Hoe kun je met communicatie van waarde zijn voor de vereniging? Bij OMHC werkt een commissie aan een gestroomlijnde communicatie binnen de hockeyclub. Niet alleen om de geijkte doelgroepen te bereiken, zoals stakeholders of (potentiële) leden, maar juist ook om de interne communicatie tussen verschillende commissies te versterken. “In de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde.”
Marte van Delden is voorzitter van deze communicatiecommissie, die ze twee jaar geleden samen met een aantal andere leden oprichtte. Eén van de pijlers is om de commissie helder te positioneren binnen de vereniging. “Waar sta je voor als verenging? Wat zijn de doelstellingen? En de kernwaarden? Dat zijn vragen die je eerst moet kunnen beantwoorden om je positie in te nemen,” zegt Van Delden. “In gesprekken met het bestuur en verschillende commissies hebben we de daarom de behoeftes binnen de vereniging opgehaald. Deze input hebben we vervolgens gebruikt om de missie en doelstellingen te bepalen. Dit hebben we op papier gezet en visueel gemaakt zodat voor iedereen in één oogopslag duidelijk wie we zijn en waar we voor staan.”
Zie hieronder het voorbeeld:
Eén van de doelstellingen van de commissie is bijvoorbeeld het verhelderen en versterken van de communicatielijnen binnen de vereniging. Van Delden: “De communicatie naar stakeholders en (potentiële) leden vinden we heel belangrijk, net als heel veel clubs, maar juist in de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde. We geloven dat als de interne communicatie goed is, dat de communicatie naar stakeholders en leden vanzelf gaat. Daarom hebben we in onze missie laten opnemen dat we sturen op eenduidige en effectieve communicatieaanpak binnen de vereniging.”
In gesprek
Volgens Van Delden is het belangrijk om in gesprek te blijven met het bestuur (en de andere commissies). “We hebben bij het bestuur de vraag gesteld: Wat zijn jullie doelstellingen, waar willen jullie naartoe en hoe kunnen wij hieraan bijdragen? Een goed voorbeeld is de selecties. We denken graag mee van A tot Z in plaats van alleen over de ontwikkeling van middelen. In de gesprekken met het bestuur kijken we kritische waar de behoefte ligt. Is het thema nog actueel? Willen we daar nu extra inzet op plegen? Als commissie wil je eerst op dezelfde lijn zitten als het bestuur om vervolgens de communicatielijn te bepalen.”
Om tot een goede communicatielijn te komen, is het vroegtijdig aanhaken van de communicatiecommissie essentieel, stelt ze. “Dat vraagt om een kleine cultuurverandering, want het beeld dat andere commissies hebben is niet altijd hetzelfde beeld als dat jij voor ogen hebt. We denken graag mee in ingewikkelde processen, dus je wilt graag al aan de voorkant betrokken worden zodat je een communicatielijn kunt bepalen en niet bezig bent met het verrichten van hand- en spandiensten.”
“De communicatie naar stakeholders en (potentiële) leden vinden we heel belangrijk, net als heel veel clubs, maar juist in de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde.”
Marte van Delden | Voorzitter communicatiecommissie OMHC
Enquête
De hockeyvereniging uit Ommoord zette begin dit jaar een enquête uit binnen de vereniging. De uitkomsten bieden veel inzicht in de behoeften en achtergronden van de leden. Ook geeft het richting in het bepalen van de doelstellingen. “Voor verenigingen die een commissie willen opstarten, is zo’n enquête heel nuttig bij het vinden van nieuwe leden. Het hoeven echt niet altijd mensen te zijn die uit het vakgebied komen. In een communicatiecommissie kan het bijvoorbeeld heel verfrissend zijn als er iemand is zonder communicatieachtergrond. Dat geldt ook voor andere commissies.”
Van Delden heeft nog een tip voor andere verenigingen: werk met templates of checklisten. “Als iemand een berichtje op de website of op de socials wil plaatsen, is het prettig om wat handvatten te geven,” zegt Van Delden. “Dat je bijvoorbeeld standaard een foto in hoge resolutie meestuurt of dat nieuwsberichten een titel moeten bevatten. Het is eigenlijk een soort checklist die houvast biedt, zoals een evenementencommissie dat ook doet voor evenementen. Het voorkomt dat je achteraf nog onnodig werk doet.”
Vragen
Heb je vragen over communicatie of wil je met dit thema aan de slag? Neem dan contact op met Lennert van Driel via l.vandriel@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315. In dit artikel hebben we een overzicht gemaakt van handige en gratis tools om de clubcommunicatie te verbeteren.
Lennert van Driel
Communicatiemedewerker