken met de media:

Een aankondigend persbericht voorafgaand aan een evenement, zodat je een verslaggever/fotograaf kunt uitnodigen. Bel je bericht eventueel na om te vragen of het medium iets met het onderwerp wil doen en waarom wel of niet.
Een (pers)bericht na afloop van een evenement. Stel de media op de hoogte van de nieuwswaardige gebeurtenis. Doe dit op de dag zelf of uiterlijk een dag later als je wilt dat een krant/omroep dit oppikt. Check bij weekbladen wat de uiterlijke deadline is zodat het in de eerstvolgende editie mee kan. Als je te lang wacht verdwijnt de actualiteitswaarde.
Een tijdloos nieuwtje melden. Soms heb je leuk nieuws dat niet aan een datum hangt. Zorg dat je het onderwerp op het goede moment onder de aandacht brengt. Een voorbeeld: heeft de club plannen voor de bouw van een nieuw clubhuis en wil je de media hierover op de hoogte stellen? Bel/mail dan geen redacties op de dag dat bijvoorbeeld de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. De kans is groot dat je nieuws dan wordt ondergesneeuwd en/of dat journalisten geen tijd voor je hebben. Zoek dus een ‘nieuwsluwe’ dag.

6. Zoek een bijzondere invalshoek en zoom in op klein nieuws

Als je de aandacht van de media wilt trekken, doe je er goed aan om eens een andere invalshoek te bedenken. Een voorbeeld: Organiseer je een open dag op de club? Stuur geen bericht met ‘wij organiseren een open dag’, maar bijvoorbeeld ‘club wil met open dag meer 65plussers trekken, om eenzaamheid onder ouderen aan te pakken’ of ‘kinderen doen recordpoging handstand tijdens open dag’. Zo haak je in op de actualiteit en/of steek je het onderwerp net anders in.

Een andere manier om de media te bereiken is om in te zoomen op ‘klein’ nieuws en/of menselijke verhalen. Niet alleen melden als je kampioen bent geworden, maar ook kleine mijlpalen/gebeurtenissen onder de aandacht brengen. Word het oudste lid 95 jaar en is hij of zij al 80 jaar aangesloten bij de club? Willen jullie als vereniging geld inzamelen voor de lokale ijscoman wiens ijskar is afgebrand? Meld het de pers.

7. Geef eens een primeur weg

Media willen graag primeurs. Heb je iets bijzonders te bieden, kies dan één krant/tijdschrift/website/omroep uit aan wie je als eerste het nieuws brengt. Pas als dat medium het heeft geplaatst verspreid je je nieuws onder andere media. Deze aanpak kan ook positief uitpakken voor jouw vereniging. Als een medium dit nieuws als eerste en enige heeft, wordt er vaak groter mee uitgepakt.

8. Blijf zichtbaar/bereikbaar

Met een enkel belletje of mailtje naar de media ben je er vaak niet. Soms willen journalisten meer weten of een vervolgverhaal maken over het nieuwsitem. Het is belangrijk dat je dan bereikbaar blijft. Als club kun je daar ook proactief in zijn. Heb je een sponsorloop georganiseerd en is hiervoor aandacht in de media gekomen? Meld later op de site of in een e-mail nog eens hoeveel geld het heeft opgebracht of wat er met het bedrag is gedaan.

9. Gebruik social media

Tegenwoordig kun je niet meer om social media heen. Verdiep je als club in de verschillende kanalen die er zijn, zoals Facebook, Twitter, Instagram en/of YouTube. Plaats regelmatig foto’s, filmpjes en nieuws online en nodig gebruikers uit om je pagina’s te volgen. Kijk wat je kunt doen met likes, hashtags en tags. Veel media putten uit berichten op social media of ze ‘taggen’ de vereniging in hun nieuwsitems, dus maak daar gebruik van. Er zijn vast leden die het leuk vinden om hiermee actief aan de slag te gaan.

10. Crisis

Het kan zijn dat je als club ongewild in de schijnwerpers komt te staan, naar aanleiding van een vervelende gebeurtenis of een actueel thema in het nieuws. Dit kun je niet tegenhouden, maar je kunt wel de negatieve gevolgen van een incident beperken. Belangrijk is snelle en zorgvuldige communicatie, wat zelf een positieve bijdrage kan leveren aan het imago van de club. In dit artikel lees je meer over hoe je crisissituaties aanpakt.

Stiekeme kleedkameropnames, een verdachte 23-0 zege, oerwoudgeluiden langs de lijn of een scheidsrechter die mishandeld wordt. Mede door de snelle communicatie op social media staan sportverenigingen nogal eens plotseling en ongewild in de schijnwerpers. Zorgvuldige en snelle communicatie kan de negatieve effecten van een incident beperken en zelfs een positieve bijdrage leveren aan het imago van de club. 10 tips voor crisiscommunicatie op een rij.

1. Analyseer en verminder de risico’s

Waar schuilt een mogelijke crisis? Is er een team waar agressie een probleem is? Zijn er onveilige plekken op de vereniging? Heeft de club vrijwilligers bij wie er serieuze redenen zijn om te twijfelen aan hun bedoelingen? Neem maatregelen om te voorkomen dat een situatie uit de hand loopt. Zulke acties dragen óók bij aan een sterker verhaal op het moment dat het tóch misgaat. De club kan dan in ieder geval aantonen er alles aan gedaan te hebben de situatie te voorkomen. Het invoeren van verplichte VOG’s is hier een voorbeeld van.

2. Contactlijsten op orde

Een goede, actuele perslijst is zeker in tijden van crisis onmisbaar. Ook een goede relatie met journalisten helpt de club om zo goed mogelijk door de crisis heen te komen. Hetzelfde geldt voor leden en stakeholders. Je wilt hen snel informeren als de club ongewild het middelpunt van (media)aandacht is.

3. De woordvoerder

Bij een crisissituatie is de kans groot dat journalisten zich bij de club melden. Bepaal van tevoren wie in zo’n situatie namens de vereniging het woord voert. De woordvoerder is hét gezicht van de club tijdens de crisis. Goed kunnen spreken en een rustig, betrouwbaar overkomen zijn een grote pre voor deze persoon. Zorg ervoor dat intern bekend is wie de woordvoerder is en dat de communicatie naar externen via deze persoon verloopt. Wijs ook één of twee alternatieven aan voor het geval de eerste woordvoerder niet in de gelegenheid is zijn rol in te vullen. In veel gevallen voeren voorzitters het woord in tijden van crisis. Dit kan een uitstekende keuze zijn, maar de club kan ook iemand anders aanwijzen. Daarnaast is het verstandig om te kijken naar de rol die de voorzitter tijdens een crisis bekleedt. Als hij veel tijd en prioriteit moet steken in onderzoeken, het oplossen van de crisis en het onderhouden van persoonlijke contacten, dreigt communicatie een bijzaak te worden. In dat geval is het raadzaam om communicatie en management te scheiden en de woordvoering bij iemand anders te beleggen.

4. Snel handelen

Zodra een incident plaatsvindt of bekend wordt, is de crisis begonnen. Dat is óók het moment dat het oplossen van de crisis moet beginnen, waar communicatie een belangrijk instrument voor is. Zorg dat de club vanaf het begin direct actie onderneemt en snel en zorgvuldig handelt. Start direct (desnoods telefonisch) met een eerste overleg met de personen die deel moeten uitmaken van het crisisteam. Bepaal en verdeel daarin ook meteen de eerste acties.

5. Bepaal de boodschap

Kort na de start van de crisis kunnen de eerste (pers)vragen op de club afkomen. Op dat moment zijn nog niet alle details over het voorval bekend. Dat hoeft ook niet om al wel een goede boodschap in een interview te kunnen afgeven. Communiceren is immers iets anders dan nieuws brengen. Mensen zijn al snel gerustgesteld als ze weten dat de vereniging druk is met de crisis. Door een kort bericht te verspreiden waarin de club stelt met de situatie bezig te zijn en daarbij vooruitblikt op het vervolg, zoals een nieuw tijdstip voor verdere informatie, voorziet de vereniging al behoorlijk in de behoefte van vele betrokkenen en geïnteresseerden. Belangrijk is ook dat de club in de eerste berichten meteen haar medeleven toont aan de mensen die betrokken zijn bij het incident. Ook kan de vereniging alvast melden dat ze er alles aan doet om te achterhalen wat er precies is gebeurd en dat de club alle maatregelen zal nemen om te voorkomen dat zo’n incident zich ooit nog eens kan voordoen.

6. Neem verantwoordelijkheid

Is er een incident en is dit bekend bij een flink aantal personen? Dan is het incident verzwijgen een slecht idee, ook omdat slecht nieuws – zeker door sociale media – zich toch snel verspreidt. Gebruik de situatie als aanleiding om te laten zien dat de club afstand neemt van het incident en waar de vereniging wél voor staat. Ook kun je melden welke maatregelen de club neemt. Mijd ook nooit journalisten tijdens een crisis. De club staat in de schijnwerpers en de omgeving vraagt om een reactie. Journalisten komen deze reactie ophalen. Helaas komen passages als ‘de vereniging was niet bereikbaar voor commentaar’ of ‘de club heeft niet meegewerkt aan dit artikel en distantieert zich van de inhoud’ nogal eens voor in berichten tijdens crisissituaties. Hiermee riskeert de vereniging het beeld te wekken de situatie niet serieus te nemen of niet in control te zijn. Loop ook niet weg tijdens een vervelend interview. De kans is aanwezig dat juist dit shot wordt uitgezonden. Neem altijd je verantwoordelijkheid en sta media rustig te woord.

7. Eerst intern

Een gouden regel tijdens een crisis is: eerst intern communiceren, dan extern. Zorg dat de vereniging de achterban zo snel mogelijk via de eigen kanalen van de club informeert. Dat kan persoonlijk zijn via een telefoontje, e-mail, brief en/of informatiebijeenkomst, maar minimaal ook via de communicatiemiddelen zoals de website of nieuwsbrief. Realiseer je dat het bericht ook door externen opgevangen wordt, stem de inhoud van de communicatie hierop af. Zorg ook dat de club belangrijke externe relaties niet vergeet, zoals de gemeente, sponsoren en samenwerkingspartners. Ook zij zullen het niet waarderen om het nieuws alleen uit de krant te moeten vernemen.

8. Maak een Q&A-lijst

Maak voor een interview of een informatiebijeenkomst een lijst met alle vragen die je kunt verwachten en de antwoorden die de club daarop wil geven. Deze voorbereiding draagt bij aan een goed interview of een geslaagde bijeenkomst.

9. Durf te herhalen

Bepaal voorafgaand aan een interview wat je kernboodschap is. Deze boodschap moet zijn samen te vatten in twee à drie regels of in een quote van twintig seconden. Durf deze boodschap ook meerdere keren te herhalen in een interview, waarmee je de kans vergroot dat deze boodschap het artikel of de uitzending ook haalt. Weet je het antwoord niet op vragen van een journalist of wil je de vraag niet beantwoorden? Durf het toe te geven als je nog niet alles weet. Meld bijvoorbeeld dat je hier nog geen commentaar op kunt geven omdat je deze feiten eerst zelf nog moet achterhalen.

10. Luisteren, monitoren en anticiperen

Bij een crisis is de vereniging onderwerp van gesprek in de media. Volg op social media hoe er over de vereniging gecommuniceerd wordt. De club hoeft niet op ieder bericht te reageren. Wel doet de vereniging er goed aan misvattingen direct uit de wereld te helpen en in de eigen boodschappen rekening te houden met wat er leeft onder het grote publiek.