Podcast; een kans voor jouw vereniging?

Je kunt niet meer om de populariteit van podcasts heen. Bijna de helft (49%) van de Nederlanders boven de 16 jaar luistert tegenwoordig wel eens naar een podcast. Dat komt neer op ongeveer 6,9 miljoen luisteraars. Welke kansen biedt dit audio-communicatiemiddel voor jouw vereniging?

Doel- en doelgroepen

Met een podcast kun je verschillende groepen bereiken en allerlei doelen nastreven. Zo kun je bijvoorbeeld de betrokkenheid van je eigen leden vergroten of sponsoren betrekken bij jouw vereniging. Het werven van nieuwe leden via een podcast is niet aan te raden. Het luisteren van een podcast vraagt al een hoge betrokkenheid. Wanneer deze betrokkenheid er nog helemaal niet is, is een podcast niet effectief.

Format

Afhankelijk van het doel kun je het format bepalen. Een format zijn enkele herkenbare elementen die iedere keer hetzelfde of vergelijkbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan: titel, openingstune + inleidende tekst, intro, middenstuk, afsluiting + outro.

Ideeën voor podcastseries

• Duik met verschillende gasten/(oud-)leden in de clubhistorie.
• Bespreek ter ere van het jubileum de hoogtepunten in het x-jarig bestaan.
• Vraag elke aflevering een vrijwilliger naar diens drijfveren.
• Bespreek een grote verandering (nieuw clubgebouw) met verschillende betrokkenen.
• Leg prikkelende inhoudelijke stellingen voor.
• Laat de ene gast een vraag stellen aan een andere gast in de volgende aflevering.
• Laat sponsoren elkaar inspireren binnen de businessclub.
• Leer het eerste team beter kennen door hen te vragen naar opleiding, werk en andere wetenswaardigheden.
• Laat leden aan het woord met vernieuwende ideeën.

Wat heb je nodig?

Goede opnameapparatuur is heel belangrijk. Voorbeelden hiervan zijn een heldere microfoon, opnameprogramma, mengpaneel en aanvullende videocamera. Vooral kraakheldere audio is cruciaal. Deze podcastset van Rode wordt veel gebruikt door professionals. De geschatte kosten hiervoor bedragen ongeveer 1500 euro.
     Je kunt als sportvereniging uiteraard ook een goedkoper alternatief aanschaffen of bij leden/vrijwilligers informeren naar beschikbare apparatuur. Verder zijn er verschillende (gratis) apps waarmee je een podcast kunt opnemen en bewerken. De kwaliteit van deze apps is wel verschillend.

Hoe ga je aan de slag?

Is je podcast opgenomen, bewerkt en afgerond? Dan kun je gaan publiceren! Streamingsdiensten als SoundCloud, Spotify, iTunes of Pocket Casts zijn populair onder luisteraars. Het publiceren van je podcast kun je doen door je podcast eerst te uploaden op een centraal hosting platform, die de podcast vervolgens doorplaatst naar diverse streamingsdiensten. Let op! Aan het kosten op dit soort platforms zitten vaak maandelijkse kosten verbonden, variërend van 10 euro tot 200 euro per maand. Wil je liever geen kosten maken? Bij SoundCloud kun je een gratis account aanmaken met beperkte uploadmogelijkheden (ongeveer één uur audio per maand). Vervolgens kun je de link van je podcast doorplaatsen op de website, socials en/of digitale nieuwsbrief.
     Heb je ervoor gekozen om je podcast te filmen, dan is YouTube natuurlijk een ideaal medium. Mensen kijken het allereerste naar de titel dus zorg voor een korte en pakkende titel. Ook bij YouTube zijn er geen kosten verbonden aan het uploaden van een podcast. Zie onderstaande video:

Aan de slag!

Heeft jouw vereniging al een leuke podcast die ons wil laten horen? Of heb jij leuke ideeën voor een podcastserie die we hierboven toe kunnen voegen? Of heeft jouw club een vraag over hoe aan de slag te gaan? Laat het ons weten door te mailen naar Lennert van Driel via l.vandriel@rotterdamsportsupport.nl of te bellen naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Vrijwilligers, als vereniging kun je niet zonder! Altijd in touw, betrokken, enthousiast en gemerkt en ongemerkt wordt er ontzettend veel werk verzet door deze groep binnen jouw vereniging. De één doet dit een uurtje per week, de ander is dagelijks aanwezig op het sportcomplex. Op 7 december is het Nationale Vrijwilligersdag. Dit is bij uitstek de gelegenheid om de vrijwilligers van jouw vereniging in het zonnetje te zetten.

Eén ding hebben vrijwilligers gemeen: ze steken vrije tijd, energie en hun kennis en kunde in jouw vereniging! En natuurlijk geef je ze regelmatig een schouderklopje, een compliment of een kop koffie. Als bestuurders is het dus van groot belang om deze inzet te zien en dit ook op z’n tijd te waarderen en te belonen. Goede, gemotiveerde vrijwilligers wil je immers niet verliezen. Er wordt niet voor niets steeds vaker benadrukt dat goed beleid ter behoud van vrijwilligers misschien wel belangrijker is dan werving. Maar hoe doe je dat dan goed, vrijwilligers behouden? Door ze in ieder geval te waarderen!

Een aantal tips op een rij

1. Stuur alle vrijwilligers een kaartje op 7 december met een oprechte waarderingstekst namens de club.
2. Organiseer aan het eind van het seizoen exclusief voor de vrijwilligers een heerlijke barbecue, picknick, stamppotbuffet of andere maaltijd. De bestuursleden bereiden het eten en bedienen de vrijwilligers.
3. Organiseer een vrijwilligersavond met persoonlijke huldigingen voor bijvoorbeeld de beste trainer of de beste scheidsrechter. Laat speciale prijzen maken en reik deze uit. Laat clubleden vrijwilligers nomineren. En vergeet ook de partners van vrijwilligers niet uit te nodigen. Zij maken de vrijwillige inzet vaak mede mogelijk.
4. Maak deelname aan kadertraining/scholing mogelijk of organiseer thema-avonden over actuele onderwerpen. Hiermee laat je zien dat je investeert in de (persoonlijke) ontwikkeling van vrijwilligers.
5. Geef je vrijwilligers een leuk pakket, bijvoorbeeld een soep- of oliebollenpakket. Of stuur een kaartje met een lekkernij op hun verjaardag.
6. Voer op de website of sociale media de rubriek ‘Vrijwilliger van de maand’ in, met daarbij uiteraard een foto van de vrijwilliger. Dit is een leuke manier om het – vaak verborgen – werk van vrijwilligers zichtbaar te maken en daarvoor waardering te tonen. Na twaalf maanden heb je twaalf kandidaten voor de titel ‘Vrijwilliger van het Jaar’. Leden kunnen (online) stemmen op hun favoriet en de uitreiking kan plaatsvinden tijdens een jaarlijks event.
7. Geef een cadeaubon van een sponsor of lokale ondernemer.
8. Gepersonaliseerde cadeautjes: een handdoek met clublogo, een chocoladereep met naam, een Kanjerkoek of iets wat past bij de werkzaamheden die ze doen voor jouw vereniging.
9. Regel een avondje uit naar de bioscoop en huur de hele zaal af voor alle vrijwilligers van jouw club.
10. Vraag een lintje aan, een waarderingsteken van de bond of maak iemand Erelid of Lid van Verdienste en maak daar een mooie happening van.

Meer weten?

Wil je meer vrijwilligers vinden en binden aan jouw club? Of wil je meer weten over het waarderen van vrijwilligers? Neem dan contact op met Bianca Post, onze expertconsulent vrijwilligers, via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315. We helpen je graag verder!

Het is voor veel sportverenigingen vaak een uitdaging: het intern delen van informatie. Vaak worden diensten als Dropbox of de eigen computer van bestuurders gebruikt om ledenlijsten, contactgegevens of andere informatie te delen. Voor non-profitorganisaties zoals sportverenigingen zijn er mogelijkheden om tegen lage tarieven – soms gratis – licenties aan te vragen voor clouddiensten om informatie centraal te regelen. Hieronder een overzicht.

Microsoft Office 365    

Microsoft heeft een speciale regeling voor overheden, onderwijs en non-profitorganisaties. In het geval van non-profitorganisaties gaat het erom dat deze organisaties niet op winst gericht zijn, zoals sportverenigingen. Als je als club kunt aantonen dat je geen winstoogmerk hebt, kun je een aanvraag voor Office 365 indienen. In Nederland worden deze aanvragen gecontroleerd door Techsoup. De volgende zaken moet je bij de digitale aanvraag overhandigen (bron: Microsoft).

• Uittreksel Kamer van Koophandel van de sportvereniging
• Begroting van de sportvereniging
• Missie van de sportvereniging

Na ongeveer twee weken hoor je of de aanvraag voor een licentie is goedgekeurd. Vervolgens kun je kiezen uit verschillende pakketten. Afhankelijk van het aantal licenties en de functionaliteiten, zijn deze pakketten gratis of tegen een aantrekkelijk tarief te verkrijgen. Bekijk hier het hele overzicht met de verschillende licentievormen.

Google Workspace    

Ook Google heeft een speciale regeling voor non-profitorganisaties, zoals sportverenigingen. Met Google Workspace kunnen verenigingen in een online omgeving op één plek met elkaar samenwerken. Bij alle Google Workspace-abonnementen krijg je als bestuurder met een gepersonaliseerd e-mailadres toegang tot samenwerkingsprogramma’s zoals Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites.  Afhankelijk van het aantal licenties en de functionaliteiten, zijn deze pakketten gratis of tegen een laag tarief aan te vragen.  Bekijk hier het hele overzicht met de verschillende licentievormen en ga aan de slag!

Contact

Heb je nog tips voor ons of heb je vragen over dit artikel? Laat het ons dan weten door contact op te nemen via info@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010 24 29 315. We helpen je graag verder!

Vrijwilligers, als vereniging kun je niet zonder! Altijd in touw, betrokken, enthousiast en gemerkt en ongemerkt wordt er ontzettend veel werk verzet door deze groep binnen jouw vereniging. De één doet dit een uurtje per week, de ander is dagelijks aanwezig op het sportcomplex. Maar hoe doe je dat dan goed, vrijwilligers behouden? Door ze in ieder geval te waarderen!

Eén ding hebben vrijwilligers gemeen: ze steken vrije tijd, energie en hun kennis en kunde in jouw vereniging! En natuurlijk geef je ze regelmatig een schouderklopje, een compliment of een kop koffie. Als bestuurders is het dus van groot belang om deze inzet te zien en dit ook op z’n tijd te waarderen en te belonen. Goede, gemotiveerde vrijwilligers wil je immers niet verliezen. Er wordt niet voor niets steeds vaker benadrukt dat goed beleid ter behoud van vrijwilligers misschien wel belangrijker is dan werving.

Een aantal tips op een rij

1. Stuur alle vrijwilligers een kaartje met een oprechte waarderingstekst namens de club.
2. Organiseer aan het eind van het seizoen exclusief voor de vrijwilligers een heerlijke barbecue, picknick, stamppotbuffet of andere maaltijd. De bestuursleden bereiden het eten en bedienen de vrijwilligers.
3. Organiseer een vrijwilligersavond met persoonlijke huldigingen voor bijvoorbeeld de beste trainer of de beste scheidsrechter. Laat speciale prijzen maken en reik deze uit. Laat clubleden vrijwilligers nomineren. En vergeet ook de partners van vrijwilligers niet uit te nodigen. Zij maken de vrijwillige inzet vaak mede mogelijk.
4. Maak deelname aan kadertraining/scholing mogelijk of organiseer thema-avonden over actuele onderwerpen. Hiermee laat je zien dat je investeert in de (persoonlijke) ontwikkeling van vrijwilligers.
5. Geef je vrijwilligers een leuk pakket, bijvoorbeeld een soep- of oliebollenpakket. Of stuur een kaartje met een lekkernij op hun verjaardag.
6. Voer op de website of sociale media de rubriek ‘Vrijwilliger van de maand’ in, met daarbij uiteraard een foto van de vrijwilliger. Dit is een leuke manier om het – vaak verborgen – werk van vrijwilligers zichtbaar te maken en daarvoor waardering te tonen. Na twaalf maanden heb je twaalf kandidaten voor de titel ‘Vrijwilliger van het Jaar’. Leden kunnen (online) stemmen op hun favoriet en de uitreiking kan plaatsvinden tijdens een jaarlijks event.
7. Geef een cadeaubon van een sponsor of lokale ondernemer.
8. Gepersonaliseerde cadeautjes: een handdoek met clublogo, een chocoladereep met naam, een Kanjerkoek of iets wat past bij de werkzaamheden die ze doen voor jouw vereniging.
9. Regel een avondje uit naar de bioscoop en huur de hele zaal af voor alle vrijwilligers van jouw club.
10. Vraag een lintje aan, een waarderingsteken van de bond of maak iemand Erelid of Lid van Verdienste en maak daar een mooie happening van.

Meer weten?

Wil je meer vrijwilligers vinden en binden aan jouw club? Of wil je meer weten over het waarderen van vrijwilligers? Neem dan contact op met Bianca Post, onze expertconsulent vrijwilligers, via b.post@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315. We helpen je graag verder!

Wil je als vereniging meer bekendheid? Eén manier om je club meer bekendheid te geven is door de media op te zoeken. Dat kan door een persbericht te versturen. Maar hoe valt jouw bericht op tussen de honderden andere berichten die media dagelijks ontvangen? In deze digitale training ga je met deze vragen aan de slag en kun jij zelf een persbericht opstellen en versturen.

De e-learning bevat twee blokken: een trainingsvorm met verschillende handige tips/praktijkvoorbeelden en een inleveropdracht. De trainingsvorm bestaat uit vier onderdelen:

• Wat is een persbericht en waarom gebruik je het?
• Waaraan voldoet een goed bericht?
• Hoe schrijf je een goed persbericht?
• De verspreiding

Duur: 35 tot 40 min.

Interesse?

Wil je deze e-learning volgen? Stuur dan een e-mail naar l.vandriel@rotterdamsportsupport.nl. We sturen je de link naar de online omgeving zo snel mogelijk toe.

Hoe kun je met communicatie van waarde zijn voor de vereniging? Bij OMHC werkt een commissie aan een gestroomlijnde communicatie binnen de hockeyclub. Niet alleen om de geijkte doelgroepen te bereiken, zoals stakeholders of (potentiële) leden, maar juist ook om de interne communicatie tussen verschillende commissies te versterken. “In de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde.”

Marte van Delden is voorzitter van deze communicatiecommissie, die ze twee jaar geleden samen met een aantal andere leden oprichtte. Eén van de pijlers is om de commissie helder te positioneren binnen de vereniging. “Waar sta je voor als verenging? Wat zijn de doelstellingen? En de kernwaarden? Dat zijn vragen die je eerst moet kunnen beantwoorden om je positie in te nemen,” zegt Van Delden. “In gesprekken met het bestuur en verschillende commissies hebben we de daarom de behoeftes binnen de vereniging opgehaald. Deze input hebben we vervolgens gebruikt om de missie en doelstellingen te bepalen. Dit hebben we op papier gezet en visueel gemaakt zodat voor iedereen in één oogopslag duidelijk wie we zijn en waar we voor staan.”

Zie hieronder het voorbeeld:

Eén van de doelstellingen van de commissie is bijvoorbeeld het verhelderen en versterken van de communicatielijnen binnen de vereniging. Van Delden: “De communicatie naar stakeholders en (potentiële) leden vinden we heel belangrijk, net als heel veel clubs, maar juist in de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde. We geloven dat als de interne communicatie goed is, dat de communicatie naar stakeholders en leden vanzelf gaat. Daarom hebben we in onze missie laten opnemen dat we sturen op eenduidige en effectieve communicatieaanpak binnen de vereniging.” 

In gesprek

Volgens Van Delden is het belangrijk om in gesprek te blijven met het bestuur (en de andere commissies). “We hebben bij het bestuur de vraag gesteld: Wat zijn jullie doelstellingen, waar willen jullie naartoe en hoe kunnen wij hieraan bijdragen? Een goed voorbeeld is de selecties. We denken graag mee van A tot Z in plaats van alleen over de ontwikkeling van middelen. In de gesprekken met het bestuur kijken we kritische waar de behoefte ligt. Is het thema nog actueel? Willen we daar nu extra inzet op plegen? Als commissie wil je eerst op dezelfde lijn zitten als het bestuur om vervolgens de communicatielijn te bepalen.” 
     Om tot een goede communicatielijn te komen, is het vroegtijdig aanhaken van de communicatiecommissie essentieel, stelt ze. “Dat vraagt om een kleine cultuurverandering, want het beeld dat andere commissies hebben is niet altijd hetzelfde beeld als dat jij voor ogen hebt. We denken graag mee in ingewikkelde processen, dus je wilt graag al aan de voorkant betrokken worden zodat je een communicatielijn kunt bepalen en niet bezig bent met het verrichten van hand- en spandiensten.” 

“De communicatie naar stakeholders en (potentiële) leden vinden we heel belangrijk, net als heel veel clubs, maar juist in de verbinding tussen het bestuur en andere commissies zien we onze toegevoegde waarde.”

Marte van Delden | Voorzitter communicatiecommissie OMHC

Enquête

De hockeyvereniging uit Ommoord zette begin dit jaar een enquête uit binnen de vereniging. De uitkomsten bieden veel inzicht in de behoeften en achtergronden van de leden. Ook geeft het richting in het bepalen van de doelstellingen. “Voor verenigingen die een commissie willen opstarten, is zo’n enquête heel nuttig bij het vinden van nieuwe leden. Het hoeven echt niet altijd mensen te zijn die uit het vakgebied komen. In een communicatiecommissie kan het bijvoorbeeld heel verfrissend zijn als er iemand is zonder communicatieachtergrond. Dat geldt ook voor andere commissies.”
      Van Delden heeft nog een tip voor andere verenigingen: werk met templates of checklisten. “Als iemand een berichtje op de website of op de socials wil plaatsen, is het prettig om wat handvatten te geven,” zegt Van Delden. “Dat je bijvoorbeeld standaard een foto in hoge resolutie meestuurt of dat nieuwsberichten een titel moeten bevatten. Het is eigenlijk een soort checklist die houvast biedt, zoals een evenementencommissie dat ook doet voor evenementen. Het voorkomt dat je achteraf nog onnodig werk doet.”

Vragen

Heb je vragen over communicatie of wil je met dit thema aan de slag? Neem dan contact op met Lennert van Driel via l.vandriel@rotterdamsportsupport.nl of bel naar 010-24 29 315. In dit artikel hebben we een overzicht gemaakt van handige en gratis tools om de clubcommunicatie te verbeteren.

Vanaf 29 april mogen buitensportverenigingen weer jeugd ontvangen op de club. De gemeente stelt veiligheid voorop en volgt hierbij het landelijk sportprotocol ‘Verantwoord Sporten’, dat is opgesteld door NOC*NSF samen met de Vereniging Sport en Gemeenten. Daarnaast gelden de sportspecifieke protocollen die door de sportbonden zijn opgesteld. De gemeente Rotterdam verwacht van alle sportverenigingen dat zij deze protocollen in praktijk brengen én handhaven. Hiervoor heeft Rotterdam Sportsupport deze checklist ontwikkeld. Om te zorgen dat alle groepen op de hoogte zijn van de aangepaste werkwijze rondom jeugdtrainingen is het belangrijk goed te communiceren.

We onderscheiden vijf groepen die informatie nodig hebben:

• Bestuurders, accommodatiebeheerders en sportaanbieders
• Trainers, begeleiders en vrijwilligers
• Ouders en verzorgers
• Sporters
• Niet-leden

In dit document bundelen we per doelgroep de beschikbare tools en geven we tips:

Communicatieplan rondom heropening voor jeugd pdf, 307,39 KB

Een website, sociale mediakanalen of flyers. Met verschillende communicatiemiddelen probeert elke sportvereniging haar sportaanbod- en activiteiten onder de aandacht te brengen. Wil je dat goed doen, dan is het onderhoud ervan belangrijk. Met deze checklist kom je een heel eind.

1. Basisinformatie checken

Lees zowel op de website als op je sociale mediakanalen alle informatie en pagina’s eens door. Grote kans dat je er achterhaalde informatie uit haalt. En je doet vaak nieuwe inspiratie op.

• Checklist

  • Zijn alle contactgegevens correct (namen, (mail)adressen, telefoonnummers)?
  • Zijn de ‘bio’s’ en ‘over ons’ zowel op de website als op de socials actueel, kloppend en op elk kanaal hetzelfde?
  • Klopt de informatie over sponsors nog?
  • Zijn de trainingstijden, wedstrijdschema’s en informatie over lid worden actueel, correct en volledig?
  • Kloppen de doorlinks naar je socials en andere websites waarnaar je verwijst? Loop alle linkjes eens na.

• Tip

  TIP VOOR DE WEBSITE: schrap lege of onvolledige pagina’s of bundel ze zoveel mogelijk. Bijvoorbeeld: meld je een hele lijst met commissies en haar leden, maar heb je deze niet compleet, bundel ze dan tot één contactpersoon per commissie. Heb je een pagina over sponsoring met allerlei subpagina’s maar geen sponsors? Breng de relevante informatie hierover dan onder bij een andere pagina.

2. Kanalen filteren

Heb je meerdere clubkanalen? En heeft elk team op de club inmiddels een eigen kanaal op social media? Zet ze allemaal eens op een rijtje, bekijk ze kritisch en ga er met de bezem doorheen.

• Checklist

  • Welke kanalen zijn nog actief en/of waardevol en wil je behouden? Schrap de rest. Om te bepalen of je een kanaal nog nuttig vindt, kijk dan naar:
   Aantal volgers
   Aantal likes, reacties en bereik
   Het aantal en soort berichten (passen ze nog bij het dna van de club?)
   Wordt er actief gereageerd op reacties (hiermee creëer je een community)

  • Kloppen de aangewezen beheerders van elk kanaal nog?

  • Hebben alle kanalen een goede vindbare naam en URL?

  • Is bij alle kanalen de algemene informatie hetzelfde? Daarmee creëer je één lijn in je communicatie.

• Tip

  Heb je een overzicht van alle actieve kanalen? Zet ze dan ook op de website, met een link ernaar toe. Vermeld er duidelijk bij wat je op welk kanaal vindt, zodat je de juiste doelgroep trekt.

3. Checken van logo’s en foto’s

Elke club maakt gebruik van logo’s en foto’s in de communicatiemiddelen. Het zijn de ‘eyecatchers’ op je website of social media. Vaak trek je daar de aandacht van de bezoeker mee. Het kan dan ook geen kwaad om deze eens tegen het licht de houden.

• Checklist

  • Zet alle logo’s op een rijtje:
   Staan er geen oude sponsors of partners tussen?
   Staan er geen logo’s tussen die inmiddels zijn vernieuwd?
   Als je op de logo’s klikt, kom je dan op de goede webpagina?
   Zijn de logo’s van goede kwaliteit? Als ze korrelig zijn, vraag of zoek dan een nieuwe.

  • Welke foto’s zijn aan vervanging toe? Houd daarbij rekening met:
   Is de foto actueel? Niet ouder dan vier jaar en huidige leden/activiteiten/sportcomplex in beeld
   Heb je rekening gehouden met de AVG-wetgeving: hebben geportretteerden toestemming gegeven om in beeld te komen?
   Passen de foto’s bij het imago van de club? Stralen ze voldoende energie uit?
   Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: bij een artikel over drukte tijdens een evenement, past geen foto van een lege sporthal

  • Is er genoeg afwisseling in het beeldmateriaal? Als je bij elke post dezelfde foto plaatst, verlies je de interesse van de bezoeker.

  • Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: Bij een tekst over jeugdleden, plaats je geen foto van 65-plussers.

  • Geef aandacht aan de omslag- en profielfoto’s van je kanalen. Deze vormen de etalage van je kanaal. Op deze site vind je de actuele afmetingen voor foto’s op verschillende social media platformen.

• Tip

  Veel sportverenigingen hebben nog een oud logo van het Jeugdsportfonds op de website staan. Dit fonds is in 2019 overgegaan in Jeugdfonds Sport en Cultuur Rotterdam. Bij hen kun je het nieuwe logo opvragen.

4. Inspiratie opdoen

Wil je nieuwe ideeën opdoen voor je clubcommunicatie? Laat je inspireren door rond te kijken op internet en sociale media. Kijk hoe andere partijen hier invulling aan geven of raadpleeg handige sites en handouts.

• Checklist

  • Op onze ‘Support’-pagina op de website vind je een aantal artikelen dat je helpt bij clubcommunicatie, bijvoorbeeld welke digitale tools je kunt gebruiken.

  • Het handboek communicatie voor sportverenigingen helpt je bij clubcommunicatie. Wist je dat we er voor elke vereniging één beschikbaar hebben?

  • Kijk ook eens naar hoe andere sportverenigingen hun website en social mediakanalen inzetten. Gegarandeerd haal je daar inspiratie uit voor je eigen club.

• Tip

  Denk eens na over een aantal thema’s dat je op de socials kunt uitlichten. En net zo belangrijk: bereid ze alvast voor, zodat je dat lijstje kunt gebruiken in periodes dat er minder content is.

  Voorbeelden:
  • Een Q&A met een trainer,
  • Throwback Thursday met foto’s
  • Dilemma Dinsdag
  • Stel een makkelijke vraag aan je leden (wat is jouw favoriete positie? Is dit waar of niet waar?)
  • Gebruik inhakers (actualiteit, feestdagen, dierendag, moederdag, vrijwilligersdag etc)
  • Laat leden zinnen afmaken of clubgenoten taggen
  • Geef emoji’s een andere betekenis (Leg een stelling voor met daarbij 👍= …. ❤️=… 😃=… en laat de leden op deze manier reageren in de comments)

Het kan zijn dat bovenstaande tips je nog niet genoeg op weg helpen. Heb je als sportvereniging vragen over je clubcommunicatie of heb je ondersteuning nodig op communicatie? Neem dan contact met ons op.

Regelmatig organiseert Rotterdam Sportsupport werksessies communicatie. Tijdens deze interactieve sessie word je door een adviseur op weg geholpen met jouw communicatie-uitdaging. Houd de agenda in de gaten voor deze bijeenkomsten of meld je aan voor de WhatsApp-dienst om op de hoogte te blijven van alle scholingen, bijeenkomsten en workshops van Rotterdam Sportsupport.

Wil je bovenstaande checklist liever downloaden? Klik dan op deze link.

Vanwege de ontwikkelingen rondom het coronavirus moeten alle sportverenigingen de deuren sluiten tot en met in ieder geval 6 april. Waar de ene club het in deze periode extra druk heeft met organisatorische en financiële opgaven en onzekerheden, is er voor de ander misschien kans om taken op te pakken waar je normaal niet aan toe komt. Denk bijvoorbeeld aan het updaten van je (online) communicatiemiddelen.

Een website, sociale mediakanalen en/of flyers. Met verschillende middelen probeert elke sportvereniging haar sportaanbod- en activiteiten onder de aandacht te brengen. Wil je dat goed doen, dan is het onderhoud ervan essentieel. En dat schiet er, vanwege tijdgebrek en urgentere taken, weleens bij in. Heb je, vanwege het wegvallen van activiteiten, de tijd en mogelijkheid om de clubcommunicatie te updaten? Met deze checklist kom je een heel eind.

1. Basisinformatie checken

Lees zowel op de website als op je sociale media kanalen alle informatie en pagina’s eens door. Grote kans dat je er achterhaalde informatie uit haalt. En je doet vaak nieuwe inspiratie op.

• Checklist

  • Zijn alle contactgegevens correct (namen, (mail)adressen, telefoonnummers)?
  • Zijn de ‘bio’s’ en ‘over ons’ zowel op de website als op de socials actueel, kloppend en op elk kanaal hetzelfde?
  • Klopt de informatie over sponsors nog?
  • Zijn de trainingstijden, wedstrijdschema’s en informatie over lid worden actueel, correct en volledig?
  • Kloppen de doorlinks naar je socials en andere websites waarnaar je verwijst? Loop ze allemaal eens na.

• Tip

  TIP VOOR DE WEBSITE: schrap lege of onvolledige pagina’s of bundel ze indien mogelijk. Bijvoorbeeld: meld je een hele lijst met commissies en haar leden, maar heb je deze niet compleet, bundel ze dan tot één contactpersoon per commissie. Heb je een pagina over sponsoring met allerlei subpagina’s maar geen sponsors? Breng de relevante informatie hierover dan onder bij een andere pagina.

2. Kanalen filteren

Heb je meerdere clubkanalen? En heeft elk team op de club inmiddels een eigen kanaal op social media? Zet ze allemaal eens op een rijtje, bekijk ze kritisch en ga er met de bezem doorheen.

• Checklist

  • Welke kanalen zijn nog actief en/of waardevol en wil je behouden? Schrap de rest. Om te bepalen of je een kanaal nog nuttig vindt, kijk dan naar:
   Aantal volgers
   Aantal likes, reacties en bereik
   Het aantal en soort berichten (passen ze nog bij het dna van de club?)
   Wordt er actief gereageerd op reacties (hiermee creëer je een community)

  • Kloppen de aangewezen beheerders van elk kanaal nog?

  • Hebben alle kanalen een goede vindbare naam en URL?

  • Is bij alle kanalen de algemene informatie hetzelfde? Daarmee creëer je één lijn in je communicatie.

• Tip

  Heb je een overzicht van alle actieve kanalen? Zet ze dan ook op de website, met een link ernaar toe. Vermeld er duidelijk bij wat je op welk kanaal vindt, zodat je de juiste doelgroep trekt.

3. Checken van logo’s en foto’s

Elke club maakt gebruik van logo’s en foto’s in de communicatiemiddelen. Het zijn de ‘eyecatchers’ op je website of social media. Vaak trek je daar de aandacht van de bezoeker mee. Het kan dan ook geen kwaad om deze eens tegen het licht de houden.

• Checklist

  • Zet alle logo’s op een rijtje:
   Staan er geen oude sponsors of partners tussen?
   Staan er geen logo’s tussen die inmiddels zijn vernieuwd?
   Als je op de logo’s klikt, kom je dan op de goede webpagina?
   Zijn de logo’s van goede kwaliteit? Als ze korrelig zijn, vraag of zoek dan een nieuwe.

  • Welke foto’s zijn aan vervanging toe? Houd daarbij rekening met:
   Is de foto actueel? Niet ouder dan vier jaar en huidige leden/activiteiten/sportcomplex in beeld
   Heb je rekening gehouden met de AVG-wetgeving: hebben geportretteerden toestemming gegeven om in beeld te komen?
   Passen de foto’s bij het imago van de club? Stralen ze voldoende energie uit?
   Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: bij een artikel over drukte tijdens een evenement, past geen foto van een lege sporthal

  • Is er genoeg afwisseling in het beeldmateriaal? Als je bij elke post dezelfde foto plaatst, verlies je de interesse van de bezoeker.

  • Passen de foto’s bij de tekst? Voorbeeld: Bij een tekst over jeugdleden, plaats je geen foto van 65-plussers.

  • Geef aandacht aan de omslag- en profielfoto’s van je kanalen. Deze vormen de etalage van je kanaal. Op deze site vind je de actuele afmetingen voor foto’s op verschillende social media platformen.

• Tip

  Veel sportverenigingen hebben nog een oud logo van het Jeugdsportfonds op de website staan. Dit fonds is in 2019 overgegaan in Jeugdfonds Sport en Cultuur Rotterdam. Bij hen kun je het nieuwe logo opvragen.

4. Inspiratie opdoen

Wil je nieuwe ideeën opdoen voor je clubcommunicatie? Laat je inspireren door rond te kijken op internet en sociale media. Kijk hoe andere partijen hier invulling aan geven of raadpleeg handige sites en handouts.

• Checklist

  • Op onze ‘Support’-pagina op de website vind je een aantal artikelen dat je helpt bij clubcommunicatie, bijvoorbeeld welke digitale tools je kunt gebruiken.

  • Het handboek communicatie voor sportverenigingen helpt je bij clubcommunicatie. Wist je dat we er voor elke vereniging één beschikbaar hebben?

  • Op Instagram besteedden wij in één van onze themaweken aandacht aan clubcommunicatie. Op ons account kun je deze hele story terugkijken.

  • Kijk ook eens naar hoe andere sportverenigingen hun website en social media kanalen inzetten. Gegarandeerd haal je daar inspiratie op voor je eigen club.

• Tip

  Denk eens na over een aantal thema’s die je op de socials kunt uitlichten. En net zo belangrijk: bereid ze alvast voor, zodat je dat lijstje kunt gebruiken in periodes dat er minder content is.

  Voorbeelden:
  • Een Q&A met een trainer,
  • Throwback Thursday met foto’s
  • Dilemma Dinsdag
  • Stel een makkelijke vraag aan je leden (wat is jouw favoriete positie? Is dit waar of niet waar?)
  • Gebruik inhakers (actualiteit, feestdagen, dierendag, moederdag, vrijwilligersdag etc)
  • Laat leden zinnen afmaken of clubgenoten taggen
  • Geef emoji’s een andere betekenis (Leg een stelling voor met daarbij 👍= …. ❤️=… 😃=… en laat de leden op deze manier reageren in de comments)

Het kan zijn dat bovenstaande tips je nog niet genoeg op weg helpen. Heb je als sportvereniging vragen over je clubcommunicatie of heb je ondersteuning nodig op communicatie? Neem dan contact met ons op.

Regelmatig organiseert Rotterdam Sportsupport werksessies communicatie. Tijdens deze interactieve sessie word je door een adviseur op weg geholpen met jouw communicatie-uitdaging. Houd de agenda in de gaten voor deze bijeenkomsten of meld je aan voor de WhatsApp-dienst om op de hoogte te blijven van alle scholingen, bijeenkomsten en workshops van Rotterdam Sportsupport.

Wil je bovenstaande checklist liever downloaden? Klik dan op deze link.

Heeft jouw club een uitdaging op het gebied van communicatie? Wij helpen je graag tijdens de interactieve Werksessie Communicatie op maandag 9 december! In een één-op-één-sessie met een communicatieadviseur verdiept de adviseur zich in jullie uitdaging en samen zet je vervolgens de eerste stappen naar de oplossing. De adviseurs bieden je tijdens de sessie praktische tips en reiken waar mogelijk handige tools aan. Aan het einde van de sessie bepalen we met jou het gewenste vervolg.

We hebben plek voor 6 verenigingen, zo kunnen we iedere club van maatwerk voorzien. Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van jullie communicatie-uitdaging vragen we je om per club met twee personen te komen. De werksessie vindt plaats op 9 december van 19.00 tot 21.30 uur. Locatie: Kantoor Rotterdam Sportsupport, Olympiaweg 10.

Aan welke communicatie-uitdagingen kun je denken?

• Hoe zetten we social media actief in?
• Hoe verbeteren we het imago van onze club?
• Hoe formeer ik een communicatiecommissie?
• Hoe bereik ik sponsoren?
• Hoe regel ik een nieuwe website voor de club?
• Hoe bereik ik de media?
• Hoe bereik ik een nieuwe doelgroep?

Kunnen we jou helpen met het verbeteren van de clubcommunicatie? Klik hier om je aan te melden.

Iedere club communiceert. Met leden, ouders, samenwerkingspartners en sponsoren. Een groot deel van die communicatie gebeurt online. Via de website, nieuwsbrieven en social media. Er zijn tal van handige en gratis tools om de clubcommunicatie te verbeteren. Zo wordt de communicatie makkelijker, effectiever óf aantrekkelijker.

Online monitoring

• Google Alerts
  Ontvang een e-mail als de naam van jouw club online wordt genoemd.
• Hootsuite
  Beheer Twitter, Facebook, YouTube, LinkedIn, Instagram en Pinterest vanuit één dashboard. Voor Twitter bijzonder handig om verschillende lijsten zichtbaar te maken en berichten vooraf in te plannen.

Website

• Google Analytics
  Bekijk de statistieken en leer je bezoekers kennen.
• Snelheidsmeter Google
  Ontdek hoe snel je website laadt. Je krijgt vervolgens tips om je website sneller te maken, bijvoorbeeld door afbeeldingen te verkleinen. Hoe sneller, hoe beter de site scoort in zoekmachines.
• Mobielvriendelijkheidscheck
  Websites worden op mobiel anders weergegeven dan op een desktop. Deze tool laat zien hoe jouw site er nu uitziet op mobiel en welke onderdelen de webmaster kan verbeteren. Ook de mobielvriendelijkheid van een site draagt bij aan goede vindbaarheid in zoekmachines.

Content

• Bit.ly
  Je kunt lange URL’s (webadressen) eenvoudig inkorten. Ook kun je de korte URL personaliseren waardoor deze makkelijk te onthouden en te gebruiken is in communicatie. Daarnaast kun je via het dashboard ook zien hoe vaak er op de link is geklikt, wanneer mensen klikten en via welk platform (bijv. Facebook, mail of Twitter) mensen de link hebben aangeklikt.
• Steller
  Dit is een app voor Android en iOS en hiermee kun je eenvoudig mooie minimagazines maken. Met een titel, een paar foto’s en een mooie quote heb je al snel een mooi resultaat. Dit magazine kun je vervolgens opnemen op je website of delen via de socials.
• SmallPDF
  Hiermee kun je aantekeningen of feedback verwerken in een PDF. Krijg je weleens de vraag of je een PDF-bestand kunt delen met een aantal leden? Dan is het goed te weten dat je eenvoudig de relevante pagina’s apart op kunt slaan. Zo voorkom je dat je lange documenten deelt waarvan slechts een deel relevant is. Dit kun je ook goed gebruiken als een deel van de PDF (privacy)gevoelige informatie bevat. Naast splitten, kun je ook samenvoegen.
• Issuu
  Via deze website kun je PDF’s vertonen als magazines waarvan je bladzijden kunt omslaan. Deze kun je vervolgens plaatsen op je site waardoor het clubblad of jaarverslag goed tot z’n recht komt. Ook kun je de statistieken bekijken.
• Prezi Basic
  Als jouw club zich ergens mag presenteren en je hebt behoefte aan visuele ondersteuning van je verhaal, dan kun je naast PPT ook Prezi Basic gebruiken. Het oogt wat dynamischer dan Powerpoint en je kunt de volgorde of route door je verhaal per keer aanpassen.
• Soundcloud
  Geluidsbestanden kun je delen via Soundcloud. Dit kan gaan om een interview dat je zelf opneemt met de trainer van het eerste, een stukje uit een leuk radiofragment dat je graag deelt, de analyse van een trainer of een podcast. Je kunt het bestand uploaden en de statistieken bekijken.
• Flaticon
  Dit is de grootste wereldwijde database voor gratis beschikbare icoontjes in PNG- en EPS-variant. Een handige tool om presentaties, flyers of artikelen visueel te maken.
• Remove.bg
  Wil je voor je sociale media of website de achtergrond achter een persoon of product verwijderen? Kijk eens op remove.bg. Daar is het binnen vijf seconden geregeld. De eerste afbeelding is gratis, daarna betaal voor de beelden in hoge resolutie.

Foto

• Pexels
  Zoek je een mooi beeld en kun je in het fotoarchief van de club niet slagen? Wellicht ben je dan geholpen met mooi fotomateriaal dat rechtenvrij te gebruiken is. De zoekmachine van Pexels bevat mooie beelden. Lees hier meer informatie over het gebruik van clubfoto’s in het kader van privacywetgeving.
• Layout iOS & Layout Android
  Na afloop van een bijeenkomst of een evenement kun je met Layout eenvoudig een collage samenstellen van de mooiste beelden. Deze app is beschikbaar voor iOS en Android.
• Boomerang iOS & Boomerang Android
  Als je regelmatig communiceert richting jeugd dan is het goed om naast foto en tekst ook eens wat anders te gebruiken om op te vallen. Bijvoorbeeld een leuk gifje. Dit is een minifilmpje dat zichzelf continu herhaalt. Je neemt deze eenvoudig op met de Boomerang-app. Je kunt een gifje vervolgens verspreiden via bijvoorbeeld WhatsApp.
• iPiccy
  Deze website is een uitkomst als je geen fotobewerkingsprogramma hebt. Je kunt foto’s uitsnijden, verkleinen, draaien, het contrast aanpassen, scherper maken of kleuren aanpassen.
• Fotobewerken.eu
  Deze site biedt vergelijkbare functionaliteiten als iPiccy. Handig om foto’s snel en goed te bewerken.
• Canva
  Met Canva kun je eenvoudig een mooi ontwerp maken. Canva biedt formats voor posters, Facebookomslagfoto, Instagrampost, briefpapier en een visitekaartje. Je kunt werken met de ontwerpen die in het systeem staan of je kunt ze naar wens aanpassen. Zo kun je gebruikmaken van eigen foto’s, kleurcodes van je club inladen en het logo van de vereniging invoegen. Het resultaat kun je exporteren naar verschillende bestandsformaten.
• Hashtags for likes
  Hashtags kunnen er op Instagram voor zorgen dat je beter gevonden wordt en ze kunnen zo je bereik een boost geven. Maar welke hashtags gebruik je? Op deze site kun je jouw sport invullen en dan krijg je te zien welke populaire hashtags relevant zijn.

Video

• iMovie
  Hiermee kun je op mobiel (alleen iOS) simpele videobewerkingen doen. Zo kun je een stukje van de video afknippen, in- en uitfaden, tekst toevoegen, muziek toevoegen, foto’s verwerken en verschillende beelden achter elkaar plakken.
• Quik
  Deze app maakt ‘flashbacks’ van de foto’s en video’s die jij selecteert. Hij zet ze vervolgens achter elkaar en voegt er een titel en muziek aan toe. Deze app helpt je razendsnel aan een mooie sfeerimpressie.
• Keepvid
  Heb je online een video gezien die je graag in een omgeving zonder wifi wilt vertonen? Haal de video dan binnen met Keepvid. Je hebt het filmpje dan als los bestand dat je vervolgens eenvoudig kunt vertonen. Ook bij minder betrouwbare wifiverbindingen is dit aan te raden.

Organisatie

• WhatsApp Web
  Communiceer je met het bestuur, commissie of vrijwilligers veel en vaak via WhatsApp? Gebruik dan de web-variant als je wat langere teksten wilt typen of bestanden vanaf je computer wilt delen. Een toetsenbord typt vaak net wat fijner dan een smartphone.
• WhatsApp Groep
  We kennen allemaal de groepsapps op WhatsApp. Soms ontstaan er bij ouders of vrijwilligers weerstand tegen groepsapps omdat belangrijke berichten verdwijnen tussen reacties op die berichten. Je kunt er dan voor kiezen om de reactiemogelijkheid uit te zetten. Zo kan alleen de beheer van de groep (bijvoorbeeld de trainer) berichten sturen. Je kunt meerdere mensen in één groep beheerder maken. Zo kan ook de begeleider van een team berichten versturen. Ouders kunnen vervolgens één op één reageren op de berichten zonder dat de andere groepsleden daar last van hebben. Voor de betrokkenheid is een dialoog cruciaal dus gebruik deze functie alleen in uitzonderlijke situaties. De drempel om te reageren verhoog je op deze manier aanzienlijk en dat is lang niet altijd gewenst.
• Google Forms
  In de aanloop naar een evenement is het vaak fijn om te weten hoeveel mensen er komen en wie dit zijn. Hiervoor kun je eenvoudig een aanmeldformulier maken in Google Forms. De link naar dit formulier kun je vervolgens in de uitnodiging plaatsen. Op het moment dat mensen zich via het formulier aanmelden kun je een e-mail ontvangen én de aanmeldingen worden automatisch verwerkt in een mooie excel-spreadsheet. Dit scheelt een hoop administratief werk ten opzichte van aanmelden per email.
• Kahoot
  Deze interactieve quiztool helpt om een ledenbijeenkomst of ALV wat dynamischer en speelser maken. De inhoud blijft natuurlijk belangrijk maar komt op deze manier soms nog beter over / of blijft beter hangen dan in een traditionele presentatie. Ook ontstaat er gezonde competitie tussen de aanwezigen.
• Trello
  Met deze projectmanagamenttool kun je als commissie eenvoudig zicht houden op de taken. Ze komen binnen bij ‘To do’ en verschuiven gedurende het proces steeds een plekje naar rechts richting ‘Doing’ en ‘Done’. Als deze tool de basis vormt voor de informatievoorziening binnen een commissie dan kun je notulen/actielijst en een hele hoop CC-mailtjes over de status van een actie schrappen.

Vindbaarheid

• Google Mijn Bedrijf
  Net als bedrijven heb je als club ook een informatiepagina op Google. En als die pagina er nog niet is, kun je die eenvoudig aanmaken. Op deze pagina plaats je het adres, openingstijden, website, een korte omschrijving van de club, het logo en mooie (sfeer)foto’s. Bezoekers kunnen op deze pagina ook recensies achterlaten. Deze pagina wordt als één van de eerste vertoond in de zoekresultaten dus zorg dat de informatie duidelijk is en actueel.

De bovenstaande tools zijn besproken tijdens het Rotterdams Sportcongres. Sessieleider Floor Vierboom vroeg destijds aan de deelnemers welke tools clubs gemist hebben of welke zij graag aan andere clubs zouden willen meegeven. Uit deze rondvraag kwamen de volgende tools:

• Follow Cop
  Met deze Android-app kom je meer te weten over je volgers op Instagram. Zo kun je zien wie jou terugvolgt en wie jou recent zijn gaan ontvolgen. Met deze inzichten kun je je berichtgeving nog beter laten aansluiten op jouw volgers.
• Who.unfollowed.me
  Deze website laat zowel nieuwe Twittervolgers zien als mensen die zijn gestopt met volgen. Ook toont hij welke mensen jou niet terugvolgen of welke jij niet terugvolgt.
• Perfect of Spotler
  Betaalde mailingtools waarmee je naast nieuwsbrieven ook sms’jes kunt versturen. Handig als je leden snel op de hoogte wilt brengen van belangrijk nieuws; bijvoorbeeld een afgelasting van een wedstrijd.

Verenigingsregels hebben is één. Maar verenigingsregels bij iedereen tussen de oren krijgen, is een ander verhaal. Hoe zorgt jouw vereniging ervoor dat iedereen de regels weet om een veilige en prettige omgeving te creëren voor spelers, vrijwilligers, supporters en bezoekers? Hoe voorkomt de club dat pas naar de regels wordt verwezen nádat een keer iets is misgegaan?

Handige tips

Het uitgangspunt: communiceer de verenigingsregels regelmatig op een positieve manier. Negen adviezen helpen daarbij:

1. Vermeld de regels op het inschrijfformulier en bespreek dit met de nieuwe leden en/of hun ouders. Geef de regels ook mee op papier, zodat ze deze thuis kunnen nalezen.
2. Bespreek de regels bij de intake van nieuwe vrijwilligers of leden. Leg ook uit waarom de vereniging deze regels heeft.
3. Organiseer aan het begin van het seizoen een leden- of ouderavond. De regels krijgen veel aandacht tijdens deze bijeenkomst. Besteed halverwege het seizoen nogmaals aandacht aan de regels.
4. Besteed in het clubblad en op de website regelmatig aandacht aan de regels. Laat bijvoorbeeld telkens een vrijwilliger uitleggen dat een bepaalde regel belangrijk is.
5. Hang borden met verenigingsregels op in de kantine, op het sportcomplex, langs de sportvelden en in de kleedkamer.
6. Breng de regels creatief in beeld op Facebook. Maak bijvoorbeeld foto’s die de regels uitbeelden of laat (jeugd)leden poseren met een bord waarop de regels staan vermeld.
7. Maak een leuk filmpje waarin (jeugd)leden de regels inspreken. Deel het filmpje vervolgens via de website, Facebook, Twitter en Instagram.
8. Informeer de tegenstander met een flyer waarin de regels zijn te lezen. De gastheer/vrouw of de coach van jouw vereniging kan deze flyer aan de coach van de tegenpartij overhandigen.
9. Spreek elkaar aan op naleving van de regels. Bestuurders, leden van de normen- en waardencommissie en vrijwilligers geven hierbij het goede voorbeeld.

Positief

Kies altijd voor een positieve benadering. Voorkom dat je belerend overkomt wanneer je communiceert over de regels. Ga uit van ieders goede bedoelingen. Het is niet nodig te dreigen met straffen. Kortom, creëer op een positieve manier begrip en draagvlak voor naleving van de regels.

Uitleggen

Leg uit waarom een regel is opgesteld. Dat leidt tot begrip. Iedereen beseft bijvoorbeeld dat de sporttassen in het tassenrek horen, omdat anders de vluchtroutes niet vrij zijn bij bijvoorbeeld brand. Na een uitleg onthouden mensen de regel ook beter dan wanneer je slechts zegt: ‘Het is verboden om je tas hier neer te zetten’. Plaats de uitleg bijvoorbeeld ook op de website en in het clubblad. Je kunt er ook op ingaan tijdens een presentatie of persoonlijk gesprek.

Gedeelde waarden

Iedereen wil een veilig clubhuis, een plezierige wedstrijd en een schone kleedkamer. Speel bij uitleg van regels in op deze ‘gedeelde waarden’. Zo heb je ook meteen een positieve insteek te pakken!

Een persbericht kan bijdragen aan een positief imago van jouw vereniging. Stuur leuk, bijzonder en belangrijk nieuws over de club naar – lokale – media. Hoe beter en professioneler het persbericht is, hoe groter de kans dat bijvoorbeeld huis-aan-huisbladen op basis daarvan een artikel plaatsen. Maar hoe stel je een goed persbericht op? 7 tips:

1.  Geef het persbericht een (korte) titel

Een titel maakt duidelijk waar het bericht over gaat. Een prikkelende titel haalt mensen over verder te lezen. Bijvoorbeeld: ‘Honderdste pupillen-lid bij naam vereniging’ of ‘Kampioenswedstrijd naam vereniging komende zaterdag’.

2.  Schrijf het belangrijkste nieuws in de inleiding

Wat is er aan de hand? Om wie gaat het? Waar vindt het plaats? Waarom is het belangrijk? Is het onderscheidend? Probeer de aandacht van de lezer te wekken in deze eerste zinnen van het persbericht.

3.  Stuur een foto mee

Een leuk plaatje bij het bericht zorgt ervoor dat mensen – letterlijk – ook een beeld krijgen. Het maakt het verhaal aantrekkelijker. De afbeelding moet duidelijk en niet te donker zijn. Ook belangrijk: het beeld is minstens 1MB. Dan kan de foto groot en scherp worden afgedrukt.

4.  Gebruik korte zinnen

Vermijd zoveel mogelijk bijzinnen. Zo voorkom je een langdradig verhaal. Korte, krachtige zinnen lezen makkelijker.

5.  Vermijd moeilijke termen en jargon

Een bericht met veel moeilijke of zakelijke woorden is lastig te lezen. Houd het eenvoudig. Journalisten zeggen vaak tegen elkaar: “Hoe zou je het verhaal vertellen aan je oma of je aan je nichtje van twaalf?” Is het toch noodzakelijk ingewikkelde zaken uit te leggen? Gebruik dan concrete voorbeelden ter verduidelijking.

6.  Gebruik alinea’s en tussenkopjes

Dit zorgt ervoor dat het bericht niet één grote brij vormt, maar de lezer makkelijk kan ‘scannen’. Voor de schrijver is deze aanpak ook prettig, omdat dit structuur biedt om een verhaal de juiste opbouw te geven.

7.  Controleer op spelling en grammatica

Laat het bericht altijd even nakijken. Een ander kan vaak kritischer en met meer afstand naar jouw werk kijken dan jijzelf.

Wij bieden ook de e-learning ‘Zo schrijf je een goed persbericht’ aan. Hierin ga je zelf aan de slag met het opstellen van een persbericht.

Een open dag, vriendjes- en vriendinnetjestraining of een wijkactiviteit; het zijn momenten waarop je graag mensen van buiten de vereniging bereikt. Vaak kan een flyer bijdragen aan het werven van deelnemers. Waar moet een goede flyer aan voldoen en welke informatie kun je beter weglaten? Communicatieadviseur Floor Vierboom geeft je graag een paar tips.  

Welke informatie moet er zeker op een flyer? 

• Enthousiasmerende tekst over de activiteit en sprekende fotografie 
  Houd teksten beknopt en verwijs voor uitgebreide informatie naar de website. Zorg dat deze informatie op de site goed vindbaar is en plaats geen lange link op de flyer. 
• Call to action 
  Maak duidelijk wat je wilt dat de ontvanger van de flyer doet. Wil je dat hij/zij zich aanmeldt? Wil je dat hij/zij langskomt op het evenement? 
• Doelgroep 
  Leg uit of laat zien voor welke doelgroep de activiteit interessant is. Is de activiteit bijvoorbeeld gericht op kinderen, ouders of senioren? 
• Praktische informatie 
  Datum, tijd en plaats van de activiteit 
• Contactinformatie 
  Plaats in elk geval een e-mailadres en het liefst ook een mobiel telefoonnummer. 
• Logo 
  Plaats het logo van de vereniging. Hiermee is het voor de lezer meteen duidelijk wie de afzender is. 

• Logo’s van partners: 
  Plaats op bescheiden wijze de logo’s van sponsoren en/of andere partijen waarmee je samenwerkt. 
• Kosten 
  Vermeld het als er kosten aan de activiteit verbonden zijn. 

Wat hoeft er niet op een flyer? 

• Informatie die niet direct over de activiteit gaat (bijv. de historie van de club) 
• Informatie waar je eenvoudig naar kunt verwijzen. Plaats bijvoorbeeld een zin: Kijk voor meer informatie over lid worden op:  websitevandeclub.nl. 
• Bekijk kritisch de eerste opzet van je flyer of vraag een ander dit te doen; staat er informatie op de flyer die de ontvanger niet direct nodig heeft? Je kunt deze informatie beter weglaten. 

Vormgeving 

• Gebruik de huisstijl van de vereniging (logo, kleuren, lettertypen), dit zorgt voor herkenning bij de ontvanger van de flyer. 
• Houd de flyer rustig en prettig leesbaar.                    

Realiseer je dat het lastig is om met één uiting iedereen te bereiken. Zo is het lastig om bijvoorbeeld zowel vierjarigen als zestienjarigen of zowel jongens als meiden te interesseren voor voetbal met één standaardfolder. Bij elke doelgroep en elk beweeg- of sportaanbod hoort specifieke communicatie. 

Verspreiding 

Bedenk voordat je de flyer gaat ontwerpen al hoe je hem wilt gaan verspreiden. Wie gaat de flyer verspreiden? Op welke locaties wil je de flyer achterlaten? Is de flyer gericht op ouders of op kinderen? Deze antwoorden bepalen óf een flyer het juiste middel is en welke informatie voor de ontvanger relevant is. 

Een jubileum, kampioenschap of sponsorloop voor het goede doel? Een sportvereniging wil graag in het nieuws komen. Deze publiciteit zorgt voor meer bekendheid onder mogelijke leden. Maar hoe haal je de media?  Hieronder 10 handige tips.

1. Maak een perslijst 

Om contact te houden met de media is het slim om een perslijst te maken. Kijk welke media (kranten, websites, omroepen, blogs) in de buurt zitten en verzamel de contactgegevens. Het is handig om behalve algemene contactgegevens ook die van (freelance) journalisten zelf te verzamelen. Persoonlijke contact heeft vaak effect. 

2. Selecteer juiste doelgroep en medium 

Media worden overspoeld met berichten. Zorg dus dat jouw bericht/telefoontje op de juiste plek belandt. Stuur een typisch regionaal bericht niet naar een landelijke redactie, maar naar de lokale afdeling. De kans is kleiner dat het dan in de prullenbak verdwijnt en je bereikt de juiste doelgroep: lezers en kijkers die leden van de club kunnen worden. 

3. Schrijf een duidelijk persbericht 

Stel een persbericht op aan de hand van nieuwswaardige gebeurtenissen. Zorg dat dit er professioneel uitziet. Wees creatief en probeer de aandacht van de lezer te trekken. Vergeet vooral niet om duidelijk en volledig te zijn: meld de juiste contactgegevens, data, locaties en namen. Het belangrijk dat media deze info snel kunnen vinden. In dit artikel lees je meer tips om een goed persbericht op te stellen.

4. Zorg voor goed beeld 

Een leuke foto doet het altijd goed. Vooral media die een bericht op de website plaatsen hebben beeld nodig. Zorg dat dit bestand van goede kwaliteit is (scherp en minimaal 1 MB) en dat de foto goed aansluit bij het onderwerp. Stuur bij voorkeur geen geposeerde foto mee, maar een goede actiefoto. En zet erbij wie op de foto staan en wat er in beeld gebeurt. Stuur als het onderwerp zich daarvoor leent ook een filmpje mee, dat media op de website kunnen plaatsen. 

5. Timing is belangrijk 

Zorg dat je goed op de hoogte bent van deadlines bij de media, datum/dag van uitgave en andere nieuwswaardige gebeurtenissen. Op basis daarvan kun je beter bepalen wanneer je de media benadert. Je kunt op verschillende momenten contact zoeken met de media: 

• Een aankondigend persbericht voorafgaand aan een evenement, zodat je een verslaggever/fotograaf kunt uitnodigen. Bel je bericht eventueel na om te vragen of het medium iets met het onderwerp wil doen en waarom wel of niet. 
• Een (pers)bericht na afloop van een evenement. Stel de media op de hoogte van de nieuwswaardige gebeurtenis. Doe dit op de dag zelf of uiterlijk een dag later als je wilt dat een krant/omroep dit oppikt. Check bij weekbladen wat de uiterlijke deadline is zodat het in de eerstvolgende editie mee kan. Als je te lang wacht verdwijnt de actualiteitswaarde. 
• Een tijdloos nieuwtje melden. Soms heb je leuk nieuws dat niet aan een datum hangt. Zorg dat je het onderwerp op het goede moment onder de aandacht brengt. Een voorbeeld: heeft de club plannen voor de bouw van een nieuw clubhuis en wil je de media hierover op de hoogte stellen? Bel/mail dan geen redacties op de dag dat bijvoorbeeld de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. De kans is groot dat je nieuws dan wordt ondergesneeuwd en/of dat journalisten geen tijd voor je hebben. Zoek dus een ‘nieuwsluwe’ dag. 

6. Zoek een bijzondere invalshoek en zoom in op klein nieuws 

Als je de aandacht van de media wilt trekken, doe je er goed aan om eens een andere invalshoek te bedenken. Een voorbeeld: Organiseer je een open dag op de club? Stuur geen bericht met ‘wij organiseren een open dag’, maar bijvoorbeeld ‘club wil met open dag meer 65plussers trekken, om eenzaamheid onder ouderen aan te pakken’ of ‘kinderen doen recordpoging handstand tijdens open dag’. Zo haak je in op de actualiteit en/of steek je het onderwerp net anders in. 
 
Een andere manier om de media te bereiken is om in te zoomen op ‘klein’ nieuws en/of menselijke verhalen. Niet alleen melden als je kampioen bent geworden, maar ook kleine mijlpalen/gebeurtenissen onder de aandacht brengen. Word het oudste lid 95 jaar en is hij of zij al 80 jaar aangesloten bij de club? Willen jullie als vereniging geld inzamelen voor de lokale ijscoman wiens ijskar is afgebrand? Meld het de pers. 

7. Geef eens een primeur weg 

Media willen graag primeurs. Heb je iets bijzonders te bieden, kies dan één krant/tijdschrift/website/omroep uit aan wie je als eerste het nieuws brengt. Pas als dat medium het heeft geplaatst verspreid je je nieuws onder andere media. Deze aanpak kan ook positief uitpakken voor jouw vereniging. Als een medium dit nieuws als eerste en enige heeft, wordt er vaak groter mee uitgepakt. 

8. Blijf zichtbaar/bereikbaar 

Met een enkel belletje of mailtje naar de media ben je er vaak niet. Soms willen journalisten meer weten of een vervolgverhaal maken over het nieuwsitem. Het is belangrijk dat je dan bereikbaar blijft. Als club kun je daar ook proactief in zijn. Heb je een sponsorloop georganiseerd en is hiervoor aandacht in de media gekomen? Meld later op de site of in een e-mail nog eens hoeveel geld het heeft opgebracht of wat er met het bedrag is gedaan. 

9. Gebruik social media 

Tegenwoordig kun je niet meer om social media heen. Verdiep je als club in de verschillende kanalen die er zijn, zoals Facebook, Twitter, Instagram en/of YouTube. Plaats regelmatig foto’s, filmpjes en nieuws online en nodig gebruikers uit om je pagina’s te volgen. Kijk wat je kunt doen met likes, hashtags en tags. Veel media putten uit berichten op social media of ze ‘taggen’ de vereniging in hun nieuwsitems, dus maak daar gebruik van. Er zijn vast leden die het leuk vinden om hiermee actief aan de slag te gaan. 

10. Crisis 

Het kan zijn dat je als club ongewild in de schijnwerpers komt te staan, naar aanleiding van een vervelende gebeurtenis of een actueel thema in het nieuws. Dit kun je niet tegenhouden, maar je kunt wel de negatieve gevolgen van een incident beperken. Belangrijk is snelle en zorgvuldige communicatie, wat zelf een positieve bijdrage kan leveren aan het imago van de club. In dit artikel lees je meer over hoe je crisissituaties aanpakt.

Breaking news, een belangrijke wedstrijd, een spannende slotfase, een fraaie actiefoto of de aanmelding van een nieuw lid. Er gebeuren zo veel interessante dingen op de club. In het  Handboek Communicatie voor sportverenigingen, komen vele apps en online tools aan bod die je helpen om de club optimaal in beeld te brengen.  In deze blog maak ik een selectie van de 12 handigste en meeste bruikbare. 

Facebook, Instagram en Twitter

De meest populaire social media-platforms voor sportverenigingen zijn Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en TikTok. Benut de club deze platforms? Dan kunnen de apps van deze vijf niet op jouw smartphone ontbreken. Zo kan de club snel interessant nieuws of fraaie beelden delen. Ook helpt de app om snel in te spelen op vragen of opmerkingen die anderen aan de club richten. Let op! De functionaliteiten van deze apps veranderen heel snel. Zorg er daarom voor dat je regelmatig een update uitvoert en houd de laatste ontwikkelingen in de gaten.

Repost 

Op Instagram is het niet mogelijk om berichten van anderen te delen onder al jouw volgers. Maar het komt ongetwijfeld voor dat anderen interessante foto’s en video’s over de club op hun Instagram-accounts plaatsen. Het is waardevol om deze af en toe te delen via het account van de club. Dit kan met de aparte app Repost. Tip: bedenk en communiceer een hashtag die anderen kunnen plaatsen bij hun berichten over de vereniging. Daarmee zijn de foto’s over de club goed te vinden. 

Bitly 

Lange links zijn vaak onhandig. Ze worden ongewenst afgebroken of ze passen niet goed in een bericht of op een poster.  Bitly  is een app en een website die links kan verkorten. Je kunt een lang internetadres invoeren en met een druk op de knop wordt deze verkleind tot een korte link. Bij Bitly loont het de moeite om gratis een account aan te maken. Als je bent ingelogd, kun je alle links zien die je ooit hebt verkort. Hierbij zijn óók de statistieken per link inzichtelijk. Een andere functionaliteit is de mogelijkheid om de linknaam aan te passen. Standaard maakt Bitly automatisch een link aan, zoals  http://bit.ly/1EUJpOX. Als je bent ingelogd, kun je deze handmatig in een beter communiceerbare naam aanpassen, zoals  http://bit.ly/sportsupport. 

Flipagram 

Met de app Flipagram is het mogelijk om met een smartphone eenvoudig een video te maken van foto’s. Het enige dat je hoeft te doen, is een selectie maken van de foto’s en effecten, zoals muziek, timing, tekst en filters, in te voegen. De video wordt vervolgens gecreëerd, waarna deze op verschillende sociale netwerken gedeeld kan worden. 

Pic Collage 

Soms is het aantrekkelijk om niet een losse foto of een fotoalbum te delen, maar een collage die uit meerdere foto’s bestaat. Er zijn vele tientallen apps waarmee je je eigen fotocollage kunt maken. De app Pic Collage is daar een goed voorbeeld van. Met deze app selecteer je een aantal foto’s, waarna je deze naar hartenlust kunt indelen in een collage. Daarbij kun je de foto’s vergroten en verkleinen, op de voorgrond of juist op de achtergrond zetten en bewerken, zoals effecten toepassen en tekst toevoegen. Naast Pic Collage zijn ook de apps Layout, Diptic en LiPix de moeite waard om fotocollages mee te maken. Deze apps zijn voor de basisfunctionaliteiten, wat voor de gemiddelde sportclub voldoende is, of zelfs in zijn geheel gratis. 

Google Foto’s 

Dit programma, dat beschikbaar is als app en als website, is geweldig voor onder meer het opslaan en het maken van selecties van foto’s. Je kunt jouw foto’s, bijvoorbeeld van je smartphone en je computer, automatisch laten opslaan door Google Foto’s of er gericht voor kiezen welke foto’s je er wilt bewaren. In het programma kun je gratis een onbeperkt aantal foto’s opslaan. Voor onbeperkte opslag geldt wel een limiet van maximaal 16 megapixels voor foto’s en maximaal 1080p voor video’s. Grotere bestanden verkleint Google automatisch. Wil je foto’s en video’s ook in groter formaat kunnen opslaan? Dan kun je een (betaald) abonnement afsluiten. 

Van de opgeslagen foto’s kun je onder meer albums, collages, video’s en verhalen maken. Je selecteert de foto’s die je wilt bundelen en laat Google hier bijvoorbeeld een video van maken. Dat gaat automatisch, inclusief het toevoegen van effecten en muziek. Bij een verhaal kun je langs foto’s, waaraan je commentaar kunt toevoegen, swipen. Voor alle foto’s geldt dat ze niet openbaar zijn totdat jij besluit ze te delen. Je kunt zowel losse foto’s als albums, collages, video’s en verhalen delen. Dit kan onder meer via Facebook, Twitter, Google+, WhatsApp en e-mail. 

Google Foto’s biedt geavanceerde mogelijkheden aan om binnen jouw foto’s te zoeken. Zo kun je zoeken op datum en locatie. Ook kun je zoeken op onderwerpen die op de foto staan. Als je zoekt op ‘fiets’ of ‘strand’ laat Google Foto’s jou alle foto’s zijn waar een fiets of strand op staan afgebeeld. Zonder dat je deze teksten bij het opslaan aan de foto’s hoeft toe te voegen. 

WhatsApp 

WhatsApp is dé app om snel met bekenden af te stemmen. Dat kan zowel één op één als in groepen. Van een groepschat kunnen maximaal honderd personen lid zijn. Een WhatsApp-groep is een geschikt middel voor groepscommunicatie binnen verenigingen. De app kan benut worden voor interne afstemming binnen bijvoorbeeld het bestuur, teams, commissies of een samengestelde groep van meerdere trainers, leiders of aanvoerders. Ook kan de club WhatsApp benutten als helpdesk. 

Google Formulieren 

Google Formulieren kun je onder meer benutten voor het opstellen en afnemen van enquêtes, zoals een tevredenheidsonderzoek of  een communicatie-enquête. Wanneer je een Google-account hebt, kun je via  https://docs.google.com/forms/ een enquête aanmaken. Je kunt vragen stellen, toelichtende teksten plaatsen en meerkeuzevelden en open velden voor de antwoorden opnemen. Wanneer je de enquête gereed hebt, kan je een link sturen naar de respondenten. Zij vullen online de antwoorden in. Google verzamelt deze in een spreadsheet. Je kunt de gegevens in de spreadsheet analyseren, maar veel handiger is de ‘summary of responses’. Hier presenteert Google de uitkomsten van jouw enquête in overzichtelijke staaf- en taartdiagrammen. 

Bestanden in Google Formulieren kun je delen met meerdere beheerders. Naast enquêtes kan de tool ook gebruikt worden voor het bewaren allerlei soorten informatie in spreadsheets, zoals een mailinglist voor een nieuwsbrief. 

Hoe kunnen we binnen de club snel, gemakkelijk en overzichtelijk een groep van ongeveer tien personen informeren? Bij ‘pr’ en ‘communicatie’ wordt al snel gedacht aan contacten met de wijk en mogelijke leden en sponsoren. Maar behalve externe communicatie is ook goede interne communicatie onmisbaar voor een sportvereniging. Daarmee blijven bestuurs-, commissie- en kaderleden op de hoogte. Zes tools voor efficiënte communicatie binnen de club.

1. WhatsApp groepsgesprek

Via een groepsgesprek zijn korte en/of dringende berichten snel te delen. Maximaal honderd personen nemen deel aan het gesprek. Wil je een document met anderen delen? Dan is WhatsApp minder geschikt.

2. Besloten Facebookgroep

Dit is een optie als alle deelnemers een persoonlijk profiel hebben op Facebook. Dan zijn korte en langere berichten eenvoudig te delen. De berichten kunnen links en bijlagen bevatten. Zowel via desktop als mobiel is Facebook is goed toegankelijk.

3. Yammer

Dit is mogelijk als alle bestuurs- of commissieleden een eigen e-mailadres van de vereniging hebben. Bijvoorbeeld: floor@atomium61.nl en marijke@atomium61.nl. Yammer is een zakelijk netwerk waarmee je eenvoudig updates en bestanden kunt delen.

4. Google Chat

Dit is een middel om groepsgesprekken te beginnen. Die zijn via mobiel en desktop te volgen. Via website en app kun je ook eenvoudig gebeld worden, zowel met geluid als beeld. Dit is ook mogelijk met verschillende mensen tegelijk.

5. Evernote

Maakt samenwerken en het delen van notities en links makkelijker. Een andere optie: chatten via de ingebouwde chatfunctie. Evernote is minder goed geschikt om snel, korte updates naar elkaar te versturen.

6. Basecamp

Dit netwerk is vooral geschikt voor projectmanagement. Via Basecamp zijn to do-lijstjes en bestanden te delen, mijlpalen vast te stellen en berichten naar elkaar te sturen. Dit is een aanrader bij complexe projecten of grote evenementen. Trello is ook nuttig bij projectmanagement.

7. Skype

Deze tool is handig voor audio- en HD-videogesprekken. Ook kun je chatten en het beeldscherm met elkaar delen. Dit is handig wanneer twee mensen bijvoorbeeld samen aan een presentatie of document werken.

Stiekeme kleedkameropnames, een verdachte 23-0 zege, oerwoudgeluiden langs de lijn of een scheidsrechter die mishandeld wordt. Mede door de snelle communicatie op social media staan sportverenigingen nogal eens plotseling en ongewild in de schijnwerpers. Zorgvuldige en snelle communicatie kan de negatieve effecten van een incident beperken en zelfs een positieve bijdrage leveren aan het imago van de club. 10 tips voor crisiscommunicatie op een rij.

1. Analyseer en verminder de risico’s

Waar schuilt een mogelijke crisis? Is er een team waar agressie een probleem is? Zijn er onveilige plekken op de vereniging? Heeft de club vrijwilligers bij wie er serieuze redenen zijn om te twijfelen aan hun bedoelingen? Neem maatregelen om te voorkomen dat een situatie uit de hand loopt. Zulke acties dragen óók bij aan een sterker verhaal op het moment dat het tóch misgaat. De club kan dan in ieder geval aantonen er alles aan gedaan te hebben de situatie te voorkomen. Het invoeren van verplichte VOG’s is hier een voorbeeld van.

2. Contactlijsten op orde

Een goede, actuele perslijst is zeker in tijden van crisis onmisbaar. Ook een goede relatie met journalisten helpt de club om zo goed mogelijk door de crisis heen te komen. Hetzelfde geldt voor leden en stakeholders. Je wilt hen snel informeren als de club ongewild het middelpunt van (media)aandacht is.

3. De woordvoerder

Bij een crisissituatie is de kans groot dat journalisten zich bij de club melden. Bepaal van tevoren wie in zo’n situatie namens de vereniging het woord voert. De woordvoerder is hét gezicht van de club tijdens de crisis. Goed kunnen spreken en een rustig, betrouwbaar overkomen zijn een grote pre voor deze persoon. Zorg ervoor dat intern bekend is wie de woordvoerder is en dat de communicatie naar externen via deze persoon verloopt. Wijs ook één of twee alternatieven aan voor het geval de eerste woordvoerder niet in de gelegenheid is zijn rol in te vullen. In veel gevallen voeren voorzitters het woord in tijden van crisis. Dit kan een uitstekende keuze zijn, maar de club kan ook iemand anders aanwijzen. Daarnaast is het verstandig om te kijken naar de rol die de voorzitter tijdens een crisis bekleedt. Als hij veel tijd en prioriteit moet steken in onderzoeken, het oplossen van de crisis en het onderhouden van persoonlijke contacten, dreigt communicatie een bijzaak te worden. In dat geval is het raadzaam om communicatie en management te scheiden en de woordvoering bij iemand anders te beleggen.

4. Snel handelen

Zodra een incident plaatsvindt of bekend wordt, is de crisis begonnen. Dat is óók het moment dat het oplossen van de crisis moet beginnen, waar communicatie een belangrijk instrument voor is. Zorg dat de club vanaf het begin direct actie onderneemt en snel en zorgvuldig handelt. Start direct (desnoods telefonisch) met een eerste overleg met de personen die deel moeten uitmaken van het crisisteam. Bepaal en verdeel daarin ook meteen de eerste acties.

5. Bepaal de boodschap

Kort na de start van de crisis kunnen de eerste (pers)vragen op de club afkomen. Op dat moment zijn nog niet alle details over het voorval bekend. Dat hoeft ook niet om al wel een goede boodschap in een interview te kunnen afgeven. Communiceren is immers iets anders dan nieuws brengen. Mensen zijn al snel gerustgesteld als ze weten dat de vereniging druk is met de crisis. Door een kort bericht te verspreiden waarin de club stelt met de situatie bezig te zijn en daarbij vooruitblikt op het vervolg, zoals een nieuw tijdstip voor verdere informatie, voorziet de vereniging al behoorlijk in de behoefte van vele betrokkenen en geïnteresseerden. Belangrijk is ook dat de club in de eerste berichten meteen haar medeleven toont aan de mensen die betrokken zijn bij het incident. Ook kan de vereniging alvast melden dat ze er alles aan doet om te achterhalen wat er precies is gebeurd en dat de club alle maatregelen zal nemen om te voorkomen dat zo’n incident zich ooit nog eens kan voordoen.

6. Neem verantwoordelijkheid

Is er een incident en is dit bekend bij een flink aantal personen? Dan is het incident verzwijgen een slecht idee, ook omdat slecht nieuws – zeker door sociale media – zich toch snel verspreidt. Gebruik de situatie als aanleiding om te laten zien dat de club afstand neemt van het incident en waar de vereniging wél voor staat. Ook kun je melden welke maatregelen de club neemt. Mijd ook nooit journalisten tijdens een crisis. De club staat in de schijnwerpers en de omgeving vraagt om een reactie. Journalisten komen deze reactie ophalen. Helaas komen passages als ‘de vereniging was niet bereikbaar voor commentaar’ of ‘de club heeft niet meegewerkt aan dit artikel en distantieert zich van de inhoud’ nogal eens voor in berichten tijdens crisissituaties. Hiermee riskeert de vereniging het beeld te wekken de situatie niet serieus te nemen of niet in control te zijn. Loop ook niet weg tijdens een vervelend interview. De kans is aanwezig dat juist dit shot wordt uitgezonden. Neem altijd je verantwoordelijkheid en sta media rustig te woord.

7. Eerst intern

Een gouden regel tijdens een crisis is: eerst intern communiceren, dan extern. Zorg dat de vereniging de achterban zo snel mogelijk via de eigen kanalen van de club informeert. Dat kan persoonlijk zijn via een telefoontje, e-mail, brief en/of informatiebijeenkomst, maar minimaal ook via de communicatiemiddelen zoals de website of nieuwsbrief. Realiseer je dat het bericht ook door externen opgevangen wordt, stem de inhoud van de communicatie hierop af. Zorg ook dat de club belangrijke externe relaties niet vergeet, zoals de gemeente, sponsoren en samenwerkingspartners. Ook zij zullen het niet waarderen om het nieuws alleen uit de krant te moeten vernemen.

8. Maak een Q&A-lijst

Maak voor een interview of een informatiebijeenkomst een lijst met alle vragen die je kunt verwachten en de antwoorden die de club daarop wil geven. Deze voorbereiding draagt bij aan een goed interview of een geslaagde bijeenkomst.

9. Durf te herhalen

Bepaal voorafgaand aan een interview wat je kernboodschap is. Deze boodschap moet zijn samen te vatten in twee à drie regels of in een quote van twintig seconden. Durf deze boodschap ook meerdere keren te herhalen in een interview, waarmee je de kans vergroot dat deze boodschap het artikel of de uitzending ook haalt. Weet je het antwoord niet op vragen van een journalist of wil je de vraag niet beantwoorden? Durf het toe te geven als je nog niet alles weet. Meld bijvoorbeeld dat je hier nog geen commentaar op kunt geven omdat je deze feiten eerst zelf nog moet achterhalen.

10. Luisteren, monitoren en anticiperen

Bij een crisis is de vereniging onderwerp van gesprek in de media. Volg op social media hoe er over de vereniging gecommuniceerd wordt. De club hoeft niet op ieder bericht te reageren. Wel doet de vereniging er goed aan misvattingen direct uit de wereld te helpen en in de eigen boodschappen rekening te houden met wat er leeft onder het grote publiek.

Wil je in het nieuws komen met jouw vereniging? Stuur je persbericht naar de media bij jou in de buurt. De redacties van de (lokale) media bepalen vervolgens óf en hóe het artikel geplaatst wordt. Onze ervaring is dat de meeste verenigingsberichten worden geplaatst. 

Zichtbaar in het nieuws 

Een persbericht zorgt ervoor dat je genoeg aandacht krijgt in de media voor jouw vereniging. Als je bijvoorbeeld een evenement organiseert of een belangrijke mijlpaal hebt behaald, is het waardevol om dit te delen met de pers. Je vergroot hiermee namelijk de zichtbaarheid van jouw vereniging.  

7 tips voor een goed persbericht 

• Geef het persbericht een (korte) titel 
• Schrijf de belangrijkste zaken in de inleiding (drie tot vier zinnen) 
• Stuur een foto mee (minimaal 1MB) 
• Gebruik korte zinnen 
• Vermijd moeilijke termen en ‘vakjargon’ 
• Gebruik alinea’s en tussenkopjes 
• Controleer op spelling en grammatica 

Verzenden naar de media 

De 7 tips zorgen ervoor dat je persbericht volledig en relevant is. Maar de tweede stap is ervoor zorgen dat de media jouw bericht oppakt. Dit doe je door jouw persbericht goed in te leiden in de mail. In de inleiding geef je de relevantie van het bericht aan. Wees vriendelijk en niet kortaf tegen de redactie. Een mail van één regel met het bericht bijgevoegd in de bijlage, zonder enthousiasme, gooit de redactie vaak direct in de prullenbak.  

Wil je jouw persbericht verspreiden naar de lokale media en heb je daarbij hulp nodig? Stuur een e-mail met jouw vraag naar info@rotterdamsportsupport.nl. Wij helpen je graag verder! 

Van flyer tot Facebook en van website tot persbericht. De communicatiemogelijkheden voor sportverenigingen zijn talrijk. Ieder jaar worden het er meer. Welke middelen kies je voor de vereniging en hoe kun je vervolgens met communicatie nieuwe leden werven? Hoe zorg je ervoor dat niet alleen de vereniging communiceert, maar dat de club ook de kracht van ambassadeurs benut? 

Praktische tips voor communicatievraagstukken 

Het Handboek Communicatie voor sportverenigingen geeft antwoorden en praktische tips voor de communicatievraagstukken van sportclubs. Kortom het handboek helpt bestuurders, pr- en communicatiefunctionarissen de communicatie van hun vereniging naar een hoger niveau te tillen. Zowel in strategie als in de concrete, dagelijkse uitvoering. Tips en voorbeelden van kansrijke content maken het handboek praktijkgericht. 

Het handboek helpt de club haar communicatie naar een hoger niveau te tillen, zowel in strategie als in de concrete, dagelijkse uitvoering.

Van de basis tot onderzoek en handige apps 

Het handboek bestaat uit vier delen. In ‘De basis’ komen de strategische afwegingen aan bod. Vervolgens gaat ‘Het middelenpalet’ praktijkgericht in op ruim twintig potentievolle communicatiemiddelen voor sportverenigingen. Het deel ‘Themacommunicatie’ zorgt voor verdieping op thema’s zoals wervings-, sponsor- en crisiscommunicatie. Ten slotte komt in ‘Achter de schermen’ ten slotte onder meer de organisatie van de communicatie, monitoring, privacy en ongewenst online gedrag, onderzoek en handige apps aan bod. 

In het boek onder meer: 

• Doelen, doelgroepen, contentstromen en kernwaarden 
• Ruim twintig kansrijke communicatiemiddelen voor sportverenigingen 
• Media bereiken 
• Diverse thema’s, zoals communicatie over ledenwerving- en behoud en sponsoring 
• Beheer en organisatie 
• Praktische tips en voorbeelden 

Het boek is geschreven door Martin van Berkel, oud-communicatieadviseur bij Rotterdam Sportsupport en en oprichter van Clubbereik. Eerder schreef hij het Handboek Social media voor sportverenigingen. Het handboek  kan door Rotterdamse sportverenigingen kosteloos worden aangevraagd bij de accounthouder van jouw vereniging. Maximaal één exemplaar per vereniging. Verenigingen buiten Rotterdam, kunnen het handboek communicatie voor sportverenigingen bestellen op onder andere de website van uitgever  Arko Sports Media.