Als verenigingsbestuur kun je niet alle taken en verantwoordelijkheden binnen je club op je nemen. Het bestuur is er vooral om te besturen. Veel taken en verantwoordelijkheden worden dan ook vaak belegd bij diverse commissies: een sponsorcommissie of vrijwilligerscommissie bijvoorbeeld. Maar hoe zorg je er als bestuur voor dat een commissie de taken en verantwoordelijkheden uitvoert? En wie stuurt dit aan?
-
Maak voor de club een organigram van de organisatie, het bestuur en de commissies of onderdelen die je binnen je club hebt georganiseerd. Welke bestuurder is portefeuillehouder van welke onderdelen of commissies? Is het organigram evenredig verdeeld? Wat is er nog niet belegd bij een bestuurder en welke commissie of onderdeel mis je nog in de organisatie?
Bespreek dit organigram in het bestuur en bepaal waar de organisatie nog onderdelen of commissies mist.
-
Wat is de taak van een commissie? En wat is het kader van de verantwoordelijkheden? Maak een overzichtsdocument van alle commissies die er zijn of die je nog wilt opstarten met een korte omschrijving waar deze volgens de bestuursleden in de basis verantwoordelijk voor zijn. Is de PR-commissie verantwoordelijk voor alle geschreven teksten binnen de club of zijn zij de personen die ervoor zorgen dat teksten op de platforms (website, sociales) komen? Is de kledingcommissie alleen verantwoordelijk voor bestellingen en beleid of ook voor uitgifte van nieuwe tenues aan de teams?
Bespreek binnen je bestuur hoe jullie de taken en verantwoordelijkheden van de commissies voor je zien.
-
Heeft elke commissie een kartrekker en voldoende commissieleden? Weet iedereen wat de rol is in de commissie?
Bespreek met je bestuur hoe de personele bezetting van de commissies is. Start eventueel een wervingscampagne op voor openstaande posities.
-
Organiseer (bijvoorbeeld in het voorjaar) een commissieavond voor alle vrijwilligers. Geef hier als bestuur aan dat je de manier van werken met commissies wil toelichten en dat je voor het komende seizoen naar een jaarplan en budget per commissie wil toewerken. Maak er een leuke avond van met waardering voor het werk dat de commissies jou als bestuurder uit handen neemt. Een filmpje uit de Back2Basics collectie is altijd goed om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Vergeet vooral niet om elke commissie en de leden even voor te stellen aan de hele groep!
Licht toe hoe je de commissies hebt gepositioneerd in het organigram, wie hun portefeuillehouder is en wat je in grote lijnen van een commissie verwacht. Hoe ziet de commissie dit zelf? Je kunt er ook voor kiezen om de diverse commissies op deze avond een aantal taken en verantwoordelijkheden te laten opstellen waarvan zij denken dat zij ervoor verantwoordelijk zijn. Vergelijk deze met wat het bestuur voor ogen heeft, waar zitten de overeenkomsten en verschillen? En welke afspraken maak je met elkaar hierover?
-
Vraag elke commissie om binnen twee maanden een eigen jaarplan en budget op te stellen. Wat hebben zij voor de uitvoering hiervan nodig van het bestuur en van de andere commissies. Stuur ook op samenwerking en afstemming van de plannen. Als de kledingcommissie op zoek gaat naar een nieuwe kledingleverancier heeft dit gevolgen voor de werkzaamheden van de financiële commissie, sponsorcommissie en wellicht de PR commissie. Verzamel de plannen en budgetten en bepaal of het haalbaar is om het uit te voeren. Je kunt er ook voor kiezen nog een avond te organiseren om de plannen aan de hele groep te presenteren en ook als bestuur een gezamenlijke klap op de plannen te geven.
-
Gedurende het seizoen is het van belang regelmatig een update op te vragen bij de commissies van de stand van zaken. De commissies hebben immers een mandaat gekregen van het bestuur om hun plan uit te gaan voeren en hebben zelf de regie daarop. Vanzelfsprekend houdt de portefeuillehouder contact met de commissie of het lukt en stimuleert of effent de wegen waar nodig is. De portefeuillehouder vanuit het bestuur kan periodiek een overleg inplannen met de commissie of je kunt in de bestuursvergadering een carrousel van commissies langs laten komen voor een update.
Het principe van Plan – Do – Check – Act (PCDA, zie downloads) is een mooi systeem om deze commissiewerkwijze op te volgen. Dit is een methode waarmee je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie beter kunt maken om zo continu te verbeteren.
-
Als bestuur is het vooral je taak om de commissies te stimuleren en te enthousiasmeren. Zij nemen immers je werk uit handen. Ook als een commissie soms een keuze maakt die je als bestuur graag anders had gezien, is het belangrijk om te weten waarom zij kiezen voor die optie. Als zij door het bestuur elke keer begrenst worden op dat wat zij doen, zullen ze snel de handdoek in de ring gooien en kun je het als bestuur alsnog zelf doen. Blijf dus in gesprek om de commissie te voeden met de visie van de club en luister naar hun oplossingen en accepteer dat die, binnen bepaalde mate, anders kunnen zijn dan de oplossingen van het bestuur. Autonomie en inzetten op het vergroten van het zelfoplossendvermogen zijn succesfactoren hierin.
Je zult in de loop van het seizoen zien dat je bestuurstaken overzichtelijker worden doordat de commissies beter weten wat er van hen verwacht wordt. Je gaat dan echt (be)sturen!
Contact
Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op met verenigingsconsulent Bianca Post via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!
Bianca Post – van der Hoek
verenigingsconsulent vitale en toekomstbestendige sportverenigingen / verenigingsconsulent Scouting