Kijk voor de meest actuele informatie op de website van het RIVM of op de website van de GGD Rotterdam-Rijnmond. Hier vindt u ook antwoorden op veelgestelde vragen.
Nu het coronavirus op steeds meer locaties in het Nederland is vastgesteld krijgen we ook vanuit Rotterdamse verenigingen de vraag hoe zij zich kunnen voorbereiden op een eventuele besmetting. Hier lees je wat je kunt doen om de risico’s op besmetting te verkleinen. Voor specifieke vragen over het virus en het doorgaan van wedstrijden en evenementen kunnen verenigingen terecht bij hun sportbond. De sportbonden laten zich op hun beurt adviseren door het RIVM en NOC*NSF.
De verspreiding van het virus maakt dat steeds meer verenigingen de behoefte voelen om zich voor te bereiden op communicatie over een eventuele besmetting. In dit artikel geven we enkele tips om snel en goed te kunnen communiceren als er zich werkelijk een besmetting voordoet binnen de club:
- Contactlijsten op orde
Zorg voor goede actuele contactlijsten van leden, sponsoren en andere stakeholders. Bedenk hoe je de verschillende groepen binnen de club snel en effectief kunt bereiken. E-mail is om mensen snel te bereiken bijvoorbeeld niet het ideale medium. Inventariseer liever bestaande WhatsApp-groepen en breng in kaart welke kaderleden onderdeel zijn van welke groep. Als je die kaderleden goed in beeld hebt kun je hen bij een eventuele besmetting informeren en vragen om de boodschap door te plaatsen in de groepen waar zij actief zijn. Zorg dat ook mensen die geen WhatsApp gebruiken de informatie snel kunnen ontvangen. Bijvoorbeeld door te bellen of sms’en. Ook de site en sociale media kunnen aanvullend goed werken. - Kies een woordvoerder
Je kunt vast nadenken wie namens de vereniging het woord voert wanneer er sprake is van een besmetting. De woordvoerder wordt tijdelijk hét gezicht van de club. Zorg ervoor dat intern bekend is wie de woordvoerder is en dat de communicatie naar externen via deze persoon verloopt. Wijs ook één of twee alternatieven aan voor het geval de eerste woordvoerder niet in de gelegenheid is zijn rol in te vullen. In veel gevallen voeren voorzitters het woord in tijden van crisis. Dit kan een uitstekende keuze zijn, maar de club kan ook iemand anders aanwijzen. - Snel handelen
Zorg dat de club vanaf het begin direct actie onderneemt en ook gedurende het traject snel en zorgvuldig handelt. Start direct (desnoods telefonisch) met een eerste overleg met de personen die nodig zijn om als club te kunnen handelen. Het aanmaken van een WhatsApp-groep met deze personen kan bijdragen aan snelle en eenduidige communicatie. Bepaal en verdeel daarin ook meteen de eerste acties. - Breng evenementen in kaart
Verenigingen organiseren ontzettend veel activiteiten. Naast trainingen en wedstrijden zijn er ook tal van nevenactiviteiten. Breng in kaart wat er komende maanden op de agenda staat; denk daarbij aan (jeugd)kampen, toernooien, teamuitjes maar ook feestavonden en de externe partijen die faciliteiten huren bij de vereniging. Bepaal per evenement wie er verantwoordelijk is voor de communicatie bij eventuele corona-gerelateerde maatregelen. Een schema met naam van het evenement, datum, verantwoordelijke + mobiel nummer kan je enorm helpen als je snel moet schakelen. - Blijf in gesprek met leden en ouders
We denken vaak dat clubs beslissen op welke manier er tijdens een dergelijke uitzonderlijke situatie wordt gehandeld. Maar bij het coronavirus, waar zoveel over gesproken wordt, halen leden en ouders hun informatie overal vandaan en verbinden daar soms ook eigen conclusies aan. Zo kiezen sommige ouders er bewust voor hun kind thuis te houden, openbare plekken te mijden en dus trainingen of wedstrijden af te zeggen. Blijf met elkaar in gesprek over risico’s, persoonlijke afwegingen en wissel informatie uit. Ga hierbij uit van ieders goede bedoelingen en probeer elkaars keuzes te begrijpen en te respecteren. Als je als vereniging actief en open communiceert en passende maatregelen treft, wekt dit bij leden en ouders vertrouwen en volgen ze vaker de aanpak van de club. Communiceer via site en de sociale media van de club één contactpersoon die leden en ouders kunnen benaderen als ze vragen hebben of twijfelen om hun kind deel te laten nemen aan clubactiviteiten. Dit hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de woordvoerder.
Bovenstaande voorbereiding vraagt relatief weinig tijd en levert enorm veel op als er snel gecommuniceerd moet worden. Benieuwd wat je in het geval van een crisis nog meer kunt doen? Lees hier onze 10 tips!
Ondersteuning
Is er sprake van een besmetting op de club? Het algemene advies is om de GGD actief te betrekken bij de afweging of het verstandig is om een evenement door te laten gaan, al dan niet in aangepaste vorm.
Wij kunnen je in het verlengde van de door instanties gegeven adviezen bijstaan met praktisch communicatieadvies en -ondersteuning. Neem contact op met jouw gebiedsconsulent als je hier gebruik van wilt maken.