Functieprofielen en rolbeschrijvingen

Je bent op zoek naar een vrijwilliger voor een leuke klus bij jouw vereniging. Maar hoe maak je duidelijk wat je zoekt en wat je van iemand verwacht? En niet te vergeten, wat kan en mag een vrijwilliger van jouw vereniging of van jou als bestuurder verwachten? Lees hieronder de tips!

Functieprofiel

Herkenbaar? Een grote lap tekst met daarin vooral vaak de woorden ‘moeten’ en ‘verwachten’. Een opsomming van taken en verantwoordelijkheden en weinig enthousiasmerende woorden. Als het tegenzit hangt deze vacature op het mededelingenbord in de kantine. Niet echt de manier om als mogelijke vrijwilliger enthousiast te worden om iets te willen doen voor je vereniging of die van je kinderen.

Als je gaat zoeken via de sportbond of via NOC*NSF kom je zeker goede handboeken tegen waarin complete organisaties, inclusief bijbehorende functieprofielen uitgewerkt staan. Dit is een voorbeeld van de KNVB. Allemaal beschrijven ze de functie, maar je kunt je afvragen of je iemand vindt die zich hieraan wil binden.

Gebruik deze teksten dan ook bij voorkeur niet in de werving, maar zorg er wel voor dat ze binnen je vereniging vastliggen zodat wel duidelijk is welke verantwoordelijkheden er afgesproken zijn.

Werven

Als je start met werven, let dan op de onderstaande punten. Een vacaturetekst, of liever gezegd een goede rolbeschrijving, voldoet aan een aantal voorwaarden:

• Houd je tekst kort, krachtig en energiek;
• Zoek, als het kan, naar een persoonlijke toon;
• Vertel in een ‘verhaalvorm’ wat jouw vereniging zoekt, met een korte omschrijving;
• Geef aan hoeveel tijd de klus kost;
• Maak duidelijk wat de verwachtingen zijn;
• En vergeet niet te melden wat het je als vrijwilliger oplevert.

Hieronder vind je een aantal creatieve voorbeelden van verenigingen met gepubliceerde vacatures:

1. DESZ
2. Nieuw Westland
3. VOC Rotterdam
4. Scouting Hillegersberg

Doelgroep

Stel, je zoekt als vereniging een trainer voor een bepaald team; wat is er aantrekkelijker dan die bewuste doelgroep een rol te laten spelen in je vacaturetekst? Bijvoorbeeld door een leuke foto, een quote of misschien wel een tof filmpje.

Als je eenmaal een aantrekkelijke vacaturetekst hebt – en je hebt deze binnen je vereniging gecommuniceerd via de website, social media en de diverse WhatsApp-groepen, dan is het helaas geen kwestie van afwachten op de tientallen reacties die binnenstromen. Het echte werven van vrijwilligers begint namelijk nu pas. Lees daarover meer in onze andere artikelen!

In een reeks columns delen vloggers Romy & Steef hun praktijkervaringen als train(st)ers. Deze keer: Steef over de (onbenutte) potentie van jeugdtrainers bij verenigingen.

Wanneer winterstop is afgelopen, begint voor veel verenigingen het leggen van de puzzel voor het nieuwe seizoen. Maar waar begin je als vereniging? Met het samenstellen van de jeugdteams? Of juist eerst met het vinden van een geschikte train(st)er voor deze teams?
      Vaak worden eerst de hoogst spelende teams ingedeeld en voorzien van goede begeleiding, waardoor de ‘lagere’ teams blij mogen zijn dat ze iemand hebben die voor de groep wil staan. Dat is in ieder geval mijn eigen ervaring. Ik hoor vaak van clubs: “We zijn al blij dat we iemand hebben voor deze groep hebben.”

“Ik beleef nog iedere dag plezier aan het trainen van jeugdteams. In deze rol heb ik mij de afgelopen jaren ook als mens ontwikkeld.”
– Stephan Vos –

Plezier

Kijkend naar mijn eigen ontwikkeling als trainer, begon dit doordat een bekende binnen de club mij vroeg of ik hem wilde helpen. Ik was toen 16 jaar en nog zelf actief als jeugdspeler, maar wilde hem graag assisteren naast het volgen van m’n eigen trainingen. Doordat ik zelf al actief was bij de vereniging, kende ik de cultuur en de mensen. In deze veilige omgeving kon ik hulp vragen wanneer ik daar behoefte aan had.
         Twee jaar later kreeg ik een eigen team onder mijn hoede. “Jij zou een goede zijn om dit team te trainen!”, hoorde ik van het jeugdbestuur. Ik kreeg het vertrouwen en de kans om mijzelf te ontwikkelen door trainerscursussen te volgen. Nu, bijna twintig jaar later, ben ik nog steeds actief als jeugdtrainer. Ik beleef nog dagelijks plezier aan het trainen van jeugdteams en heb ik mij in deze rol de afgelopen jaren ook als mens ontwikkeld.

Vertrouwen

Mijn ontwikkeling als mens en trainer was nooit gebeurd als de club destijds geen duidelijke visie had. Het punt dat ik wil maken: voordat je als vereniging zomaar iemand voor de groep neerzet of een externe laat invliegen, durf ook dichtbij te kijken en gerichte vragen te stellen. Welke personen heb je al in de club lopen en wie kan hierin een rol spelen? En als deze mensen huiverig zijn, weet je dan ook waarom dat is? Is er angst of spelen er andere factoren? Vraag het uit en spreek tegelijkertijd ook je vertrouwen uit. Je zult het als vereniging terugverdienen, want als geen ander weet deze trouwe groep wat er nodig is binnen de club!

Stephan Vos is projectmedewerker Veilige Verenigingen met sterke Jeugdafdelingen bij Rotterdam Sportsupport. Al bijna twintig jaar is hij in het (Rotterdamse) voetbal actief als jeugdtrainer. Tegenwoordig coacht hij het vrouwenbeloftenelftal van ADO Den Haag. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Stephan via s.vos@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 06 22 64 02 26. Bekijk hier de eerdere vlogs van Romy & Steef.

Iedere vereniging staat te springen om extra handjes. Nieuwe vrijwilligers worden met open armen binnengehaald en ergens ingezet. Toch is het nuttig én verstandig om tijd te stoppen in het ontwikkelen van beleid voor het aannemen van nieuwe vrijwilligers. Zeker als de nieuwe vrijwilliger aan de slag wil gaan met jeugdleden of mensen met een beperking. Of een bestuurdersrol krijgt waarbij hij of zij mee denkt in de strategie, cultuur en structuur van de club. 

 
Wie haal je in huis? 

Nadenken over beleid kost tijd, maar waarom is het voor een vereniging toch nuttig om beleid te ontwikkelen voor de aanname van nieuwe vrijwilligers? Omdat het verstandig is te weten wie je in huis haalt. Dit is zeker het geval wanneer je als club een vrijwilliger aan de slag laat gaan met jeugdleden of mensen met een beperking.

Heeft de persoon bijvoorbeeld voldoende kennis en kunde om te werken met de betreffende doelgroep? Is hij/zij bereid de visie van de club te volgen op het gebied van een Veilig Sportklimaat? Is hij/zij ook bereid zich verder te ontwikkelen als dat nodig is? Heeft de beoogde vrijwilliger in het verleden iets gedaan waar je als vereniging niet mee geassocieerd wil worden? Kan hij/zij een risico vormen voor je leden?

Maar ook wat voor type persoon is de nieuwe vrijwilliger en past hij/zij qua aansturing, werkwijze en cultuur in het huidige team? Is er een klik in het team? Wat is zijn/haar kracht en hoe past dat in een team? Allemaal vragen die in het kennismakingsgesprek gesteld kunnen worden om een goed beeld te kunnen krijgen van de nieuwe vrijwilliger.  

Vier stappen voor een goed aannamebeleid 

Een aannamebeleid moet goed bij de vereniging passen, voor een kleinschalige familievereniging kan deze er heel anders uitzien dan een grote semiprofessionele sportclub. Daarom hieronder vier stappen voor een goed aannamebeleid:

1. Stel een functieprofiel op. Zo weet je precies welk type persoon je zoekt en welke vaardigheden hij/zij moet bezitten. Welke rol wil je dat de vrijwilliger vervult in het team? Voorkom dat je hier alleen opsomming van taken vermeld, maar dat je het vooral hebt over de kaders waarin de rol plaatsvindt en wat de bedoeling is van de rol.
2. Als je iemand op het oog hebt of er heeft iemand gereageerd op de vacature, voer dan een sollicitatie/kennismakingsgesprek. Houd dit informeel met een formeel randje. Maak uitgebreid kennis met de kandidaat, stel veel open vragen over waarom hij/zij zich kandidaat stelt voor de betreffende functie of leg uit waarom jij denkt dat de kandidaat geschikt zou zijn. Ga tijdens een gesprek op je (onderbuik)gevoel af, voer het gesprek bij voorkeur met twee personen. Als het wenselijk is, vraag je de kandidaat om een referentie van de vorige vrijwilligersorganisatie waar hij/zij actief is geweest. Bespreek duidelijk de wederzijdse verwachtingen.
3. Bespreek de omgangsregels van de vereniging en de gedragscode en laat deze ondertekenen wanneer jullie besluiten een samenwerking aan te gaan. Je kunt ook een vrijwilligersovereenkomst aangaan, zeker als je een vergoeding geeft voor de taken.
4. Vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan voor de potentiële vrijwilliger. Neem dit op in je aannamebeleid. Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag is voor verenigingen gratis. Lees hier meer over de VOG.

Diverse voorbeelden van een handboek Vrijwilligersbeleid zijn online terug te vinden. Maak vooral een beleid wat bij jouw club past!

In gesprek blijven 

Ná de aanname blijf je in contact met de vrijwilliger. Voer evaluatiegesprekken met elkaar, vraag hoe het gaat en wat er eventueel beter kan. Zo blijf je op de hoogte van het functioneren van de vrijwilliger. Gebruik deze momenten ook om de vrijwilliger te bedanken voor zijn/haar inzet en om bij te sturen als dat nodig is. Stopt een samenwerking? Dan kan een exitgesprek beide partijen duidelijkheid geven. Je kunt leermomenten uit dit gesprek gebruiken om het vrijwilligersbeleid aan te scherpen.

Een gedragscode gaat over het contact tussen vrijwilligers/begeleiders en jeugdleden of mensen met een beperking. Wat is wel en niet geaccepteerd gedrag? Vaak zijn deze grenzen binnen de sportsetting niet duidelijk. Binnen de judosport is het bijvoorbeeld gebruikelijk om een bepaalde greep liggend op de grond bij een jeugdlid voor te doen. Bij een sport als tennis is dit erg ongebruikelijk. De gedragscode helpt bij het verduidelijken van de grenzen. Het gaat hierbij over de grenzen in het contact tussen vrijwilliger/begeleider en het jeugdlid of lid met een beperking.  

De gedragscode is een formeel document waarin beschreven staat hoe vrijwilligers/begeleiders omgaan met minderjarigen of mensen met een beperking. Het gaat dus om de interactie tussen vrijwilligers, begeleiders, verzorgers en de kwetsbare doelgroep. Met een gedragscode open je het gesprek en maak je duidelijk wat gewenst gedrag is en waar de grens ligt. NOC*NSF en Rotterdam Sportsupport hanteren een standaard code die je passend kunt maken voor jouw vereniging. Deze gedragscode is bovenaan de pagina te downloaden.  

Uitspreken, afspreken en aanspreken

Een gedragscode maakt dat je een vrijwilliger die een grens overschrijdt concreet aan kunt spreken. Je hebt namelijk al uitgesproken hoe de vereniging verwacht dat de nieuwe vrijwilliger met de kwetsbare doelgroep omgaat. De vrijwilliger is hiermee akkoord gegaan door de gedragscode te ondertekenen. ‘Uitspreken’ en ‘afspreken’ maakt het vervolgens gericht kunnen ‘aanspreken’ van een vrijwilliger/begeleider gemakkelijker.   

De gedragscode in het aannamebeleid

Het hebben van een aannamebeleid wordt sterk aangeraden. Geef de gedragscode hier een duidelijke plaats in. Je kunt ervoor kiezen om de code bij het sollicitatie-/kennismakingsgesprek te bespreken en meteen te laten ondertekenen. Maar je kunt het ook bespreken en meegeven. Later kunnen ze het ondertekend inleveren en bijvoorbeeld tegelijkertijd een geldig VOG aanleveren. Belangrijk is dat ze de gedragscode ondertekenen, de manier waarop passend is voor de vereniging.